بحث عن التخطيط

بحث عن التخطيط وأهميته، فالتخطيط قيمة هامة يتحدث عنها موقع الموسوعة اليوم حيث ستتعرف على معنى عملية التخطيط وفوائدها الكثيرة، والقواعد التي تحدد عملية التخطيط، فكل فرد يشكل جزءا من آلية العمل ويجب أن يتوافق هذا الجزء مع باقي العناصر لتحقيق أهداف العمل، وهذا هو دور التخطيط.

المقصود بعملية التخطيط

التخطيط هو أهم عنصر في العملية الإدارية، حيث يتم من خلاله وضع وتحديد الأهداف المحددة والتفصيلية للعملية الإدارية، من خلال جهود منظمة ومحددة، تهدف إلى تحقيق أهداف كبيرة بأقل جهد وتكلفة.

التخطيط هو أحد أهم عناصر العملية الإدارية وضرورتها، وهو جزء لا يتجزأ من تنظيم الإدارة في جميع القطاعات والمجالات.

فوائد التخطيط السليم

إن التخطيط ضرورة أساسية من ضروريات العمل الإداري لا يمكن الاستغناء عنه خاصة في العصر الحالي ومع زيادة التحديات المحيطة بنا، ولذلك أصبح للتخطيط أهمية وفائدة كبيرة نذكر منها:

وضع أهداف دقية

يساهم التخطيط بشكل كبير في تحديد الأهداف المطلوبة في كل عملية إدارية والتأكد من دقتها ووضوحها لجميع العاملين عليها، وتعتبر هذه الأهداف هي المعيار الأساسي لتقييم العمليات الإدارية وأداء العاملين، حيث من دون التخطيط لن يكون هناك أهداف دقيقة وبالتالي ستكون العمليات الإدارية عشوائية ولن تتمكن من تحقيق أي شيء حقيقي، بالإضافة إلى إضاعة الجهود والأموال في عمليات غير مخطط لها بعناية أو مسؤولية.

التنبؤ بالمستقبل

يعلم الله عز وجل المستقبل بمفرده، ولكن التنبؤ بالمستقبل يعني التخطيط الجيد والقدرة على معرفة جميع العوامل الاقتصادية والتكنولوجية والبشرية المتعلقة بالعملية الإدارية، وذلك يتيح لنا الفرصة لتوقع أي مشكلات أو أخطار مستقبلية والعمل على تجنبها تماما، بالإضافة إلى توقع النتائج المرتبطة بكل عملية إدارية والوقت المستغرق لتحقيقها.

تحقيق الترابط بين القرارات

يعتبر التخطيط عاملا أساسيا في تحديد أهداف كل قرار يصدر في العملية الإدارية بين المدير والمرؤوسين، مما يخلق شكلا من أشكال الارتباط بين هذه القرارات حيث إنها جميعا مبنية على أهداف مخططة بدقة وعناية.

تنسيق الجهود البشرية

أي عمل غير مخطط له يعتبر جهد ضائع، وهذه الحقيقة يجب علينا جميعا الاعتراف بها، ولذلك فإن التخطيط للعمل له أهمية كبيرة في تنظيمه وتنسيقه وتقسيمه إلى جهود فرعية يمكن تنظيمها للوصول إلى الهدف الرئيسي للعملية الإدارية. كم مرة فشلت أهدافنا بسبب سوء التخطيط؟ التخطيط يتيح لنا فرصة تقسيم العمل بدقة إلى أجزاء ومتابعتها وتنسيقها حتى نصل إلى أهدافنا.

استغلال الموارد المتاحة بالشكل الأمثل

التخطيط له أهمية كبيرة ليس فقط إدارية ولكن اقتصادية ، فالتخطيط الجيد يمكن للفرد استغلال الموارد المتاحة أفضل استغلال وتوظيفها بطريقة فعالة وموفرة للوقت والمال ، على سبيل المثال ، عمليات الإنتاج تتكون من “الموارد المالية والقوى البشرية والمواد الخام المختلفة … وغيرها” ، والتخطيط يمكن استغلال هذه الموارد وعدم إهدارها للحصول على أقصى قدر من الفائدة وتحقيق أهدافنا بأفضل شكل ممكن.

