التعليموظائف و تعليم
يعد التقرير وسيلة من وسائل
يعد التقرير وسيلة من وسائل
في مقالنا اليوم، سنجيب على سؤال يتعلق بالتقرير كوسيلة من وسائل التواصل. التقرير هو مستند يكتب مباشرة وبشكل مختصر، ويتم توجيهه لجمهور محدد لتحقيق هدف معين. يتناول التقرير تحليل مشكلة أو موقف معين، أو يوضح مجموعة من البيانات والمعلومات، وينتهي بتقديم توصيات تساعد في تنفيذ القرارات المستقبلية.
يختلف أنواع التقارير حسب استخدامها وأسلوب كتابتها، بين التقارير الرسمية وغير الرسمية، وبين التقارير الطويلة والقصيرة، وبين التقارير الإعلامية والوظيفية والدورية، وغير ذلك. وفي الأسطر التالية في الموسوعة، سنوضح لأي فئة تنتمي التقارير والشروط التي يجب مراعاتها عند كتابتها. تابعونا.
- يتم كتابة التقرير كواحدة من وسائل الاتصال الكتابية.
الشروط الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير
هناك العديد من الوظائف التي تتطلب كتابة تقارير منتظمة وتقديمها للمدير المسؤول، وتنطوي على مجموعة من الشروط التي يجب الالتزام بها أثناء كتابة التقرير
- قبل أن يبدأ صاحب التقرير في كتابته، يجب أن يبحث جيدا ويتأكد من توفر المراجع التي سيعتمد عليها عند كتابة التقرير.
- يجب تحديد الهدف من كتابة التقرير عن طريق التعرف على الأسباب التي دفعتك لكتابته.
- يجب أن يبدأ التقرير بمقدمة توضح محتواه والفئة التي يشملها.
- يجب تحديد الطريقة التي ستتم بها كتابة التقرير، والتي تختلف حسب موضوعه.
- يجب أن يتضمن التقرير جميع النتائج التي تم الوصول إليها من خلاله.
- يتضمن ختام التقرير التوصيات والملخص والنتائج، وتوضح ما يمكن القيام به لتطوير المجال الذي يتعلق به هذا التقرير.
- يجب أن تأخذ في الاعتبار الاختصار عند كتابة التقرير وأن لا يكون طويلا حتى لا يشعر القارئ بالملل.
- يجب أن يكون التقرير واضحا في الألفاظ المستخدمة فيه، وأن تكون تلك الألفاظ بعيدة عن الغموض حتى لا يتعذر على القارئ فهم المحتوى.
- يجب استخدام لغة سهلة عند الكتابة، وأن لا تحتوي على أي أخطاء تغير معنى المحتوى، مع مراعاة اختيار الألفاظ المناسبة لنوع التقرير.
- الاعتماد على طريقة سهلة ومشوقة عند كتابته بحيث تثير الفضول في القارئ ليكمل قراءته حتى النهاية.
- يجب على التقرير أن يتميز بالترتيب والتنظيم والتسلسل في البيانات والمعلومات المذكورة فيه.
- يجب أن يكون التقرير موضوعيا ويبتعد عن الأهواء الشخصية ويذكر الآراء الخاصة عند كتابته.
- يجب كتابة المعلومات المذكورة في التقرير بدقة والابتعاد عن المعلومات والبيانات غير الدقيقة.
- تعزيز التقرير بالأدلة والتأكيد على صحة البيانات المذكورة فيه.
- يجب أن يشمل التقرير جميع جوانب الموضوع، وأن يحتوي على إجابات للأسئلة المتعلقة به.
- من الأفضل أن يحتوي التقرير على خرائط ورسوم بيانية وملخص موجز وهوامش، ليصبح أكثر قوة ووضوحا للقارئ.
أنواع التقارير
تختلف التقارير حسب الغرض من كتابتها والجهة التي ستمنح إليها، وتقسم إلى عدة أنواع وهي:
التقارير الرسمية
- وهي التقارير التي تكتب بتنظيم وترتيب دقيقين وتلتزم بالحيادية فيها.
- تتم كتابة تلك التقارير بصيغة محددة تخلو من ضمائر المتحدث، وتلتزم باستخدام كلمات رسمية شائعة في مجال العمل.
- تتميز التقارير الرسمية بأنها تكون طويلة عادة، وعدد صفحاتها يتجاوز عادة الـ10 صفحات.
- من أمثلة تلك التقارير الرسائل العلمية.
التقارير غير الرسمية
- وتعتبر هذه الرسائل مختصرة أو مذكرات داخلية أو خطابات تستخدم بشكل معتاد في الحياة اليومية.
- تتضمن التقارير غير الرسمية عناصر التقرير الأساسية وهي المقدمة، المناقشة، والخاتمة.
