معلومات عن السكرتارية
المعلومات حول السكرتارية هي جزء أساسي من سير العمل في جميع المؤسسات والشركات، ولا يمكن الاستغناء عنها بأي حال من الأحوال. لذلك، فإن الموسوعة تقدم لكم جميع المعلومات حول هذه المهنة، بما في ذلك الغرض منها، وأنواعها، والمهام المختلفة المطلوبة لأداء هذه المهنة.
معلومات عن السكرتارية
السكرتارية ليست مهنة حديثة، فهي موجودة منذ بداية العمل الإداري وستظل مهمة في كل مؤسسة حكومية أو خاصة. إن السكرتيرة هي الوصلة بين جميع إدارات الشركة وهي المسؤولة الأولى عن التنظيم وتنفيذ المهام اليومية للأعمال.
سنتعرف معا من خلال الفقرات القادمة على أهم المعلومات عن وظيفة السكرتارية:
المقصود بالسكرتارية
تعتمد مهنة السكرتارية على تحقيق التواصل الفعال بين جميع عناصر الإدارة وتوفير المعلومات المطلوبة لضمان سير العمل بطريقة صحيحة، سواء كانت معلومات إدارية أو فنية أو هندسية. تعتمد العديد من الإدارات على السكرتارية لتنظيم أوقات العمل وجدول الأعمال، بالإضافة إلى مساعدة المديرين في أداء أعمالهم بكفاءة.
نظرا لكون المهام والمسئوليات الكثيرة التي يتحملها المديرون والمسئولون، أصبح الاعتماد على السكرتارية ضرورة لا غنى عنها، ولذلك فإن وجود سكرتيرة مؤهلة ليس مجرد مظهر اجتماعي أو رفاهية، بل هو ضرورة أساسية لتنظيم العمل بشكل صحيح.
أنواع السكرتارية
هناك أنواع مختلفة من السكرتارية، بعضها يتخصص في الأمور الإدارية والبعض الآخر يتخصص في الأمور الفنية، وأيضا تقسم بناء على القسم المعني به مثل سكرتارية قسم التخطيط وسكرتارية قسم التنفيذ وسكرتارية استشارية وغيرها من الأنواع.
لكن اليوم سنتعرف على أنواع السكرتارية من حيث كونها سكرتارية تقليدية، أو سكرتارية افتراضية:
أولاً: سكرتارية تقليدية
السكرتارية التقليدية تعتمد على وجود شخص “سكرتير/سكرتيرة” في المكتب طوال ساعات العمل، ويكون هذا الشخص على اتصال مباشر مع المدير ويقوم بتنفيذ جميع مهام ومواصفات الوظيفة.
مميزات السكرتارية التقليدية:
- إقامة علاقات مباشرة مع العاملين.
- سهولة التواصل بين المدير والسكرتير المشتغل.
- سهولة تحديد المشكلة وحلها بسهولة من خلال التواجد الفعلي في الشركة.
- التعرف على نقاط الضعف في سير العمل ومواجهتها.
- البقاء على اتصال مع أعضاء الفريق ومراقبة عملهم مباشرة.
- إذا كانت هناك أخطاء ملاحظة، يجب تقديم تقرير مباشر لصاحب العمل.
- في حالة توافر الفرصة، هناك إمكانية للترقية لهذا الأمر.
عيوب السكرتارية التقليدية:
- تتطلب السكرتارية التقليدية مثل غيرها من الأعمال التقليدية جهدا ووقتا أكبر للقيام بها.
- صعوبة التنقل يوميا، خاصة إذا كان مكان الإقامة بعيدا عن مكان العمل اليومي.
- صعوبة في إكمال أو تحقيق أي أعمال أخرى بسبب ساعات العمل الثمانية الكاملة للسكرتارية.
- قد يكون للسكرتارية التقليدية تأثير سلبي على صاحب العمل، حيث تتطلب دفع المزيد من المال مقارنة بالسكرتارية الافتراضية.
ثانياً: السكرتارية الافتراضية
يعتبر هذا النوع من السكرتارية نتاج العصر الحديث والتقدم التكنولوجي الذي يسيطر على حياتنا جميعا. وفي هذا النوع من السكرتارية، يتم تعيين شخص بواسطة المدير أو المسئول الذي يحتاج إلى سكرتير أو سكرتيرة، حيث يكون الشخص المعين غير موجود في المكان الفعلي للعمل ولكنه يقوم بجميع المهام المطلوبة عبر الإنترنت.