تسهيل عملية الرقابة

يسهل التخطيط الجيد على كل إدارة مراقبة الرؤساء والمشرفين معا، ويسهل السيطرة على العمليات الداخلية والخارجية الخاصة بالإدارة، ومعرفة أسباب القصور ومعالجتها وحل المشكلات التي تواجه الموظفين دون تأثير سلبي على أدائهم.

تسهيل عمليات التقويم

تقويم العاملين والمشروعات هو جزء لا يتجزأ من العملية الإدارية وضرورة لتحقيق العدالة والإنجاز في أي مؤسسة، ولا يمكن أن يتم تقويم عادل وناجح دون تخطيط سليم ودقيق، فالتخطيط يمكنك من تحديد الأهداف الأساسية والفرعية والتحكم في سير العمل بنظام وتقسيم الأعمال بما يتناسب مع الأفراد والمرحلة التي يمرون بها، ولذا فإن التقييم لهذه العمليات والعاملين عليها يكون أسهل وأكثر موضوعية.

تحقيق اللامركزية وتسهيل مهمة القائد

إن التخطيط الجيد يسهل سير العمليات الإدارية، حيث يعرف كل فرد في النظام دوره بدقة، حيث يكون على علم بواجباته وحقوقه وأهدافه التي تم تحديدها مسبقا وتخطيطها بدقة. ولذلك، يعمل التخطيط على تيسير سير العمل بشكل لا مركزي، دون الحاجة لمتابعة القائد للعاملين بشكل مستمر. يكفي الإشراف العام على العمل، بينما يؤدي كل فرد مهامه بدقة ودون الحاجة للرجوع إلى الآخرين.

قواعد التخطيط السليم

بعد أن تعرفنا على التخطيط الصحيح وأهميته في العمل، يجب علينا أن نلتزم بالقواعد الصحيحة لعملية التخطيط، وهي:

أن يكون التخطيط واقعي

يجب أن يتم تخطيط العمل بأسس واقعية تماما لتحقيق الأهداف بطريقة معقولة. فالتخطيط ليس وضع أهداف غير واقعية بشروط مستحيلة، بل يهدف إلى تحقيق أهداف واقعية بطريقة دقيقة ومنطقية ومتوافقة مع ظروف الفرد أو المؤسسة ومواردهم.

أن يتوفر للتخطيط الأموال اللازمة

إن التخطيط يتطلب توفر المال اللازم لتحقيقه، فلا يمكن وضع خطط جيدة إذا كنت لا تملك المال اللازم لدعم هذه الخطط وتنفيذها في الوقت والشكل المحددين.

أن يقوم التخطيط على المشاركة

لا يمكن تحقيق الأهداف المخططة إلا بتعاون وتشارك جميع الأطراف المعنية في تنفيذها وإتمامها بالطريقة الصحيحة، فالخطة لا تعني شيئا إذا لم يتوافق جميع أعضائها على تنفيذها.

أن يكون محدد بوقت

يجب وضع التخطيط في إطار زمني محدد بدقة، حيث أن العامل الزمني ضروري في أي عملية إدارية، حيث تحتاج الخطة إلى جدول زمني محدد يتم اتباعه بدقة حتى تكون الخطة ناجحة، فإذا تم وضع خطة لتحقيق هدف ما في أسبوع وتم تحقيقها بعد ثلاثة أشهر، فإن هذه الخطة ستعتبر غير ناجحة ببساطة لأنها لم تلتزم بالإطار الزمني المحدد لها.

أن يكون التخطيط متكامل

يجب أن تأخذ في الاعتبار أثناء التخطيط أن تقوم بالتخطيط وفقا للموارد المادية والبشرية والزمنية المتاحة للإدارة، فالخطة يجب أن تأخذ في الاعتبار جميع العوامل المختلفة وتكون متناسبة بشكل ضروري مع الأهداف المحددة.

أن يكون التخطيط متناسق

إحدى أهم قواعد التخطيط هي التنسيق والتناغم بين أفراد الفريق، حيث يجب أن تتم الخطة الموضوعة بالتعاون الجيد بين جميع العناصر وتحديد ما يطلب من كل فرد بدقة .

في النهاية، التخطيط ضروري للفرد وكذلك للعمل والمجتمع بأكمله، لذا كن حريصا على تخطيط حياتك تماما كما تخطط لعملك، فكل يوم يمر بدون خطة هو يوم ضائع ولن تستطيع استعادته.