هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل

هل لتخصص الإدارة المكتبية مستقبل خاص، خاصة في الآونة الأخيرة بسبب العمل الكبير الذي يتم من المنزل؟ هذا يعتبر واحدا من أهم التطورات التكنولوجية التي نعيشها في العصر الحالي. فهل ستبقى وظيفة الإدارة المكتبية موجودة بعد اختفاء المكاتب الفعلية؟ سنتعرف على ذلك في هذا المقال الذي يقدمه لكم موقع الموسوعة.

هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل

على الرغم من أن المكاتب الفعلية لم تعد موجودة بشكل كبير، إلا أن غياب المكان لا يعني غياب المهام البشرية التي تلعب دورا أساسيا في سير العمل، خاصة إذا كانت واحدة من المهام الأساسية مثل مهنة الإدارة المكتبية

• تم إجراء بعض الدراسات مؤخرا حول الوظائف المطلوبة في سوق العمل في الوقت الحالي، ومن المتوقع زيادة في الطلب على هذه الوظائف في المستقبل، ومن بين هذه الوظائف وظائف الإدارة المكتبية.
• وعلى الرغم من إمكانية العمل بدون مكاتب فعلية بفضل التكنولوجيا، إلا أن العمل يتم بشكل متفرع، حيث تبدأ المؤسسة في متابعة موظفيها عن بعد، وهذا يتطلب التنسيق والتواصل بين جميع الأقسام المختلفة وجدولة المهام بشكل سريع حتى لا تتأثر إنتاجية العمل من المنزل لكل موظف.
• على الرغم من غياب المكتب، فإن البريد الإلكتروني لا يزال يحتاج إلى متابعة يومية من قبل مدير المكتب، ويمكن له متابعته في أي مكان، ولا يزال المدير بحاجة إلى شخص يقوم بترتيب المواعيد الخاصة بالعمل.
• بعد أن كان المدير ينظم الاجتماعات واللقاءات في مكان العمل، أصبح الآن مسؤولا عن تنظيم المكالمات واللقاءات التي تتم عبر وسائل الاتصال عن بعد، وهذه واحدة من المهام الصعبة التي لا يمكن تنفيذها بدون المدير.
• وفقا لما سبق، يمكننا استنتاج أن وظيفة الإدارة المكتبية هي واحدة من الوظائف المطلوبة بشدة ولها مستقبل واعد في جميع الإدارات المحلية والعالمية

معلومات تخصص إدارة مكتبية

قد يعتقد البعض أن وظيفة الإدارة المكتبية هي واحدة من الوظائف التي يمكن العثور عليها بدون الحاجة لدراسة شيء محدد ولا امتلاك مهارات محددة لأنك في النهاية لست طبيبا أو مهندسا ولكن هذه النظرة غير صحيحة على الإطلاق.

• في سوق العمل، يحصل كل شخص يمتلك دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة المكتبية أو مجالات مشابهة على وظيفة إدارة مكتبية، حيث يتمتعون دائما بالأولوية ويحصلون على الراتب الأعلى.
• كلما زادت خبرة الشخص في مجال الإدارة المكتبية وزادت شهاداته العلمية، فإنه يتقدم سريعا في الترقية الوظيفية ويبدأ في الحصول على راتب أعلى من زملائه.
• وظيفة إدارة المكتبات ليست مقتصرة فقط على بعض المهام التنظيمية، بل تتطلب من الشخص أن يكون لديه مهارات إلكترونية وتقنية مثل إدخال البيانات وفهم جيد لنظم تشغيل الحاسوب، وأيضا يجب أن يكون لديه مهارات اتصال متميزة.
• لا يحتاج أي مؤسسة حكومية أو خاصة، سواء كانت تعمل من المقر أو عبر الإنترنت، إلى وظيفة الإدارة المكتبية. لذلك، تعتبر وظيفة الإدارة المكتبية واحدة من أكثر الوظائف طلبا في سوق العمل على مدار العام.

ماهي وظائف تخصص إدارة مكتبية

الوظائف هي المهام الأساسية التي يقوم بها المتخصص في إدارة المكتب، وتحتاج إلى شخص ذو مهارة عالية جدا، وتشمل هذه الوظائف:

التخطيط والتنظيم

• يضع مدير المكتب أهداف المؤسسة الكبرى أمامه ليتمكن من مراقبة سير العمل وأداء الموظفين وتقييم قدرتهم على تحقيق أهداف المؤسسة الكبرى في النهاية.
• يقوم مدير المكتب بتخطيط جميع الأنشطة وتحديد المواعيد الهامة المطلوبة من العمل وأهدافه، والتأكد من استكمال جميع المهام المطلوبة قبل الوصول إلى تلك المواعيد الخاصة بالأنشطة.
• يبدأ مدير المكتب في تنظيم المواعيد الخاصة مع رئيسه المباشر، والتي لها علاقة قوية بأهداف العمل الأساسية.
• يجب على مدير المكتب أن يتمتع بمهارات إدارة الوقت لأنها ليست مهارة يتم اكتسابها بالتجربة، بل هي علم يتطلب دراسة أكاديمية لتحديد الأولويات والأهداف وتوزيعها على خريطة العمل.

