نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع
يحتاج العديد من المؤسسات والشركات إلى تحرير نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع يتناقش فيه بعض المواضيع الهامة المتعلقة بعمل الشركة، وذلك لتحقيق الأهداف المنشودة، ويمكن عقد هذه الاجتماعات داخل أو خارج مقر الشركة أو المؤسسة، لذلك يجب أن تحتوي هذه الدعوات على مهارات وفنيات متنوعة.
طريقة نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع :
هناك العديد من طرق إعداد نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، ومن بين تلك الطرق إرسال الرسائل عن طريق البريد العادي أو استخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة مثل البريد الإلكتروني. سواء تم إرسال الدعوة بالطرق التقليدية أو عبر البريد الإلكتروني، يجب أن تحتوي الرسالة على العديد من العناصر، حيث تعتبر الاجتماعات رسمية ويجب أن تعكس الدعوة قيمة وهيئة المدعوين.
الشروط الواجب توافرها في نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع:
- يجب أن يتم إرسال الدعوة قبل موعد انعقاد الاجتماع بفترة مناسبة حتى يتمكن الأشخاص المدعوون من التجهيز والتحضير للمواد المطلوبة قبل الاجتماع، وهذا قد يستغرق وقتا، فإذا تم إرسال الدعوة قبل فترة قصيرة من الاجتماع، فسيتسبب ذلك في ارتباك للمدعوين وقد يعتذرون عن الحضور لعدم جاهزيتهم في وقت الدعوة.
- يجب أن يحتوي النموذج الخاص بالدعوة على تاريخ الإرسال، وعنوان الشخص المدعو للحضور، ويمكن تسجيل هذه البيانات على الظرف المرفق بالدعوة.
- يجب أن يحتوي مضمون الدعوة على عنوان محدد، حيث يذكر لقب الشخص المستدعى. على سبيل المثال، في حالة دعوة شخص مرموق مثل الوزير، يجب أن يبدأ الدعوة بذكر لقبه مثل معالي الوزير. وفي حالة دعوة أحد المهندسين، يجب أن تبدأ بذكر السيد المهندس. وبالنسبة للدكتور، يجب أن تبدأ بذكر السيد الدكتور، وهكذا.
- يجب أن تتضمن الدعوة جميع الجوانب التي ستناقش في الاجتماع، وهذا هو الهدف من الاجتماع.
- يجب أن تتضمن الدعوة المكان المحدد للاجتماع، والزمان بالدقيقة، والشروط التي يجب مراعاتها عند حضور الاجتماع .
- في النهاية يجب أن تحمل الدعوة توقيع الهيئة أو المؤسسة التي تسعى لإقامة الاجتماع.
الجمع بين أكثر من طريقة لنموذج دعوة رسمية للاجتماع:
هناك بعض المؤسسات التي تقوم بإرسال الدعوة عبر البريد الإلكتروني لكل عضو مسؤول عن إرسال الدعوة، وفي نفس الوقت يتم إرسالها أيضا عبر البريد التقليدي لضمان وصول الدعوة بأكثر من طريقة.
في حالة تعذر حضور الاجتماع من جانب أحد الأفراد:
في حالة عدم قدرة الشخص المدعو على حضور الاجتماع بسبب ظروف خارجة عن إرادته، يجب عليه أن يعتذر رسميا عن طريق خطاب موجه للشركة، ويمكن أيضا أن يعتذر شفهيا للشخص الذي سيترأس الاجتماع.
الخاتمة:
نأمل أن تكون قد أوضحنا البروتوكول الخاص بنموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع وما يجب على الشركة المدعوة فعله، والمحتوى الذي يجب أن يشمله الدعوة، بالإضافة إلى التعليمات الخاصة للشخص المدعو وما يتعين عليه فعله إذا اعتذر عن الحضور.
المراجع: