التعليموظائف و تعليم
من انواع الكتابة الوظيفية
في هذا المقال، سنوضح بالتفصيل مجموعة من أنواع الكتابة الوظيفية، حيث يوجد العديد من أنواع الكتابة التي تستند إلى تحقيق أهداف محددة عن طريق توصيلها لفئة أو شريحة معينة. الكتابة الوظيفية هي واحدة من هذه الأنواع وتختلف في تعريفها وخصائصها ووظائفها عن الكتابة الصحفية أو الأدبية أو العلمية، وهي ضرورية في الحياة العلمية والعملية. في هذا المقال على مفهوم الكتابة الوظيفية وخصائصها وأنواعها.
تعريف الكتابة الوظيفية
- يمكن تعريف الكتابة الوظيفية على أنها نوع من الكتابة التي تعتمد على الاختصار والتحديد في توصيل المعلومات والأفكار، وتستثني العناصر مثل الموسيقى والرموز والعواطف والخيال والزخرفة اللفظية.
- فهي الكتابة التي يتم الاستعانة بها في مناحي مختلفة من الحياة لأنها تتعلق بالبحوث العلمية والتقارير والمتطلبات والمعاملات الإدارية.
- هناك تعريف آخر للكتابة الرسمية وهو استخدامها لإثبات حقوق أو تحقيق منافع معينة ، مثل استدعاءات أو برقيات التعزية أو التهنئة أو المتعلقة بالمهن والأعمال ، أو العقود الزواج والطلاق أو البيع والشراء ، أو المراسلات الرسمية التي تصدرها المؤسسات والشركات من تعاميم وإعلانات وإرشادات.
خصائص الكتابة الوظيفية
- تتميز الكتابة الوظيفية بإستخدام معاني وألفاظ دقيقة لتحقيق الوضوح وفهم محتواها ودراستها والرد عليها وتلبية مطالبها. استخدام ألفاظ غير واضحة يؤدي إلى تجاهل المرسل للرسالة، وبالتالي يضطر الكاتب لإعادة كتابتها مرة أخرى.
- في الكتابة الوظيفية، يتم تحديد الهدف المرغوب من دون تكرار أو زخرفة.
- هناك ترتيب محدد يجب اتباعه عند كتابة الرسائل الوظيفية، وذلك حسب الجهة المرسلة والمستلمة للرسالة وطبيعتها، فالرسائل الرسمية التي يرسلها الأفراد إلى جهة ما تحتاج إلى أسلوب كتابة محدد، بينما المكاتبات بين المؤسسات والقطاعات الحكومية المختلفة تعتمد على ملء نماذج معينة ومن ثم إرسالها.
- في هذا النوع من الكتابة يجب تقصيرها قدر المستطاع دون التأثير على المعنى الرئيسي للرسالة.
- الكتابة الوظيفية تتجنب الأخطاء الإملائية، حيث أن الأخطاء الإملائية في الرسائل الوظيفية قد تؤدي إلى انتقادها من الجهة المستقبلة وتجاهلها.
- تتميز الكتابة الوظيفية بالرسمية، حيث تعكس شخصية المرسل بدلا من كاتب الرسالة.
- تستند إلى عبارات سهلة وتثبت الحقائق الموجودة فيها باستخدام الأرقام والبراهين والأدلة القاطعة.
- تعتمد على الأسلوب العلمي واستخدام المصطلحات العلمية.
من انواع الكتابة الوظيفية
التقرير
- إنه نوع من الكتابة الوظيفية التي تعتمد على استخدام الحقائق والمعلومات الدقيقة حول موضوع معين أو مشروع أو شخص أو حالة، حيث لا تستخدم سوى المعلومات الواضحة والصادقة.
- تطلب جهة ما أو مسؤول ما كتابة تقرير لمعرفة حقائق أو معلومات حول أي موضوع، ومن الممكن أن تصدر الجهة قرارا بناء على المعلومات المذكورة في هذا التقرير، لذلك من الضروري التحقق من صحة المعلومات المدونة في هذا التقرير والالتزام بالموضوعية والصدق والدقة في كتابته.
- لكتابة التقرير، يجب أولا تحديد هدفه، ثم الحصول على المعلومات المتعلقة بالموضوع، ثم كتابته بتنسيقه النهائي وأخيرا مراجعته بعناية.
السيرة الذاتية
- وتكتب من أجل التقدم إلى وظيفة أو الانتقال إلى وظيفة أخرى.
- تحتوي على المعلومات التي يقدمها المتقدم عن نفسه، فهدفها أولا تعريفي.
