ما هي اعمال السكرتارية
غالبا ما يتساءل الناس عن وظيفة السكرتارية، وهي الوظيفة التي لا يمكن للشركات الكبرى والمؤسسات الاستغناء عنها، بسبب المهام الفعالة المتعلقة بتنظيم المعلومات والبيانات نيابة عن أصحاب العمل، بالإضافة إلى الأعمال الإدارية والمكتبية.
قد يرى البعض أن العمل في تلك الوظيفة لا يوجد أسهل منها، ولا يحتاج إلى شروط ومهارات خاصة لمن يقوم به. وأحيانا يتم الانتقاص من دورها وأهميتها، وذلك راجع إلى عدم الإلمام بمهام تلك الوظيفة. لذلك، من خلال مقالنا التالي الذي نقدمه عبر موسوعة، سنذكر تعريف السكرتارية ومهامها.
اعمال السكرتارية
هناك مجموعة من الأعمال الأساسية التي يقوم بها مهنة السكرتارية بشكل عام، وهي:
- تنظيم سياسة العمل وتوزيع البريد على الأقسام والمكاتب وفقا للأوامر الواردة من المدير.
- تنظيم المقابلات والمواعيد وفقا لما يتناسب مع ظروف العمل وأوقات تواجد مدير الشركة.
- حافظ على المستندات والأوراق الهامة والخاصة بالعمل لكي لا تضيع أو تتلف واحضرها في الوقت المطلوب.
- تعتبر حلقة الاتصال بين المدير وباقي الموظفين من خلال تقديم الشكاوى والمقترحات له والمشاركة في إيجاد الحلول المناسبة.
- متابعة العاملين الجدد وتقديم تقارير حول تطورهم في العمل وضمان أن الأمور تسير بالطريق الصحيح، وقياس قدرتهم على التقدم.
- متابعة الفاكسات واستقبال الرسائل والمكالمات والفاكسات والبريد الإلكتروني، وتقديمها إلى المدير والرد عليها.
تعريف السكرتارية
- تعرف باللغة الإنجليزية بـ (Secretary) وتشير إلى مجموعة الأدوار الهادفة التي تسعى لتوفير وتقديم خدمة تنظيم الإدارة في الشركة أو المنشأة.
- تسعى الوظيفة إلى منح الإدارة المعلومات الكاملة والبيانات الهامة التي تساهم في دعم العمل وتحقيق النجاح المرجو في أقل وقت وجهد.
مهام السكرتارية الادارية
نعرض لكم في الفقرة الآتية المهام الإدارية للسكرتارية:
- حضور الاجتماعات لتقديم الجداول وتسجيل النتائج والملاحظات التي يجب أخذها بعين الاعتبار أو دراستها.
- استقبال الزوار والعملاء.
- أحيانا تكون مهمته متابعة الرواتب وجداول المنح والإجازات.
- تتم متابعة أداء المؤسسة من الإدارة بشكل عام.
- فحص دوري لمعدات الإدارة واحتياجات الأمن والسلامة.
- تنظيم مواعيد سفر المدير وترتيب تنقلاته الداخلية والخارجية وضمان أماكن الإقامة وحجز تذاكر السفر والعودة.
شروط العمل في السكرتارية
يجب توفر مجموعة من الشروط الأساسية للحصول على قبول في المؤسسات للأشخاص الذين يتقدمون للعمل، وأيضا لتحقيق النجاح في العمل
- الحصول على المؤهلات العلمية التي تجعل الموظف قادرا على القراءة والكتابة بطلاقة بأكثر من لغة.
- مهارة استخدام الحاسوب ومواكبة جميع التطورات التي تحدث فيه.
- الأدب والمظهر الحسن والذكاء السريع والقدرة على مواجهة المشكلات الطارئة بعقلانية وحكمة.
- القدرة على العمل تحت ضغط.
- الذكاء الشديد في التعامل مع العملاء وكذلك التعامل مع الموظفين بينهم.
- تدوين والاحتفاظ بأرقام الهواتف وحسابات البريد الإلكتروني والعناوين الخاصة بالعملاء والشركات المنافسة يسهل الوصول إليها عند الحاجة للتواصل معهم، وذلك لضمان سير العمل بشكل منظم ودقيق دون مواجهة أي عقبات.
- تقدم موجزا يوميا للأخبار العامة من الصحف والوسائط الإعلامية الورقية والإلكترونية للمدير، وتسجل جميع الأخبار المتعلقة بالشركة.
بدأت هذه المهنة الهامة منذ بداية الثورة الصناعية في أوروبا، حيث احتجبت حاجة لأشخاص يجيدون الكتابة والقراءة وإدارة المعلومات ونقلها. وكان الشرط الأساسي للسكرتير أن يكون متميزا في التعليم والمصداقية والسرية في الحفاظ على البيانات والمعلومات. والجدير بالذكر أن اسم المهنة يأتي من كلمة “سر” باللغة الإنجليزية.