طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي
يبحث الكثيرون عن طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي حيث إنه في ظل عصر التكنولوجيا والإنترنت أصبحت الخطابات من الأمور النادرة الاستخدام والتداول لذلك أصبحت طريقة كتابتها في طي النسيان.
وبناء على أن الخطابات الرسمية لا يمكن استبدالها بالرسائل النصية الإلكترونية في العديد من المؤسسات؛ تهتم الموسوعة بتعريفها وذكر كيفية كتابتها وخاصة الخطابات الرسمية الحكومية.
طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي
غالبا ما يحتاج الإنسان إلى كتابة خطاب رسمي لجهة ما، وفي تلك الحالة يتوجب عليه التوجه إلى المختصين مثل المحامين وكتاب العدل، ولكن قد لا يكون لديه الفرصة لذلك في بعض الأحيان، ويضطر إلى كتابته بنفسه، وهناك بعض النقاط المهمة التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي، بما في ذلك:
- الصدق فيما ترد كتابته بالخطاب من معلومات.
- تقديم الأفكار بسلاسة ووضوح وتنظيمها بدقة.
- كتابة الخطاب بإيجاز وتفصيل الأفكار بشكل كامل دون إحداث تغير في المعنى.
- عند الرد على رسالة سابقة، يتم إدراج رقمها وتاريخها وموضوعها.
- يجب أن يتميز الخطاب بالدقة في طرح الأفكار واختيار المصطلحات والمفردات اللغوية.
مقدمة خطاب رسمي
عند كتابة الخطاب الرسمي، يجب توفر بعض الأمور والتأكد من صحتها وتضمينها في الخطاب، وهي:
- يجب أن يحمل ورق الخطاب الشعار الرسمي للجهة المستلمة.
- تحقق من أن الورق المستخدم في الخطاب خال من الرسومات أو العلامات، سواء كان ورقا أبيضا أو أصفرا.
- استخدام القلم الأزرق عند الكتابة باليد.
- عند كتابة النصوص على الكمبيوتر، يعتبر استخدام برنامج الوورد وتحديد حجم الخط (16) بخط أريال أفضل الطرق.
- تنسيق الانتقال بين الأسطر وترتيب الأفكار بحيث يتم ترك سطرا أو نصف سطر بين الفكرة والأخرى.
خطابات رسمية حكومية
الخطاب الحكومي هو الخطاب الذي يوجهه شخص لجهة حكومية، وقد يكون المرسل موظف يعمل في تلك الجهة أو قد يكون الهدف من إرسال الخطاب تقديم شكوى أو طلب الموافقة على شيء ما.
خطوات كتابة الخطاب الرسمي الحكومي
- الترويسة: يتم كتابة اسم المرسل وعنوانه بالتفصيل، بما في ذلك اسم الشارع واسم المدينة، وفي حالة سكن المرسل في الريف، يتم كتابة اسم القرية التابعة للمدينة. وفي أسفل الصفحة اليسار، يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب بالتفصيل (اليوم، الشهر، السنة).
- عنوان المرسل إليه: هذا هو العنوان الداخلي الذي يتضمن اسم وعنوان المرسل إليه، ومن ثم إدراج اسم المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها المرسل، ويجب أن يترك مسافة كافية بين العنوان الداخلي والترويسة السابقة له.
- التحية: في بداية الرسالة، يجب أن يقوم المرسل بتوجيه التحية للمستلم بعبارة مثل (السيد الفاضل مدير …، أنا أرسل إليك التحية والتقدير الكاملين، وبعد ذلك: …) ويجب أن يترك سطرين بين العنوان الداخلي وعبارة التحية.
- محتوى الخطاب: يتم كتابة المحتوى الذي يتضمنه الخطاب بهذه الطريقة:
- يجب الالتزام بالكتابة في نصف الورقة دون إضافة إطارات جانبية.
- بدأ الخطاب بتحية المرسل إليه بالصيغة التالية (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).
- كتابة الطلب أو الأمر المطلوب الحصول عليه وإنجازه بسلاسة ووضوح وتنفيذ.
- يتم إنهاء الخطاب بالشكر بالصيغة التالية (و لكم جزيل الشكر و التقدير).
- تضمين توقيع المرسل وتاريخ اليوم الذي تمت فيه كتابة الخطاب.
نموذج خطاب رسمي لشركة
هنا نقدم نموذج يمكن استخدامه عند كتابة خطاب رسمي لشركة
- السلام عليكم ورحمة الله و بركاته.
- إلى السيد المدير…
- تحية تقدير طيبة و بعد…
- كتابة المحتوى بالخطوات السابق ذكرها.
- لك مني جزيل الشكر و العرفان.
- مرسله لسيادتكم…
- في نهاية الرسالة يتم كتابة توقيع المرسل.
- ثم إضافة التاريخ تفصيلاً.
في مقالنا، قدمنا طريقة لكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية بالخطوات، نتمنى أن نكون قد أفدناكم، وكما يمكن أن تكون الخطابات موجهة من شخص إلى جهة رسمية، يمكن أيضا أن تكون موجهة من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.