مفهوم الادارة الرقمية

مفهوم الادارة الرقمية

تعرف الإدارة الرقمية أو الإلكترونية على أنها المجال الذي تعتمد فيه جميع وظائفها ومهامها التابعة لها على التكنولوجيا الحديثة وهي الإنترنت عن طريق استخدام أجهزة الحاسوب وبرامجها التي تقوم بإنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجه، وهي النظام الذي يعتمد على حوسبة الإدارة أي اعتمادها بشكل كامل على النمط الإلكتروني بدلا من النمط التقليدي، ومن بين أدواتها البريد الإلكتروني الذي يعزز التواصل بين المدراء وفريق العمل من الموظفين في جميع المهام داخل المؤسسة، وكذلك يسهل التواصل بين المؤسسات الأخرى على المستوى الخارجي.

تاريخ ظهور الإدارة الرقمية

مع ظهور تكنولوجيا المعلومات واختراع أجهزة الحاسوب، بدأ تطبيق الإدارة الإلكترونية في المؤسسات في السبعينيات، حيث تطورت الإدارة ونمت تدريجيا من خلال الحوسبة، مما دفع أصحاب الشركات لتبني الإدارة الإلكترونية التي توفر الكثير من الكوادر البشرية، ولكن المفهوم الحالي للإدارة الإلكترونية لم يظهر في التسعينيات التي شهدت توسعا وانتشارا في الحوسبة الإدارية.

أسس الإدارة الإلكترونية

يعتمد تطبيق تكنولوجيا الاتصال في النظم الإدارية على مجموعة من المبادئ التالية:

• الأنطمة الخاصة بالبنية التحتية.
• النظم المتعلقة بإدارة العمل.
• دمج النظم الإدارية وتكنولوجيا المعلومات من خلال شبكة البيانات.
• خدمات المعاملات.
• توافر شبكة اتصال بالإنترنت.
• نظم المعلومات الإدارية المطورة.
• شخص ذو خبرة وكفاءة في التعامل مع آليات الإدارة الإلكترونية.

أهمية الإدارة الإلكترونية

الإدارة الإلكترونية من التقنيات المتطورة التي تتميز بالعديد من المميزات والأهمية، والتي تتمثل فيما يلي:

• من أبرز مساوئ الإدارة التقليدية هي البيروقراطية والوساطة، ويجب التخلص منها.
• تنمية قدرات ومهارات الكوادر البشرية.
• تطوير النظم الإدارية عبر زيادة إمكانياته.
• تحسين مستوى الخدمات.
• إنجاز المهام الإدارية في وقت أسرع.
• تعزيز روابط الأنظمة الإدارية مما ساهم بشكل كبير في الوصول إلى القرار الملائم في أسرع وقت ممكن.

خصائص الإدارة الإلكترونية

يوجد عدد من الخصائص للإدارة الإلكترونية والتي تتمثل فيما يلي:

• التكاليف المنخفضة: حيث أن التكاليف التي تحتاجها المؤسسات لتنفيذ المشروعات في الأنظمة التقليدية أكبر من الأنظمة الرقمية.
• الشفافية: حيث يتميز نظام العمل الإلكتروني بالمصداقية والدقة بسبب تخضعه للرقابة الإدارية.
• سهولة الإجراءات: إن من سمات العمل بالنظم الإلكترونية هو إتمام الإجراءات بسرعة وجهد أقل.
• زيادة الاتقان: تزداد كفاءة الإنتاجية في العمل بتوافر الشفافية وسهولة إنجاز الإجراءات.

عناصر الإدارة الإلكترونية

تشمل عناصر الإدارة الإلكترونية أدواتها الرئيسية والعناصر البشرية المشاركة في النجاح الإداري الرقمي وهي:

• أجهزة الحواسيب المتصلة بالإنترنت.
• التحكم في استخدام أدوات الإدارة وتقنياتها عن طريق الموظفين.
• الدعم التقني والفني.
• تطبيقات البريد الإلكتروني.
• قواعد البيانات.
• برامج إدارة المشروعات.
• المدراء بمختلف التدرجات الوظيفية.
• نظام التشغيل وإدارة الشبكة المعروفة بـ “البرمجيات”.

أهداف الإدارة الإلكترونية

تتمثل أهداف الإدارة الإلكترونية فيما يلي:

• استغلال مميزات تكنولوجيا الاتصال لتحسين إنتاجية العمل وتوفير الوقت والجهد.
• توفير التكاليف الإدارية عن طريق تقليل حجم الكادر البشري.
• تهدف المؤسسات إلى تطوير مستوى الخدمات التي تقدمها لعملائها وفقا لرؤيتها وأهدافها وسياساتها العامة.
• تعزيز الابتكار والإبداع في المجال الإداري.
• تنمية الموارد واستغلالها استغلال أفضل.
• تقليل المسافات الجغرافية عن طريق التواصل بين الإدارات عبر الإنترنت.

طرق تطبيق الإدارة الإلكترونية

يمكن تطبيق الإدارة الإلكترونية عن طريق استخدام عدة طرق، وتتمثل في ما يلي:

• إنشاء بنية تحتية تكنولوجية.
• تدريب الكوادر البشرية على استخدام آليات الإدارة الإلكترونية.
• استخدام البرامج المختصة بتحويل الإجراءات التي يتم إنجازها ورقيا إلى النظام الإلكتروني.
• توفير الدعم الفني والتقني لضمان نجاح عملية الحوسبة وحل المشكلات التي قد تواجهها المؤسسات عند تطبيق هذا الإجراء.

