مزايا التنظيم

هناك العديد من فوائد التنظيم التي تعرف بالإنجليزية باسم المنظمة، حيث يعبر عن قدرة الشخص على إدارة موارده بشكل جيد، أو اتخاذ الإجراءات والترتيبات التي تساعده في إنجاز مهامه، وتتفرع العملية التنظيمية إلى الجانب الإداري الذي يحدث على نطاق ضيق في المنزل أو على نطاق واسع في العمل .

في الواقع، غازي عبد الرحمن القصيبي يعبر عن أهمية التنظيم في قوله “الإداري الناجح هو الذي يمكنه تنظيم الأمور بحيث لا يعتمد العمل على وجوده” .

وكما حثنا الله تعالى في القرآن الكريم على أهمية التنظيم الإداري وضرورته، وذلك في سورة يوسف في الآية 76 “نرفع درجات من نشاء وفوق كل ذي علم عليم” .

التنظيم هو أحد أهم العمليات الإدارية التي توجد في جميع المؤسسات الناجحة، بالإضافة إلى قدرة التنظيم على دعم العمليات الإدارية والفنية المتعلقة باستغلال الموارد، سواء كانت موارد مادية أو بشرية، لتحقيق أهداف المؤسسة. ما هي فوائد التنظيم ومبادئه وأسسه وأنواعه؟ ستجد الإجابة على هذا في هذا المقال الذي تقدمه لكم الموسوعة. تابعونا.

تعريف مفهوم التنظيم

• يعرف التنظيم الإداري بأنه سلسلة من الوظائف التي تساهم في تحديد أولويات وأهداف المؤسسات، ومتابعة الإنجازات والتطور، وقدرة تلك الأهداف على تحقيق ما تصبو إليه المؤسسة، من خلال وسائل قياس الأداء البشري، فضلا عن تحديد ما هو مناسب أو غير مناسب.
• يعتبر التنظيم أحد الأطر التنظيمية التي تأتي في القمة الهرمية للوظائف والمهام في المؤسسة، حيث يتدرج من الأعلى إلى الأسفل، من المدراء والرؤساء إلى الموظفين والأقسام الفرعية، ويجمعهم هدف واحد وهو مصلحة المؤسسة.

فإليكم أهم مميزات التنظيم التي تعد العامل الأساسي لتحقيق النجاح والتقدم للمؤسسات والشركات وحتى على المستوى الشخصي أيضا، فالتنظيم يقود إلى النجاح، فلنتعرف على فوائده:

مزايا التنظيم

• يساعد التنظيم في الحد من الشعور بالتعب والتراجع والتردد في اتخاذ القرارات، حيث يتم حسم العديد من الأمور المتعلقة بتوظيف الموظفين أو إقالتهم، وتقديم المكافآت لهم أو تأجيل هذا القرار مؤقتا.
• التنظيم يساهم في تقليل الأضرار التي تتعرض لها المنشأة بشكل كبير، حيث ينظم جدول أعمال المديرين والموظفين بحيث يعطيهم الوقت الكافي للتخطيط، فهما وجهان لنفس العمل.
• يمنح التنظيم المؤسسات القدرة على تحقيق أهدافها ويجعل المديرين يشعرون بالثقة بأنفسهم، وهذا يؤدي إلى زيادة إنتاجية وكفاءة الموظفين.
• يساعد التنظيم في استغلال وإدارة الوقت بطريقة تمكن الشخص من أداء العديد من المهام، فقد حثنا الحبيب المصطفى صلى الله عليه وسلم على إدارة والاهتمام بالوقت في قوله: “لن يزول قدم عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربعة أمور، عن عمره كيف أفناه، وعن جسده كيف أبلاه، وعن علمه كيف استخدمه، وعن ماله من أين اكتسبه وكيف أنفقه”.
• يحقق التنظيم سواء الإداري أو الذاتي كل ما تصبو إليه المؤسسات أو الأفراد من أهداف، فلا نجد ناجحا إلا وقد كان حريصا على الوقت، وإدارته جيدا تعني النجاح وظهور تداعيات هذا النجاح في وقت قصير جدا.
• التنظيم يؤدي إلى نجاح المؤسسات والشركات ويعود بالفائدة على كافة العناصر الوظيفية.
• توفر التنظيم بشكل عام العديد من الفوائد التي تؤدي إلى الراحة النفسية للفرد، حيث يمكن للفرد أن يكون قادرا على الإبداع والتميز وممارسة الرياضات التي يحبها والاستمرار في أداء العبادات والتواصل مع الآخرين بفضل توفير الوقت.

