ما هي عناصر التقرير وأنواعه وخصائصه

من خلال هذا المقال من موسوعة يمكنك أن تتعرف على أنواع التقرير الوظيفية المهمة والتي تعتبر وسيلة من أشكال التواصل الاجتماعي المهمة، حيث تقدم للقارئ مجموعة من المعلومات المهمة والدقيقة حول الأحداث، ومن خصائصها الأساسية أنها تكتب بحيادية ولا تعبر عن رأي الكاتب، وتركز في نقل المعلومة بسهولة دون الاعتماد على الأساليب الأدبية والتعبير الشاعري، وتتطلب اتباع مجموعة من القواعد مثل تجنب التكرار، ولكن ماذا عن مفهوم التقرير وعناصره؟ سنقدم لك الإجابة في السطور التالية.

مفهوم التقرير

يعني المفهوم التقرير البيان الذي يحتوي على مجموعة من المعلومات المنظمة والدقيقة والواضحة للقارئ، وتحتوي أيضا على بيانات وإحصاءات تتعلق بحدث ما.

وقد يأتي في شكل تقرير مكتوب مثل التقرير الصحفي أو تقرير مرئي مثل التقارير المصورة التي تعرض في البرامج التلفزيونية، ولا يقتصر هذا على العمل الإعلامي فحسب، بل يستخدم في العديد من المجالات المهنية المتنوعة. بالإضافة إلى عرض المعلومات، يهدف التقرير أيضا إلى عرض النتائج التي تم التوصل إليها بشأن الموضوع الذي يدور حوله.

عناصر التقرير

عناصر التقرير تتكون من المكونات الأساسية التي يجب أن تحتوي عليها وتعتبر جزءا من القواعد التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقرير، وتتكون هذه العناصر من ما يلي:

صفحة العنوان

تعتبر صفحة العنوان أول صفحات التقرير ويجب أن تتضمن مجموعة من العناصر الفرعية التالية:

• يجب أن يكون العنوان المرتبط بشكل مباشر مع موضوع التقرير، حتى يستطيع القارئ معرفة مضمون الموضوع قبل بدء قراءة التقرير.
• بيانات الكاتب من الاسم ورقم الهوية.
• اسم المساق ورقمه.
• موعد تسليم التقرير.

الشكر والتقدير

يأتي العنصر التالي بعد صفحة العنوان وهو ذكر الأسماء التي ساهمت في الوصول إلى معلومات التقرير وتوجيه الشكر والتقدير لهم على الجهود التي بذلوها مع الكاتب.

جدول المحتويات

يتمثل العنصر الثالث في جدول المحتويات في الغالب بتجهيزه إلكترونيا، ويعتمد الجدول بشكل رئيسي على تنظيم وتسلسل المعلومات، وفي حالة تجهيز جدول المحتويات إلكترونيا فإنه يرتبط بين العنوان والمعلومة.

الملخص

• بعد إعداد جدول المحتويات، يتم كتابة ملخص يساعد القارئ على معرفة الأفكار الرئيسية في التقرير. يمكن الاطلاع على الملخص في حالة عدم وجود وقت كاف لقراءة التقرير بالكامل
• هناك عدد من القواعد التي يجب الالتزام بها عند كتابة الملخص، بما في ذلك عدم الانفعال في كتابته بحيث ينبغي أن يتألف من فقرتين كحد أقصى.
• بالإضافة إلى عدم تضمين معلومات غير مذكورة في التقرير، يجب على الكاتب أيضا ذكر السبب وراء كتابة التقرير والذي يجب أن يتضمن أهم المعلومات.

المقدمة

• تعد المقدمة من أهم العناصر في التقرير ويجب أن تتجنب التفاصيل الزائدة لكي لا تمل القارئ وتحجب عنه قراءة موضوع التقرير، حيث يجب على الكاتب أن يلخص الأحداث بإيجاز، وأن يوضح الهدف من كتابة التقرير
• يجب أن تقدم المقدمة إجابة خاصة بالسؤال المتعلق بموضوع التقرير، وتشمل العناصر الأساسية الأخرى المطلوبة في الإطار والبنية، بالإضافة إلى الافتراضات.

تقرير الأنشطة

يتعامل التقرير مع المواضيع المتعلقة بالمشاريع العلمية، حيث يعتمد على ذكر المراحل التي تم تنفيذها لتنفيذ المشروع، ويشمل التقرير أيضا عرضا

بيانات الخاصة بالمشاركين في تنفيذ المشروع.

النقاش

يستند عنصر النقاش على توضيح الاستنتاجات والتوصيات المتعلقة بموضوع التقرير، ويتطلب الالتزام بمجموعة من القواعد عند كتابته، بما في ذلك الاعتماد على الأسلوب والمنهجية في تفسير الاستنتاجات، بالإضافة إلى تنظيم المعلومات باستخدام العناوين الفرعية، وكذلك تعزيز النظريات من خلال الاستشهاد بالأطروحات العلمية، ويجب أن يشتمل هذا العنصر على الأدلة التي تدعم صحة المعلومة.

