نموذج رسالة دعوة حضور اجتماع
كثير من المؤسسات بحاجة إلى كتابة نموذج رسالة دعوة لحضور اجتماع بشكل رسمي واحترافي، حيث أن العاملين في تلك الأماكن غير واعين لكيفية كتابتها.
من الضروري أن نتعرف على كيفية كتابتها، حيث يجب أن يكون حضور الاجتماع بشكل منتظم سواء أسبوعيا أو شهريا، ويجب أن يتوفر إرسال دعوة حضور الاجتماع بطريقة رسمية في جميع المؤسسات، وخاصة تلك الكبيرة التي تدل على التعامل المهني مع الموظفين.
من خلال الموسوعة، يمكنك الاطلاع على كيفية كتابة الدعوة بالإضافة إلى أبرز نماذجها.
كيفية كتابة نموذج رسالة دعوة حضور اجتماع
يمكن كتابة دعوة لحضور الاجتماع بواسطتين، الأولى عبر البريد الإلكتروني والثانية بالطريقة التقليدية وهي البريد العادي. تعرف على كيفية كتابتها من خلال ما سيتم ذكره فيما يلي:
- يجب أن يكون أسلوب وتصميم الدعوة رسميا.
- يجب مراعاة كتابة الألقاب في دعوة الأشخاص سواء كان السيد أو الدكتور وفقا لمهنتهم.
- تأكد من كتابة تاريخ الدعوة بجانب ذكر المدعو إليه.
- من الضروري كتابة دعوة حضور الاجتماع قبل الموعد المحدد بأسبوع أو عدة أيام على الأقل لضمان استعداد الجميع بشكل كامل.
- عليك ذكر أهم تفاصيل الدعوة مثل الموضوع الذي سيتم مناقشته في الاجتماع، ومكان وزمان الدعوة.
- يجب أن يكون أسلوب الكتابة واضحا ومباشرا للمدعوين.
- تحرص على توقيع الدعوة في نهايتها، وأن تكون مختومة أيضا بختم المؤسسة.
أبرز نماذج كتابة دعوة حضور الاجتماع
بعد أن تطلعت على كيفية كتابة الدعوة، هناك عدد من النماذج التي يمكنك الاطلاع عليها لتساعدك في كتابتها بشكل جيد، وذلك عن طريق ما يلي:
1. النموذج الأول
- أولاً: قم بكتابة التاريخ.
- ثانياً: اسم المدعو: السيد/ة
- ثالثاً الموضوع: دعوة حضور لاجتماع مجلس الإدارة.
- تبدأ الكتابة ب تحية طيبة وبعد.
- أنا سعيد بدعوتكم لحضور اجتماع مجلس إدارة الشركة (مع ذكر الاسم)، والذي سيعقد في تمام الساعة 12 صباحا (أو مساء) يوم الثلاثاء، الموافق (كتابة التاريخ)، لمناقشة أو اتخاذ القرارات (مع ذكر اسم الموضوع الذي سيتم مناقشته أو القرارات بالتفصيل).
- للختام: مع كامل الاحترام والتقدير،،.
- ثم يتبعها اسم الشركة.
- ثم يتبعها اسم صاحب الدعوة.
2. النموذج الثاني
- أولاً كتابة: السيد المدير (مع ذكر اسمه) يدعوكم لحضور اجتماع مناقشة الأمور (مع ذكر المواضيع التي ستتم مناقشتها).
- ثانياً: موضوع الاجتماع: (مع ذكر كتابته).
- ثالثاً: كتابة اسم مدير الاجتماع.
- رابعاً: تاريخ الاجتماع (مع ذكر الساعة).
- خامساً: المشاركون (كتابة المدعويين مثل أعضاء مجلس الإدارة).
- سادساً: يتم في جدول الأعمال كتابة الأمور التي ستناقش بوضوح.
- في النهاية، يتم تذكير الجميع بحضور الاجتماع عبر كتابة “رجاء حضور الاجتماع”.
- كتابة اسم صاحب العمل: المدير/.
- ذكر تاريخ كتابة الدعوة: تحريراً في 5/5/2018 على سبيل المثال.
3. النموذج الثالث
- التاريخ: (مع ذكره بالساعة).
- إلى: المدعويين، مثل: أعضاء مجلس النقابة.
- الموضوع: دعوة لحضور اجتماع طارئ (مع ذكر المؤسسة).
- نأمل حضوركم إلى اجتماع (اسم المؤسسة)، وذلك يوم الثلاثاء الموافق 12/1/2019، في (كتابة مكان الدعوة)، لمناقشة بعض الأمور الهامة بما في ذلك (ذكرهم بوضوح).
- مع كامل الاحترام والتقدير.
- ثم يتبعها اسم المدعو.
- تختتم بتاريخ كتابة الدعوة.
4. النموذج الرابع
- التاريخ: (مع ذكره).
- السادة: أعضاء مجلس الإدارة.
- المؤسسة (مع ذكر اسمها).
- الموضوع: دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة (مع ذكر اسم المؤسسة).
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،.
- يسعدنا دعوتكم لحضور اجتماع رقم (4 على سبيل المثال)، لمجلس إدارة مؤسسة (مع ذكر الاسم)، ومن المقرر أن يعقد في تمام الساعة (11 على سبيل المثال) صباحا في يوم الاثنين الموافق (ذكر التاريخ)، بمقر المؤسسة الموجود في (ذكر العنوان)، لمناقشة الأمور التالية (ذكرها بوضوح في نقاط).
- مع فائق الاحترام والتقدير،،.
- السيد/ (ذكر اسم المدعو).