فوائد التنظيم للمؤسسات والأفراد

• بما أن تنظيم الوقت هو المحفز للمؤسسات لزيادة الازدهار والتنمية، فإنه يتيح للموظفين الظهور ورفع مكانة المؤسسة، فالمنظمة الناجحة هي التي تخصص مساحة للموظفين للاستماع إلى آرائهم وتقديم هذه الآراء والاقتراحات للمدير التنفيذي بعد تنقيتها واختيار أفضلها.
• التنظيم هو واحد من أهم الوسائل التنظيمية التي تساهم في دراسة جميع الجوانب الإيجابية والسلبية في المنظمة، والعمل على تعزيز الإيجابيات ودحض السلبيات.
• التنظيم يجعل جميع الأمور متاحة والخيارات في أيدي المدراء من خلال تنظيم الجهود والمال والوقت، وهو عنصر النجاح للمؤسسات والشركات.
• فيما يتعلق بالجانب الشخصي؛ التنظيم هو شيء ضروري للجميع في التعامل مع الآخرين، سواء في المنزل أو العمل، فهو سر النجاح. يعود تنظيم الوقت والحياة إلى الإنسان بالخير في علاقاته الأسرية والعملية. لذلك، التنظيم هو أمر يحمل الكثير من الفوائد، مثل قضاء وقت ممتع مع الأسرة والأحباء، وتوسيع العلاقات التي تحسن الحالة النفسية والصحية من خلال التواصل الجيد والفعال مع الأصدقاء، وتحسين علاقاتنا بشكل أفضل من المعتاد. بالتالي، تنظيم الوقت هو استثمار كبير في حياة الإنسان الذي يدركه فقط الذي يدير سفينته نحو الأفضل.

مزايا التنظيم الإداري

يعتبر التنظيم الإداري عبارة عن “تجميع وجوه النشاط الضرورية لتحقيق الخطط والأهداف، بالإضافة إلى توجيه الأنشطة إلى إدارات متخصصة، وتفويض السلطة وتنسيق الجهود”، وهناك العديد من المزايا التي تعود على المؤسسة من خلال التنظيم الإداري الفعال ومن بينها ما يلي:

• يعزز التنظيم الإداري الجيد قدرات وطاقات العاملين.
• تستغل المؤسسة العناصر البشرية والمادية التي تمتلكها بشكل محكم.
• يقلل من حدوث المشاكل الناجمة عن الفوضى في التنظيم والتخطيط الجيد، بالإضافة إلى منع حدوث تداخل في الإدارات.
• يتحقق التوجيه الجيد من تحقيق الأهداف في الوقت المحدد، وإذا تم تحقيقها قبل أو بعد ذلك فإنها لا تعتبر تحقيقا فعليا، فالوقت المناسب لتحقيق الهدف هو نتيجة للتنظيم والتخطيط الجيدين، والتي تؤدي إلى نجاح المهمات وتعزز المؤسسات والعاملين فيها، مما يسهم في تحسين النتائج النهائية.
• يسهم في اتخاذ القرارات في الوقت المناسب، مما يعني الحفاظ على هيبة ومكانة المؤسسة وحمايتها من التخبطات.
• يقلل التنظيم من التكاليف ويقلل من الأزمات التي تواجهها المؤسسات ويقلل أيضا من الوقت اللازم لتحقيق المهام.
• التنظيم الإداري يسمح بمراقبة إدارية عالية الكفاءة في المؤسسة.
• ضمان التنظيم الجيد يضمن التنسيق الكامل بين الإدارات ويمنع التداخل بينهم، ويعمل جميع الموظفين كفريق واحد، بعيدا عن التشتت والانفصال بين الفرق.

فوائد التنظيم

• توفير بيئة واحدة منظمة تسمح بسير العمل بفعالية ، مما يجعل المؤسسة تزدهر وتوفر ما يسمى بالتعاون الاختياري بين مختلف فئات الهيكل التنظيمي وفروعها.
• استغلال الموارد المتاحة في المؤسسة، سواء كانت بشرية أو مادية، لتحقيق الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة.
• تحديد صلاحيات المدراء والموظفين في الوحدات الإدارية بدون تداخل فيها.
• بالنسبة لعناصر التنظيم، تتمثل في تحديد أهداف المؤسسة والعمل على تحقيقها، وتواصل فعال وجيد بين أفراد المؤسسة سواء رسميا أو غير رسميا، والعمل على تقليل النفقات التي تستنفد قدرات المنظمة، والعمل على تحقيق التكامل ومنع التداخل بين الأفراد والإدارات.
• يجب تقييم الخروج عن الخطة الموضوعة وتقويمها، وتقليل الاختراقات والتجاوزات التي يقوم بها الموظفين أو الإداريين.
• يسعى التنظيم إلى تحديد الأهداف والعمل بجد واجتهاد لتحقيقها، مع توفير إدارات قوية لتحقيق أهداف المؤسسة.
• تعمل المنظمات على تحقيق الهدف المرجو وتنظم العلاقات بين المسؤولين والمرؤوسين.
• يقوم التنظيم بتوزيع المهام وفقا لكفاءة كل فرد وقدرته على العمل لخدمة المنظمة وتحقيق أهدافها.
• تقسيم الهيكل الوظيفي بشكل منظم يحقق الهدف المرجو منه و ينمي قدرات العاملين في المؤسسات بما يخدم مصالحها.

