اهم معوقات التخطيط وطرق حلها
يتم الكثير من البحث حول أهم المعوقات التي تواجه عملية التخطيط، والتي تهدف إلى وضع أهداف مستقبلية وتحديد الوسائل التي يمكن استخدامها لتحقيق تلك الأهداف. يجب أن تكون هذه الأهداف ملائمة للموارد المتاحة، وتدرج تلك الوسائل والبدائل ضمن خطة مدروسة ومتوازنة يعدها المسؤولون والخبراء في هذا المجال، لتطوير المؤسسات وتحقيق الأهداف المرجوة وفقا للمسار المنظم.
والهدف من التعرف على عوائق التخطيط هو تجنب الوقوع فيها وفهم مفهوم التخطيط وأهميته وأنواعه وشروط نجاحه، وسنقدم هذا بالتفصيل في المقال التالي الذي نقدمه لكم عبر الموسوعة، فتابعونا.
اهم معوقات التخطيط
يعرف التخطيط في اللغة الإنجليزية بأنه واحد من أهم المصطلحات المتعلقة بالمنظمات والتي تشمل مهام إدارية ومشروعات متنوعة يتم تنفيذها، حيث يتيح الحصول على معلومات دقيقة تساهم في التنبؤ بالأمور المستقبلية المتعلقة بمسار العمل وتطوره، ومن خلاله يتم تحديد المهام والوظائف التي يجب تنفيذها من قبل الإدارة.
يجب أن يتسم التخطيط بالاستمرارية في الإدارة، حيث تعتبر هذه الخطوة الأكثر أهمية لتحقيق الأهداف المطلوبة. يجب أن يتم بناء التخطيط على أسس وركائز واضحة وثابتة، والتي تم تطويرها بناء على العقل والمنطق. قد تواجه بعض العراقيل أثناء تنفيذه، والتي يمكن أن تعيق نجاحه، وتشمل ما يلي:
معوقات ناجمة عن المسئولين على تنفيذ التخطيط
يمكن أن تنشأ هذه العقبات من الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ التخطيط أنفسهم، ويمكن توضيح ذلك كما يلي:
عدم الالتزام بالتخطيط
- فلا يولي المسؤول عن التخطيط الاهتمام المطلوب في تنفيذ الخطة ولا يعملون على استغلال المواد المتاحة بشكل جيد من أجل تحقيق الأهداف الموضوعة.
- وعلى الرغم من أن التخطيط يتم ضمن آلية محددة في إطار العمل، إلا أنه غالبا ما لا يصل إلى مستوى الالتزام الذي يتطلبه من العاملين داخل المشروع.
مقاومة التغيرات
- يعتمد التخطيط على تغيير بيئة العمل، مما يتطلب إحداث تغييرات في نظام العمل والنمط الخاص به.
- عادة ما يتم اتباع أساليب روتينية، ولكن في كثير من الأحيان، قد لا يقبل الموظف أو العامل هذه التغييرات ويفضل البقاء على النمط الذي اعتاد عليه.
الاعتماد على الخبرة
فقط الاعتماد على الخبرة أثناء وضع التخطيط والتركيز عليها قد يؤدي إلى تجاهل العناصر الأخرى الهامة التي تساهم في تحقيق تخطيط ناجح وبالتالي تنفيذه بالشكل المطلوب.
عدم التفريق بين دراسات التخطيط والتخطيط
- يشير ذلك إلى الدراسات التخطيطية المتعددة التي توضع في إطار عملية التخطيط، حتى يتم اختيار الأنسب من بينها والملزمة للمعنيين بها.
- بينما يعتبر البعض أنه ملزم ومهم، هناك دراسات وخطط أخرى تعتقد غير ذلك.
معوقات ناجمة عن الخطة
تتعدد وتختلف العوائق التي يمكن أن تنشأ من نفس الخطة، ومن بين أبرز هذه العوائق هي النقاط التالية:
صعوبة الوصول إلى معلومات دقيقة
- يعود ذلك إلى صعوبة توقع المستقبل والحصول على معلومات مؤكدة ودقيقة تماما دون أي خطأ أو تغيير.
- هناك الكثير من الأمور التي قد تتبدل وتتغير، لذا فقد لا يحدث وفقا للتوقعات بشكل كامل.
