طريقة كتابة خطاب للمدير العام
نقدم لكم اليوم أيها القارئ العزيز طريقة كتابة خطاب، فكل منا يحتاج في بعض الأحيان إلى كتابة خطاب سواء لجهة حكومية أو مؤسسة، وسواء كان الهدف من إرسال الخطاب تقديم طلب وظيفة أو تقديم شكوى أو طلب الموافقة.
تختلف الجهات التي يتم توجيه الخطابات إليها سواء كانت بنكا أو مدرسة أو وزارة أو إدارة، ويجب أن يكون الخطاب صحيحا من الناحية اللغوية والإملائية ومنسقا، كما يجب أن يخلو من الألفاظ الغريبة ولا العبارات الغامضة لكي يحقق الهدف المنشود والمكتوب من أجله .
يجب أن يتم كتابة الخطاب بأسلوب جذاب، حيث يعكس شخصية الكاتب ويشجع القارئ على متابعة محتواه بدون ملل أو ضجر، ولمعرفة كيفية كتابة الخطاب وأسسه، يرجى البقاء معنا في الموسوعة .
طريقة كتابة خطاب
قد يجد الأشخاص صعوبة في العثور على خبراء كتابة الخطابات الرسمية مثل المحامين أو الكتبة الذين يعملون في المصالح الحكومية والذين يستطيعون كتابة الخطابات الرسمية ببراعة مقابل أجر، ولكن البعض ليس لديه هذه الفرصة ويضطر إلى كتابة الخطاب بنفسه. لذا، من خلال هذه المقالة، سنوفر الشروط اللازمة لكتابة الخطاب ومحتوياته حتى يحقق الخطاب الهدف المرسل له ولا تتعرض مصالحك أو معاملاتك للتأخير أو التعطيل.
أنواع الخطابات الرسمية
- الخطاب المرسل من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.
- يشير الخطاب الذي يوجه من شخص إلى جهة رسمية إلى أحد العاملين فيها أو إلى توجيه شكوى أو لطلب الموافقة على أمر معين .
- الخطاب الذي يتم إرساله من جهة رسمية لأحد الأفراد، سواء كان لترشيحه لوظيفة معينة أو لإخطاره بالاستغناء عنه أو لإصدار إنذار إداري .
أشكال الخطابات الرسمية
يجب أن تتميز الخطابات الرسمية ببعض المواصفات الشكلية ومنها :-
- يجب كتابة المعلومات على ورق أبيض، ويتم وضع شعار المؤسسة على الورق إذا كان الإرسال من جهة رسمية .
- ممنع بشكل قاطع رسم أي شيء على الخطاب أو وضع أي أشكال، حتى لو كانت للزينة أو التنسيق.
- يجب كتابة النص باللون الأزرق العادي لتمييزه عن الصورة، ومن الأفضل كتابته على برنامج الوورد بالخط العادي (Arial) وبحجم الخط 16.
- يجب الكتابة بعد اتخاذ بعض المسافات الطولية والعرضية وعدم وضع علامات مثل التسطير أو الإطارات الخارجية .
- يجب أن يتواجد مسافة بين الأسطر تعادل سطرا أو نصف سطر.
خطوات كتابة الخطاب الرسمي
إليكم طريقة كتابة خطاب إلى المدير العام من خلال الجمل التالية.
- أن يبدأ الخطاب بـ (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).
- السطر التالي يتم كتابة اسم الشخص المرسل إليه الخطاب مع سبق الاصرار على أنه السيد/ (مدير – مسئول – رئيس مجلس إدارة ).
- إذا لم تعرف اسم الشخص، فاكتب “/إلى من يهمه الأمر”
- السطر الذي يليه يكتب ..تحية طيبة وبعد ذلك .
- يجب أن يكون نص الخطاب واضحا وخاليا من التطويل ولا يحتاج لعبارات الترحيب، حيث لا يوجد مجال للمجاملات ويجب مراعاة أهمية الوقت لجميع الأطراف .
- اهتم بتوضيح علامات الترقيم بشكل صحيح لتسهيل قراءتها للقارئ.
- مراعاة تحديد النقاط الرئيسية التي ينبغي تناولها في الخطاب مثل تفنيد الأمور أو ذكر التفاصيل بشكل موجز .
- يجب الانتباه إلى دقة الأرقام في حالة التعاملات التجارية.
- الحرص على صدق التواريخ في جميع الحالات .
- يجب التحقق من صحة المعلومات قبل إرسالها أو إرفاقها بالخطاب، سواء كانت صورا للفواتير أو العقود أو الشهادات .
- في نهاية الخطاب، يجب كتابة “مع تحياتي” ولكم جزيل الشكر .
- يجب كتابة اسم المرسل من اليمين، وكذلك وضع الأختام اللازمة والتوقيعات في حالة الخطابات الرسمية لإضفاء الشكل الرسمي على الخطاب .