أنواع التنظيم الإداري

توجد العديد من التنظيمات الإدارية التي تساهم في تحقيق أهداف المؤسسات وتطويرها، ومنها التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي، ودعنا نتعرف عليهما من خلال الجمل التالية:

• التنظيم الإداري الرسمي

هذا هو نوع التنظيم الذي يستخدم الهياكل التنظيمية والجداول لرسم العمليات التنظيمية وفقا لمجموعة من الأسس الرسمية، بما في ذلك الأنظمة المطبقة من قبل المؤسسة والقوانين المعتمدة منها، وهذا هو الجانب الرسمي للتنظيم.

• التنظيم الإداري الغير رسمي

يتمتع هذا النوع بالمرونة ويتم تطبيقه بشكل غير رسمي، حيث لا يخضع للقوانين والنظم والمبادئ. يمكن أن يتضمن لقاء الموظفين أثناء فترة الراحة والتحدث معهم بشكل ودي وغير رسمي، مما يساعد الإدارة على معرفة أمور الموظفين وحالتهم النفسية ودراسة تأثير تلك العوامل على أدائهم في العمل.

• الجدير بالذكر أنه يجب التوازن بين التنظيم الرسمي والغير رسمي

لا ينبغي أن يهيمن نوع على نوع آخر، بحيث تهتم المؤسسة بكلا الجانبين لضمان نجاحهم في المهام الموكلة إليهم.

أسس التنظيم الإداري

توجد العديد من المبادئ والأسس التي يعتمد عليها التنظيم الإداري الجيد، حيث تعتمد على عدد من المبادئ والأسس التي تتمثل في مبدأ تقسيم العمل، ومبدأ توحيد الهدف، والوظيفة، ومبدأ توحيد الرئاسة، ومبدأ الإشراف، وتوحيد الرئاسة، وقصر سلطة القرار، وتكافؤ المسؤوليات، وفيما يلي نلخصها في النقاط التالية:

• مبدأ تقسيم العمل 

يهتم هذا المبدأ بتوزيع العمل على عدد الموظفين؛ عندما يتم إضافة موظفين إلى نفس الوظيفة بحيث يكون لديهم مهام محددة.

• مبدأ وحدة الهدف

يعتبر التنظيم هو السبيل الوحيد لتحقيق الأهداف، لذلك لا تقوم أي مؤسسات أو منظمات إلا بوضع أهداف واضحة وثابتة، تسعى لتحقيقها.

• مبدأ الوظيفة

تهتم هذه النوعية من المبادئ بنوع الوظيفة التي يجب أن تكون محددة وليس وفقا للموظفين، فهي ثابتة ولا تتغير.

• مبدأ وحدة الرئاسة

يعد هذا المبدأ هو الذي يوحد مسؤوليات الرئاسة والإشراف، حيث يجب على الموظف أن يكون تحت إشراف رئيس واحد ولا يجب أن يكون مسؤولا أمام العديد من الرؤساء.

• مبدأ الإشراف

يشير عدد المرؤوسين الذي يمكن للمدير الإشراف عليهم ومتابعتهم إلى أهمية الاهتمام بالعدد والنطاق الجغرافي وقدرة المدير.

• مبدأ قصر خط السلطة 

هذا يعني فعالية الإدارة بين المستويات الإدارية بين الإدارة والوحدات التنفيذية، بمعنى أن كلما انخفضت المسافات بين المدير والموظفين، تصبح الإدارة أكثر فعالية

• مبدأ تساوي المسؤولية مع السلطة

هذا النوع من المبادئ يعتبر المهتم بتوزيع السلطة بتساو مع المسؤوليات التي يتحملها المديرون.

من خلال هذا المقال، قدمنا العديد من المعلومات حول فوائد التنظيم وأنواعه وأهميته في المجال الإداري والشخصي، ولذلك اهتمت الموسوعة العربية الشاملة بتوضيح هذه المزايا التي لا يمكن للمؤسسات والأفراد التقدم بدون تطبيقها.

يمكنك عزيزي القارئ قراءة المزيد حول التنظيم فيما يلي

• اذكر خطوات التنظيم
•  فوائد التنظيم في حياتنا ومميزاته

المراجع

1

2