- مع استخدام أساليب التنبؤ الدقيقة، يمكن تقليل احتمالية حدوث اختلافات كبيرة في تلك التنبؤات عما هو متوقع، وبالتالي زيادة دقتها.
انعدام المرونة
- في بعض الأحيان يصعب مواكبة الخطة المحددة لمختلف التغيرات التي قد تحدث داخل المؤسسة مثل التغيرات في أنماط السلوك والعمل.
- أو التغيير المتعلق بسياسة التعامل مع بيئة العمل والشؤون الداخلية للعاملين.
- قد يكون هناك أمور خارج نطاق المؤسسة مثل التغيرات التكنولوجية والاقتصادية والسياسية التي قد تجعل المؤسسة غير قادرة على متابعتها في ذلك الوقت.
التغيرات المتلاحقة
تترتب على التغيرات السريعة، خاصة في مجال الصناعات التكنولوجية، حالة من الارتباك في الإدارات وتأثيرها على استقرارها وصعوبة كبيرة في التعامل مع هذا التغيير.
النفقات
تحتاج عملية التخطيط إلى توافر التكاليف المطلوبة لإتمامها بالشكل المحدد والمقرر لها، وهذه التكاليف غالبا ليست قليلة ولا تكون متوفرة إلا في إدارات تابعة للمؤسسات الكبيرة وليس غير ذلك.
الوقت
- يشير إلى الوقت الذي يجب فيه اتخاذ القرار المناسب عند توفر المعلومات الكافية والملائمة.
- ومع ذلك، في بعض الأحيان يواجه المسؤولون في المؤسسة ضغوطا مختلفة من مختلف الأنواع، مما يدفعهم لاتخاذ بعض القرارات حتى وإن كانت غير مناسبة أو غير متوافقة مع الخطط الموضوعة.
مفهوم التخطيط
- هناك العديد من التعريفات التي توضح مفهوم التخطيط، بما في ذلك تعريف قاموس أكسفورد الذي يصف التخطيط على أنه عملية وضع الخطط المتعلقة بأمر ما. وأيضا تعريف المفكرين مثل هنري فايول الذي يصف التخطيط بأنه يتضمن التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له، وتعريف جورج تيري الذي يصف التخطيط بأنه الاختيار المرتبط بالحقائق واستخدام الافتراضات المتعلقة بالمستقبل لتحقيق النتائج المطلوبة.
- وقال (أحمد السيد مصطفى) عنه أنه هو (فن التعامل مع المستقبل، وهو الوظيفة المبكرة، أو نقطة البداية في أي عملية، ويتضمن تصميم الأهداف وتقييمها واختيار المناسب منها وتحديد كيفية تحقيقها عن طريق البرامج، وتلك الأهداف تعد معايير لقياس الأداء الفعلي، لذلك يرتكز التخطيط على عنصرين أساسيين: التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له).
أهمية التخطيط
ترجع الأهمية البالغة للتخطيط إلى العديد من الأسباب، والتي من أبرزها:
- تعزيز كفاءة التواصل والتعامل بين أفراد الفريق.
- المساهمة في تحقيق التفكير السليم والفهم الواضح للهدف وتحقيق الأهداف المرجوة منه.
- العمل على تحقيق أهداف التنمية.
- المساهمة في تحديد الأولويات واتخاذ القرارات.
- المتابعة المستمرة لعملية تنفيذ المهام.
- تعزيز التركيز على استخدام الموارد لضمان تحقيق الأهداف المرغوبة.
- استغلال الإمكانيات والموارد المتاحة إلى أقصى حد ممكن لتقليل التكلفة قدر الإمكان.
- تتيح الرقابة الفرصة للقيام بدورها والتأكد من سير العمل بشكل جيد.
- توضيح الأهداف بطريقة تساعد على فهم الهدف بسرعة وبالتالي تسهيل تنفيذه.
- مواجهة التغيرات المفاجئة التي قد تحدث، إذ يرتبط التخطيط بالمستقبل وبالتالي ما يتوقعه من توقعات ليس مؤكدا دائما، ومن خلال التخطيط يمكن التنبؤ بالمشكلات الطارئة ووضع الحلول التي تساهم في تجنبها، وأيضا تعرف على الطرق للتعامل مع تلك المشكلات وعلاجها.