لا يشترط أن يكون السكرتير من نفس المكان أو حتى من نفس البلد طالما يمتلك القدرة على أداء مهامه بشكل جيد، ويستعين أصحاب الأعمال ببعض المواقع لاختيار السكرتير المناسب بناء على المواصفات التي تتوافق مع متطلبات العمل.
مميزات السكرتارية الافتراضية:
على الرغم من حداثتها، فإن السكرتارية الافتراضية تتمتع بالعديد من المميزات التي تجعل العديد من أصحاب الأعمال يتجهون نحوها
- توفير المال حيث يتقاضى السكرتير الافتراضي أجرا أقل بكثير من السكرتير الفعلي، نظرا لأن العديد من القائمين بهذه الأعمال يعيشون في بلدان تشهد ارتفاعا نسبيا في سعر الدولار، مما يعادل الأمور في النهاية.
- اختيار الشخص المناسب للقيام بالعمل من أي مكان في العالم، طالما أنه متمكن من اللغة بصورة سليمة.
- يمكن تعيين أشخاص بشكل مؤقت لأداء مهام معينة ثم إنهاء العقد بدون أي مشكلة، حيث يمكن أن يتم العمل في هذه المنصات لفترات قصيرة أو بشكل دائم.
- تعيين أكثر من سكرتير أو سكرتيرة للقيام بالعمل المطلوب طالما يتم توجيه كل منهما لأداء عمله بشكل صحيح.
- لا حاجة لتوفير مكان محدد أو مكتب للسكرتير لأداء عمله، فهو يعمل من مكان مختلف تماما.
- لا حاجة للقلق بشأن مواعيد دفع الراتب، حيث يتم توصيل الأموال تلقائيا في نهاية فترة العمل أو المشروع عبر المنصة أو الموقع العمل عليه إلى الشخص المطلوب.
عيوب السكرتارية الافتراضية:
انتشار السكرتارية الافتراضية مؤخرا جعلها عرضة للعديد من الانتقادات سواء من أصحاب الأعمال أو الموظفين بها
- يعتبر افتقاد التواصل البشري أهم انتقاد يوجه لهذه المهنة.
- غالبا ما يتعرض العاملون في هذه المهنة للاحتيال على أموالهم من قبل بعض أصحاب الأعمال غير الأمينين.
- صعوبة الترقية في هذه الوظيفة أو تحقيق مكانة أفضل يعود لأن عملك يقتصر فقط على القيام بمهام عن بعد دون احتكاك مباشر بالعمل.
- صعوبة تقييم أداء الآخرين بسبب عدم التواجد في الشركة بشكل فعال.
مهام السكرتارية
مهام السكرتارية تتفاوت حسب نوع العمل أو المركز الذي يتم العمل به، فكل وظيفة لها مواصفات محددة تعبر عن المهام التي يجب أن يؤديها المسؤول عنها.
ولكن هناك بعض المهام المشتركة التي ستجدها بين جميع العاملين في مهنة السكرتارية:
- تنظيم مواعيد العمل والحرص على التزام جميع العاملين بها.
- يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية المتعلقة بصاحب العمل وتنظيمها وفقا لمواعيد المدير أو المشرف.
- تنظيم سير العمل وتجنب تداخل المواعيد.
- العمل كوسيلة لربط جميع الأفراد العاملين سواء كانوا من أقسام مختلفة أو نفس الفريق.
- العمل على المهام الإدارية الخاصة بالشركة وتنظيمها.
- توفير بيانات شاملة عن أي مشاريع حالية أو مستقبلية للشركة
بعض مهام السكرتارية تتفرع لتشمل تنظيم شؤون ومواعيد صاحب العمل الشخصية ، وفي النهاية ، افتراض أن السكرتارية مهنة سهلة أو بسيطة هو افتراض خاطئ تماما ، فهي مهنة تتطلب تركيزا وجهدا وتنظيما كبيرا للقيام بها ، إذا كنت تمتلك هذه الصفات فلا تتردد في ممارسة هذه المهنة العريقة في أقرب وقت.