- يتميز أسلوب الإبلاغ غير الرسمي بأنه سهل وبسيط، ولا يعتمد على استخدام المصطلحات والألفاظ الرسمية.
- تكتب التقارير غير الرسمية بشكل موجز، وتكتفى بذكر المرسل والمرسل إليه.
التقارير الداخلية
- تقارير تكتب لتبادلها داخل إدارات الشركة الواحدة.
- من أمثلة التقارير الداخلية: تشمل التقارير المحاسبية والمالية، تقارير المتابعة للعمال والأفراد، وتقارير المتابعة للإنتاج، وترفع جميعها إلى الإدارة العليا.
التقارير الخارجية
- تكتب هذه التقارير داخل الشركة لجهة خارجية مثل الجهات الرقابية والحكومية.
- يتم أيضا تقديم تلك التقارير لشركات أخرى مثل التقارير المالية أو السنوية.
تقارير المقترحات
- هي التقارير التي تكتب من أجل حل مشكلة ما.
- يتم فيها توضيح المشكلة التي تواجهها الشركة أو المؤسسة، مع طرح حلول لمعالجة تلك المشكلة.
التقارير الجانبية والرأسية
- هناك نوعان مختلفان من التقارير، فالتقارير الجانبية هي التي يتم كتابتها وتبادلها بين الموظفين في نفس الشركة أو القسم.
- أما التقارير الرأسية، فهي التي يتم كتابتها ونقلها من الموظفين إلى المديرين أو العكس.
التقارير الإعلامية
- هي التقارير التي تحتوي على معلومات هامة يتم نقلها من جزء من الشركة إلى جزء آخر.
- من أمثلة التقارير الإعلامية التقارير المالية والسنوية.
يمكن تقسيم أنواع التقارير حسب الفترة الزمنية إلى
تقارير المنطقة يمكن تصنيفها وفقا للفترة الزمنية التي تمت فيها، حيث تنقسم إلى تقارير دورية وتقارير غير دورية، على النحو التالي:
تقارير دورية
- وهي التقارير التي يتم كتابتها بانتظام دوري حتى تغطي فترة محددة من الزمن، تلك الفترة التي يحددها نظام العمل في المؤسسة.
- التقارير الدورية يمكن أن تكون يومية، أو أسبوعية، أو شهرية، أو ربع سنوية، أو نصف سنوية، أو سنوية.
- من أمثلة التقارير المنتظمة التقارير المالية والإدارية والتي يتم تقديمها إلى مؤسسة أو وزارة.
تقارير غير دورية
- تلك هي التقارير التي لا ترتبط بزمن معين، ولكن يتم كتابتها عند وقوع حدث مفاجئ حيث يكون هناك حاجة إليها.
- لذلك، تسمى هذه التقارير بالتقارير المفاجئة أو الاستثنائية لأنها ترتبط بحدث هام نادر، وبالتالي تتطلب إجراءات خاصة لكتابتها.
- من أمثلة التقارير غير الدورية تقارير الإنجاز والتي تكتب وتقدم لوصف إنجاز ما تم في إحدى المراحل أثناء تنفيذ عمل ما.
أهمية التقارير
لكتابة التقارير مجموعة من الفوائد وهي:
- التقارير تعتبر واحدة من أهم وسائل الاتصال داخل المؤسسة وبين المؤسسات المختلفة.
- هي من المصادر الهامة للمعلومات.
- يتم من خلالها مراقبة وتقييم العمل وجميع الأنشطة التي يتم تنفيذها.
- توضح التقارير جميع التطورات التي تحدث داخل المؤسسة.
- تجعل عملية التقرب والتفاهم بين الإدارات سهلة وبسيطة.
- توفر الوقت والجهد، وتعتبر من العوامل المساعدة في إنجاز العمل.
- يتم فيها توضيح أي تحديث يحدث في بيئة العمل.
- يمكن للإدارات الاعتماد عليها في توقع احتياجات المؤسسة في المستقبل.
- يمكن إجراء التغيير المطلوب في الوقت المناسب عن طريقها.
- تساعد على التخطيط بفعالية في مجال العمل.
- تستخدم إدارة المؤسسات هذه التقارير لمعرفة آراء العاملين فيها.
- تظهر التقارير مدى نجاح أو فشل العمل، وتوضح تقدمه أو تأخره.
- توفر المعلومات التي تساعد المديرين على اتخاذ القرارات المناسبة.
- يتم استخدامها لإبلاغ المسؤولين عن أداء العمل والمشاكل التي تعاني منها المؤسسة.
وهنا نصل إلى ختام مقالنا الذي أجبنا من خلاله على سؤال: ما هي التقارير وأهميتها والشروط التي يجب مراعاتها عند كتابتها. تابعوا المزيد من المقالات على الموسوعة العربية الشاملة.
المراجع