أنواع التخطيط
يتم تقسيم التخطيط من حيث النوع إلى نوعين مختلفين كما سنرى فيما يلي:
التخطيط وفقاً للمدى الزمني
ينقسم ذلك النوع من التخطيط إلى الأنواع التالية:
التخطيط ذو المدى الطويل
يستمر هذا لفترة تقدر بحوالي خمس سنوات، وهو ما يجذب اهتمام المؤسسات الكبيرة والوزارات.
التخطيط ذو المدى المتوسط
عملية التخطيط تستمر لمدة حوالي عام تقريبا أو أكثر من ذلك، ولكنها عادة لا تصل إلى فترة الخمس سنوات، وعادة ما يفهم بهذا النوع من التخطيط الإدارات والمؤسسات الاقتصادية.
التخطيط ذو المدى القصير
لا يزيد مدة العام الواحد، حيث يتم وضع خطة للأهداف العامة ومن ثم التخطيط لكل جزء منها.
التخطيط تِبعاً لنطاق التأثير
يقسم التخطيط التابع لنطاق التأثير كما يلي:
التخطيط التشغيليّ
- يشار إلى التخطيط التنفيذي، ويشمل إنجاز المهام حتى يتم الرضا عن التنفيذ.
- يميز هذا النوع بأنه يستغرق وقتا قصيرا مقارنة بالأنواع الأخرى، حيث لا يتجاوز سنة واحدة أو أقل من ذلك.
التخطيط التكتيكيّ
- يهتم هذا النوع من التخطيط بتنفيذ الخطط المتفق عليها مسبقا بالخطط الاستراتيجية.
- بالإضافة إلى اهتمامه بتحديد الأساليب والمسؤوليات، ومن المعروف أن هذا النوع يتميز بأن المدة الزمنية التي يحتاجها قصيرة مقارنة بالتخطيط الاستراتيجي.
التخطيط الاستراتيجيّ
التخطيط النوعي والشامل
- يأخذ التخطيط الجغرافي في الاعتبار الإمكانات الطبيعية والعمرانية، الاجتماعية والاقتصادية.
- في التخطيط الشامل، يتم التركيز بشكل أساسي على عامل واحد فقط دون غيره من العوامل، وقد يتم تجاهل تلك العوامل تماما دون النظر إليها.
مواجهة صعوبات التخطيط الفعال
لتجنب معوقات التخطيط، هناك بعض الخصائص التي يمكن اتباعها لتحقيق التخطيط الناجح، وتشمل هذه الخصائص شروط مهمة
- وضوح الأهداف النهائية: يجب أن تكون الأهداف واضحة ومحددة بشكل لا يمكن تغييره أو التلاعب به، بالإضافة إلى أهمية التحضير للنتائج المتوقعة ووضع جداول زمنية دقيقة لتحقيق تلك الأهداف، مع استغلال كافة الجهود والموارد المتاحة.
- الالتزام من قبل منفذي الخطة: يجب على جميع المسؤولين عن تنفيذ التخطيط في المؤسسة الالتزام بالمهام المكلفة بها خلال عملية التخطيط وأثناء التنفيذ، وتحديد الجهة المسؤولة عن التنفيذ بدقة وتوزيع الأدوار بين العاملين بها، ومن الأهمية البالغة أن يتم إشراك المشرفين على وضع الخطة والمسؤولين عنها في التنفيذ وأخذ نصائحهم واستشاراتهم في الاعتبار.
- دقة المعلومات: من الأمور المهمة أن تكون الإحصائيات والمعلومات المقدمة دقيقة وصحيحة بحيث تعكس الواقع ولا تتعارض معه، فعادة ما يتزامن فشل تحقيق الأهداف المرجوة مع فشل التنبؤات العشوائية غير المبنية على أسس وحقائق مدروسة وموضوعية.
ومن المذكور أعلاه يتضح أنها عملية منهجية تتم وفق إطار استراتيجي منهجي يهدف إلى تحديد الأولويات والأهداف والمبادئ لضمان التفكير في المستقبل.
المراجع