إدارة الموارد البشرية

• مدير المكتب يعد نقطة الاتصال بين مدير المؤسسة والموظفين، لذلك يتعامل مع الجميع بدءا من الفئات العليا وصولا إلى أقل العمال، لذا يجب معرفة كيفية التعامل مع جميع أنواع الأشخاص.
• في بعض الأحيان، يتطلب من مدير المكتب اختيار الموظفين الجدد، وهذا يتطلب منه القدرة على اختيار أشخاص ماهرين للوظيفة المناسبة. المدير هو الذي يقرر ما إذا كان الشخص مستحقا للفرصة أم لا، وإذا كان سيستغلها بالشكل المطلوب.

المهارات الاتصالية لمهام العلاقات العامة

• يعد مدير المكتب المتحدث الرسمي نيابة عن مدير المؤسسة، حيث يتلقى المكالمات الهاتفية الهامة التي يتلقاها صاحب المؤسسة من جهات مهمة، بما في ذلك وسائل الإعلام، وبالتالي يعتبر مدير المكتب الانطباع الأول عن المدير والمؤسسة.
• يتعامل مدير المكتب مع الأزمات بوصفه شخصا مهما للشركة لذلك يجب أن يكون حريصا دائما على الصورة الذهنية التي يتركها للآخرين عن المكتب
• مؤسسة.

وظائف تكنولوجية ورقمية

• بما أن معظم العمل في الوقت الحالي يتم عن بعد، فإن ذلك يتطلب من مدير المكتب التعامل مع تقنيات تكنولوجية جديدة باستمرار، مما يتطلب إتقانا عاليا للتكنولوجيا.
• يتحمل مدير المكتب مسؤولية استقبال المشاكل التي يواجهها الموظفون في التقنية، سواء كانت متعلقة بالنظام الإلكتروني للعمل أو بمشاكل تتطلب حلا من إدارة الموارد البشرية.
• بعد تحول العمل من المنزل، ظهرت أدوات تكنولوجية جديدة يجب استخدامها لإنجاز المهام المختلفة التي يقوم بها مدير المكتب، ويجب أن يكون لديه معرفة كاملة بها.

بكالوريوس إدارة مكتبية

في المملكة يوجد العديد من المؤسسات التعليمية التي تقدم دبلومات وشهادات الإدارة المكتبية، ومن بين هذه المؤسسات الهيئة العامة للتدريب التقني والمهني.

• يقدم المعهد دبلوما جامعيا متوسطا في مجال الإدارة المكتبية، يتلقى الطلاب فيه بعض المواد النظرية والعملية، بالإضافة إلى المواد المتعلقة بالتكنولوجيا والتقنية، لكي يكونوا ملمين بجميع الوظائف المطلوبة في سوق العمل.
• يحصل الطلاب على مواد مهنية مثل التوجيه المهني والتميز، والتعرف على عالم الأعمال وإدارتها والكتابة التقنية.
• من الضروري أن يحصل الطالب على دراسة متعمقة في اللغة الإنجليزية، لأن سوق العمل يتطلب منه الإتقان الكامل لها سواء لغويا أو كتابيا.
• يجب أيضا أن يتقن الطباعة باللغة العربية والإنجليزية والرياضيات، ويجب أن يكون خبيرا في الإحصاء وأن يدرس إدارة وتقنيات المكاتب والاتصالات الإدارية.
• يدرس الطالب أيضا بعض الدراسات الإسلامية وإجراءات السكرتارية، إدارة الوقت، والسلوك الوظيفي ومهارات الاتصال، وكيفية استخدام الحاسوب في الأعمال الكتابية وإدارة الموارد البشرية وإدارة الجودة الشاملة، بالإضافة إلى تطبيقات التكنولوجيا المتقدمة.

إلى هنا أجاب موقع الموسوعة العربية الشاملة على سؤالكم حول مستقبل تخصص الإدارة المكتبية، ويقدم لكم دائما كل ما يتعلق بالوظائف في مختلف القطاعات.

للمزيد من المعلومات يمكنكم قراءة:

• مهام المساعد الإداري في مختلف التخصصات