مساويء الإدارة الإلكترونية

على الرغم من أن الإدارة الإلكترونية قدمت العديد من المزايا في تطوير المؤسسات، إلا أنها سلاح ذو حدين ولديها سلبيات نعرضها فيما يلي

العجز الإداري

تحدث هذه المشكلة عند التحول من النمط الإداري التقليدي إلى النمط الإلكتروني دون امتلاك الخبرة الكافية التي تساعد الإدارة على تجنب الثغرات التي يمكن أن تؤدي إلى نتائج عكسية، مثل تدهور إنتاجية العمل. يحدث ذلك عند تطبيق النظم الإدارية بشكل فوري وليس تدريجي كما هو مطلوب، حتى يتمكن جميع العاملين من اكتساب الخبرة والمهارة في التعامل مع آليات الحوسبة الإدارية.

التجسس الإلكتروني

مشكلة الاختراق لا تزال واحدة من أهم العقبات التي تواجه الأنظمة التكنولوجية حتى الآن، وحتى الإدارة الإلكترونية لم تسلم منها. وذلك بسبب عدم وجود برامج حماية تمنع المخترقين من سرقة قواعد بيانات المؤسسات التي تحوي جميع المعلومات الخاصة بالنظم الإدارية، وهذا يتسبب في إلحاق أضرار بمصلحة الشركات التي تتعرض للاختراق.

معوقات الإدارة الالكترونية

على الرغم من انتشار الإدارة الرقمية بشكل كبير في الدول المتقدمة حول العالم، إلا أن هناك العديد من الدول التي تواجه صعوبات في تطبيق الحوسبة الإدارية في مؤسساتها، وذلك بسبب عدة عوامل

• نقص الخبرة في الكوادر البشرية في التعامل مع آليات الإدارة الإلكترونية وأساسياتها.
• عدم توفر شبكة الإنترنت في جميع المؤسسات.
• تكون البيانات المتاحة محدودة بسبب استخدام نظم الحماية والأمان.
• نظرا لعدم توفر برامج حماية المعلومات، يعرض الأنظمة الإلكترونية للقرصنة في أي وقت.
• نظرا لعدم توافر التحتية التكنولوجية، فإنها تعد من أساسيات الحوسبة الإدارية.

الفرق بين الإدارة الرقمية والالكترونية

هناك العديد من الفروق التي تميز بين الإدارة الرقمية والإدارة الإلكترونية، ويمكن تصنيف تلك الفروق على النحو التالي:

الإدارة الرقمية

• المفهوم: هو نظام أو علم أو فن، يساعد الفرد في تحقيق الأهداف بشكل سريع عن طريق استخدام الوسائل والتكاليف الممكنة في الوقت المحدد، بالإضافة إلى تنظيم مجموعة معينة من الأشخاص داخل المؤسسة لأداء أنشطة ومهام محددة وأعمال إدارية أخرى.
• الوسائل المستخدمة: تستخدم الإدارة التقليدية حتى يتم الانتهاء من المهام والمعاملات، وتتم عن طريق التواصل المباشر من خلال المراسلات والأوراق والملفات.
• الوثائق المستخدمة: يتم استخدام الأوراق الورقية لحفظ البيانات في جميع أنواع الأعمال.
• الاعتماد على الإمكانات المادية والبشرية: تعتمد بشكل كامل على الموارد المادية والبشرية لتحقيق الهدف المرجو.
• القدرة على التفاعل: يحتاج الأمر وقتا طويلا لتحقيق التفاعل المطلوب والوصول إلى الهدف.
• التكلفة: تحتاج إلى تكلفة عالية على المدى البعيد.
• الوصول للبيانات: يسهل الوصول إلى البيانات بسرعة بفضل الترتيب الهيكلي الكبير والتسلسل الوظيفي، بالإضافة إلى وجود العديد من الوثائق الورقية التي يمكن البحث عنها يدويا.
• الجودة: تعتبر جودتها قليلة إلى حد ما مقارنة بالإدارة الإلكترونية.

الإدارة الإلكترونية

• المفهوم: إدارة إلكترونية هي أسلوب إداري حديث يستخدم التكنولوجيا الإلكترونية، وهدفها تحويل الإدارة التقليدية إلى إدارة إلكترونية باستخدام الكمبيوتر وتطبيقات أخرى. تعد الإدارة الإلكترونية نمطا جديدا يؤثر بشكل كبير على جميع المؤسسات، وتعمل من خلال استخدام العديد من الأساليب الإلكترونية المرنة والسهلة، خاصة في عمليات التواصل.
• الوسائل المستخدمة: تستخدم شبكات الاتصال الإلكترونية في كل العمليات.
• الوثائق المستخدمة: الوثائق ستكون إلكترونية وسيتم حفظ البيانات من خلالها.
• الاعتماد على الإمكانات المادية والبشرية: تعتمد بشكل كامل على التكنولوجيا لتحقيق هدفها.
• القدرة على التفاعل: يمكن التواصل وإرسال البيانات بسرعة وسهولة وفي نفس الوقت مع العاملين.
• التكلفة: تعتبر تكلفتها متوسطة على المدى الطويل.
• الوصول إلى البيانات: يستطيع الإدارة الوصول إلى البيانات من خلال القواعد الإلكترونية التي تم وضعها بسهولة وسرعة.
• الجودة: الجودة عالية واحتمالية الخطأ ضئيلة جدا.

أسئلة شائعة