ما هي مهام السكرتير التنفيذي
سنتناول في مقالنا اليوم من الموسوعة مهام السكرتير التنفيذي، وهي وظيفة هامة يجب توفرها في جميع الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة، فهي جزء من المهن المتعلقة بالنظام والهيكل الإداري عموما
ويتحمل مسؤولية تنفيذ عدد من المهام سواء في الشركة أو المؤسسة، وله دور في تطبيق القرارات والأمور ذات الصلة بالإدارة وتساهم في تطويرها وتنميتها. وبالتالي، فإن هذه الوظيفة لا يمكن الاستغناء عنها في أي مؤسسة. من خلاله يتم تطوير العمل وفقا للتقارير والإحصاءات والمعلومات التي تعد بانتظام على أساس شهري وسنوي. وعلى هذا النحو، يمكن للمدير أن يتعرف على درجة التطوير التي يحدث في العمل، أو عدمه. لذلك، سنستعرض في الأسطر التالية أهم المهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي.
مهام السكرتير التنفيذي
يُقدم الدعم للإدارة، والقطاع المكتبي لكافة الموظفين والإدارات التنفيذية، ومن مهامه:-
- تنظيم كافة مواعيد المدير، وتنظيم البيانات وتجهيزها بشكل مناسب، وترتيب زيارات العملاء ومقابلتهم للمدير بشكل متتالي، ويحضر أجندة متكاملة تتضمن الاجتماعات، المؤتمرات، الفعاليات والزيارات التي يجب على المدير إجراؤها.
- إعداد التقارير اليومية والشهرية والسنوية الخاصة بالشركة أو المؤسسة.
- يستقبل جميع المكالمات الهاتفية الواردة لمديره، مع إعداد دليل متكامل يتضمن أرقام الهواتف والعناوين، مع معرفة المتصل واحتياجاته وما يحتاج إليه، وبعد معرفة الغرض يجب تحويل كل مكالمة إلى الجهة المختصة بها.
- تسجيل أرقام العملاء وتحديد مواعيد لهم بشكل متتال ومنظم.
- إعداد وتنسيق المحتوى الكتابي وطبعه، ليتم الاطلاع عليه من قبل المدير، وتصوير جميع الأوراق والمستندات الورقية الهامة.
- ارسل واستقبل جميع الرسائل البريدية وعرض الرسائل المهمة للمدير، ثم أرسل الرسائل البريدية الأخرى وفقا لتخصص كل عامل، مع الاحتفاظ بجميع الرسائل، ربما تكون في حاجة إليها لاحقا.
- عند عقد اجتماعات مختلفة ، يقوم السكرتير التنفيذي بحجز القاعات المناسبة لعدد الأشخاص المشاركين والمدعوين للاجتماع، مع إرسال جميع الدعوات لهم ، وتسجيل الملاحظات الخاصة بهذا الاجتماع.
- يتم جدولة البيانات وإدارتها بشكل منظم، مع تحديد الأولويات، وإعداد التقارير والإحصائيات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة، أو غيرها.
مسئوليات السكرتير التنفيذي
بالإضافة إلى المهام المذكورة، هناك مجموعة من المسؤوليات التي يتحملها السكرتير التنفيذي، منها:
- متابعة جميع الأعمال الإدارية يوميا، وتحديد المواضيع المهمة في المقام الأول، مع اتخاذ الإجراءات اللازمة لها، وعند الانتهاء من الموضوع يمكن حفظ الملف للرجوع إليه في أي وقت لاحق.
- يساهم في تصنيف وفهرسة وترميز المحفوظات بأشكالها المختلفة، وتجهيز المكان المناسب للحفاظ على المعلومات بشكل دقيق ومنظم، ويمكن الوصول إلى أي ملف عند الحاجة.
- عندما يكون هناك زيارات للمدير، يتولى السكرتير التنفيذي تنظيم جميع الزيارات وحجز أماكن الإقامة والتذاكر، وجمع جميع المعلومات المتعلقة بالسفر، وتجهيز وتنظيم مختلف المناسبات والاحتفالات، وبرنامج الفعاليات.
- يجب على السكرتير التنفيذي أن يكون على دراية ببرامج الحاسوب التي سيحتاج إليها خلال عمله، ويمكنه الاستفادة من برامج مثل Excel وPowerPoint وWord، بالإضافة إلى ذلك، يجب عليه أن يكون على دراية بالتعامل مع برنامج ACCESS الذي يستخدم لإنشاء قواعد البيانات للإدارة، ويجب أيضا أن يتعرف على أساسيات برنامج Outlook الذي يستخدم لتنظيم المواعيد بدقة.
مهام السكرتير التنفيذي تجاه العاملين
يقوم السكرتير التنفيذي بإنهاء جميع الأعمال الإدارية المتعلقة بشؤون العاملين
- تنسيق كافة الإجازات الخاصة بالموظفين.
- إعداد أي خطاب خاص بموظفين الإدارة.
- تنظيم وإعداد أي عمل يتم القيام به من قبل العامل بشكل إضافي.
- المُساهمة في إعداد الميزانية الخاصة بالإدارة.
- تقديم جميع التقارير المتعلقة بحضور وانصراف الموظفين؛ لكي يطلع عليها المدير.
- المتابعة اليومية وفحص وتنظيم وتنظيف المكاتب من قبل السكرتير التنفيذي.
- متابعة الأجهزة الإلكترونية والحفاظ عليها وإجراء الصيانة الدورية لها، بما في ذلك التكييفات والكمبيوترات.
راتب السكرتير التنفيذي
بالطبع، يختلف راتب السكرتير التنفيذي من شركة لأخرى ومن دولة لأخرى، حيث يتم تحديده وفقا لخبرة الشخص والشهادات التي حصل عليها، وأيضا حسب مكانة الشركة أو المؤسسة ومستوى المدير. ولكن عموما، يتقاضى السكرتير التنفيذي في الشركات والمؤسسات الكبرى راتبا يتراوح بين ٥ آلاف و ٩ آلاف ريال سعودي.