تلخيص نهائي

يختلف هذا العنصر عن التلخيص المشار إليه في بداية التقرير، لكنه يتشابه معه في احتوائه على المعلومات ووصف الأحداث بشكل موجز.

التوصيات

التوصيات في التقرير تشير إلى النتائج التي تمكن الكاتب من تحقيقها، ويقدم الكاتب الأفكار المقترحة التي يمكن تطبيقها في موضوع التقرير.

أنواع التقرير

التقرير الإخباري

يتناول التقرير الإخباري مواضيع مختلفة في المستويات السياسية والثقافية والاجتماعية والرياضية. ويقوم بتحليل الأحداث وعرض المعلومات المتعلقة بها، بالإضافة إلى الكشف عن الاستنتاجات المتعلقة بالحدث المعروض في التقرير. قد يتضمن التقرير الإخباري معلومات تاريخية تتعلق بتاريخ الموضوع.

تقرير عرض الشخصيات

إذا كان التقرير يتناول شخصية مرموقة في المجتمع، يعرف هذا التقرير بـ “عرض الشخصيات”. يتناول الكاتب شخصية مؤثرة سواء على المستوى المحلي أو العالمي ويذكر أهم المعلومات والمحطات التي مرت بها. يمكن أن تكون الشخصية المرموقة على المستوى السياسي أو الفني أو الرياضي.

التقرير الحي

لا يقتصر التقرير الحي على تزويد القارئ بالمعلومات فحسب، بل يهدف في المقام الأول إلى وصف الأحداث بدقة، وهذه الأحداث هي التي تجذب انتباه الجمهور مثل الانتخابات والمباريات والمهرجانات، وذلك من أجل تغطية شاملة لهذه الأحداث.

التقرير التحليلي

يتمحور هذا النوع من التقارير حول تحليل الأحداث باستخدام البيانات والإحصاءات لتوضيح المعلومات للقارئ، ويهدف هذا التحليل إلى الوصول إلى النتائج المتعلقة بالحدث، ويسمح التقرير التحليلي للكاتب بعرض رأيه حول الحقائق المذكورة.

تقرير الإتجاه

يتمحور تقرير الاتجاه حول تحليل الأنشطة وعرض نتائجها في فترة زمنية محددة، والتي قد تستغرق فترة طويلة تصل إلى بضع سنوات، بهدف التكهن باتجاه الأنشطة في المستقبل.

التقارير الدورية

وهي التقارير التي تهتم بتغطية نشاط ما داخل مؤسسة بشكل يومي أو بشكل أسبوعي أو بشكل شهري أو بشكل سنوي، ومن الممكن أن يتم إصدار التقرير كل 3 أشهر أو 6 أشهر.

تقارير تقييم الأداء

تقارير الأداء، وهي التقارير التي تقوم بتقييم أداء العاملين داخل المؤسسات، حيث يستهدف هذا التقرير تقييم نشاط الإدارات أو الموظفين، وإذا تبين من التقرير وجود تقصير في الأداء، فإن أصحاب المؤسسات يتخذون قرارات خاصة تهدف إلى تصحيح الأداء.

التقارير التاريخية

تتناول هذه التقارير المواضيع التاريخية، حيث تحلل موضوعا تاريخيا محددا في العصور القديمة والحديثة.

التقارير المالية

وتشمل التقارير الأرقام والإحصاءات بهدف تحليل ميزانية وإيرادات المؤسسة، بالإضافة إلى تحليل قيمة المبالغ التي فقدت.

تقارير التفتيش والصيانة

هذه التقارير مخصصة للمنشآت السكنية أو التجارية ، وتحتوي على ملخص تنفيذي ومحتوى ، بالإضافة إلى الاستنتاجات والمرفقات.

فوائد التقرير

• تلعب التقارير دورا فعالا في مساعدة أصحاب المؤسسات في اتخاذ القرارات المناسبة.
• تساهم التقارير في تنمية بيئة العمل.
• من بين العناصر الأساسية التي يعتمد عليها في التخطيط داخل المؤسسات.
• يجب على القارئ أن يطلع على الوقائع والمعلومات المهمة والمختصة بالحدث الذي يدور حوله التقرير.

خصائص كتابة التقرير

• التركيز على عرض المعلومات الهامة التي تلفت انتباه القارئ وتجنب المعلومات الزائدة.
• التركيز على عرض المعلومات الدقيقة، وهذا يتطلب أن يتحقق الكاتب من صحة المعلومات قبل عرضها.
• الاهتمام بتوضيح المعلومات والابتعاد عن الغموض.

وفي ختام هذا المقال، قد وضحنا لكم عناصر التقرير ومفهومها، بالإضافة إلى أنواع التقارير وفوائدها، وتطرقنا أيضا إلى الشروط المطلوبة لكتابة التقارير.

وللتعرف على المزيد عن كتابة التقارير يمكنك الإطلاع على المقال التالي من الموسوعة العربية الشاملة:

بحث عن التقارير وأهدافها وأنواعها

المراجع

1

2

3