- يجب أن يتضمن السيرة الذاتية إنجازات المتقدم للوظيفة، والمناصب التي تقلدها، وقدرته على حل المشكلات، والحوارات التي أدارها، والمهام التي وكلت إليه.
- يجب أن تكون السيرة الذاتية خالية من المعلومات غير المفيدة، والأمور العائلية، وسبب ترك الوظيفة السابقة، وممتلكات المتقدم ووضعه المالي، ونسب المتقدم وتاريخه الصحي.
- من أنواع السيرة الذاتية المختصرة وهي السيرة التي تتضمن صفحة واحدة أو صفحتين كحد أقصى، وتستخدم للتقدم للوظائف غير القيادية سواء في الشركات الحكومية أو القطاع الخاص.
- أما السيرة الذاتية المفصلة وهي التي تقدم للالتحاق بالوظائف القيادية، فتتضمن نفس المعلومات التي تتضمنها السيرة الذاتية المختصرة ولكنها مفصلة بشكل أكبر وتكتب في عدة صفحات.
- بشكل عام، يجب أن تحتوي السيرة الذاتية بأشكالها المختلفة على عدة معلومات رئيسية، مثل المعلومات الشخصية، المؤهلات التي حصل عليها المتقدم، الخبرات المهنية، الاهتمامات، ومعلومات الاتصال والتواصل، مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان، وتكتب هذه المعلومات إما في بداية السيرة الذاتية أو في نهايتها.
التلخيص
- هو استخدام أقل عدد من الكلمات مع الحفاظ على توضيح مضمون الموضوع أو فكرته الأساسية.
- ومن فوائد التلخيص عرض المعلومات بعد جمعها بطريقة منظمة ومرتبة، ويسهل فهم محتواها، ويوفر الجهد والوقت.
- لكتابة التلخيص، يجب التركيز جيدا عند قراءة الرسالة أو النص الذي يرغب الكاتب في تلخيصه، حتى يتمكن من فهم جميع الأفكار المتضمنة فيه. بعد ذلك، يجب تحديد الأفكار الرئيسية والثانوية، ثم كتابة الأفكار الرئيسية بشكل جمل قصيرة في منتصف التلخيص. يجب أن يبدأ الملخص بمقدمة تحتوي على هدفه وأفكاره الأساسية، وينتهي بخاتمة تتضمن النتائج التي توصل إليها الموضوع وخلاصته. وأخيرا، يجب مراجعة التلخيص بعناية قبل إرساله.
- لتدريب على كتابة التلخيص واكتساب المهارات اللازمة للاختصار والإيجاز، يمكن كتابة التغريدات على موقع التواصل الاجتماعي تويتر.
الرسائل الإدارية
- المقصود بذلك هو الرسائل المتعلقة بالعمل في مجالات مختلفة والتي يتم إرسالها إلى إدارات القطاع الخاص أو الحكومية أو إلى المسئولين.
- من بين الأمثلة على هذه المراسلات هي المعاملات الصناعية أو التجارية أو الوظيفية، أو الاستفسارات حول أي أمور، أو الرد على الطلبات، أو الترقية، أو طلبات البضائع والوظائف.
- تستخدم هذه الرسائل في مجالات مختلفة مثل إشعار المسئولين أو الموظفين بعقد اجتماع، وإصدار تحذير للموظف أو إعلانه بفصله أو تعيينه أو ترقيته، وعرض بيع سلعة في إحدى الجهات الحكومية، وعرض المناقصات التجارية، وطلبات الفصل في قضايا، وكتابة شكوى لجهة ما، وإرسال طلبات الزيارة لجهة ما، وإرسال طلبات العمل في الوظائف.
- يجب أن تحتوي الرسائل الإدارية على البسملة والتاريخ واسم مستقبل الرسالة ولقبه والتحية، ثم يجب كتابة موضوع الرسالة والذي يجب أن يتكون من مقدمة وعرض وخاتمة، ثم يجب أن تختم الرسالة بتحية الختام ثم الاسم والتوقيع وعنوان المرسل.
- يعود أهمية هذا النوع من الرسائل إلى أنها تعمل كتنبيه للعاملين لأداء مسؤولياتهم، وتسهل الاتصال بين فروع المؤسسات الداخلية ومركز القيادة، وتنسق الأعمال التجارية بين العملاء والمؤسسات، وتساهم في تطوير وضبط العمل. ومن الممكن الرجوع إليها في أي وقت لأنها مسجلة.
يمكن أيضًا قراءة: