كيفية كتابة خطة عمل ؟

كيفية صياغة خطة عمل، عندما ننظر إلى معظم الأعمال أو المشاريع التي حققت نجاحا كبيرا، سنجد أنها تعتمد على أساس ثابت وهو (خطة العمل)، حيث تمثل خطة العمل المنهج الذي يتبعه الفرد خلال مراحل مشروعه.

كيفية كتابة خطة عمل :

إذا كنت ترغب في تحقيق المزيد من النجاح من خلال دراسة وعلم ووعي بكافة الجوانب والخلفيات لمشروعك، فعليك كتابة خطة عمل. إذا كنت لا تعرف كيفية القيام بذلك، فاترك هذه المسألة لنا وسنوضحها لك بالتفصيل في هذا المقال.

كيفية إعداد خطة عمل إدارية :

ربما أول سؤال يتبادر إلى أذهان قرائنا الأعزاء الذين لا يعرفون كيفية كتابة خطة العمل هو: ما هي الخطوات التي يجب اتباعها للحصول على خطة عمل صحيحة ومفيدة لمشروعي؟.

لعل أولى تلك الخطوات تلك التي تتمثل في  :

صياغة الهدف النهائي الذي ترغب في تحقيقه :

يجب علينا أن نلفت انتباهك، أيها القارئ العزيز، إلى أنه يجب عليك صياغة أهدافك بناء على الواقعية، أي أن تكون تلك الأهداف مناسبة لجميع متطلبات العمل وقابلة للتحقيق في ضوء الموارد المتاحة، وألا تكون مستحيلة أو غير قابلة للتحقيق.

تحديد ميزانية العمل :

وفقا لتحديد الميزانية، يمكنك تحديد وجهتك في العديد من الأمور الأخرى التي ستتضمنها خطة العمل.

تحديد شركائك بالعمل وتوزيع المهام :

من الضروري أن تتضمن خطة العمل تحديد الأشخاص الذين سيساهمون في إنجاز العمل، سواء كانوا شركاء أو عمال، ومن ثم تحديد وتوزيع المهام عليهم.

إعداد خطة زمنية :

من أهم خطوات الخطة العمل هي تحديد خطة زمنية تشمل بداية ونهاية العمل وتحديد فترات زمنية لكل مرحلة بشكل منفصل، وهذا يزيد من الالتزام والدقة في الخطة العمل.

كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية :

لا تختلف محتويات خطة العمل التنفيذية كثيرا عن خطة العمل الإدارية، إلا في بعض البنود البسيطة، وأهمها:

دراسة الوضع الحالي :

تتضمن هذه الخطوة دراسة متأنية لمتطلبات الوضع الحالي وتحديد طبيعة الأهداف التي تهدف إليها خطة العمل.

إعداد بدائل :

والجدير بالذكر أن هذه الخطوة تعتبر أحد أهم خطوات إعداد خطة التنفيذ العملية والتي تميزها عن غيرها من خطط العمل الأخرى، حيث من الضروري وضع وتحديد قائمة من البدائل تحتوي على مجموعة من الاحتمالات التي يمكن اللجوء إليها في حالة تغير في طبيعة الأنشطة أو الوضع الحالي، ومن جهة أخرى يجب أن يتم إجراء تقييم شامل وشامل لجميع المزايا والعيوب التي تتضمنها تلك البدائل بطريقة تضمن تحقيق نجاح خطة العمل والتصدي لأي تغيير أو طارئ يحدث.

دراسة أوضاع المنافسين :

تعتبر هذه الخطوة ذات أهمية قصوى في تحقيق نجاح خطة العمل، حيث يجب عليك دراسة منافسيك في نفس المجال لكي تتعرف على جميع مميزاتهم وعيوبهم. وبذلك، يمكنك الاستفادة من تلك المميزات إذا لم تكن لديك، ويمكنك إضافتها وتضمينها في خطة عملك. وإذا كانت تلك المميزات موجودة بالفعل، فيمكنك العمل على تحسينها وتطويرها من جانبك.

أما بالنسبة للتعرف على عيوب منافسيك، فإن ذلك يمنحك آلية التميز عليهم من خلال امتلاكك ما لا يمتلكونه.

هنا يجب أن نشير إلى أن العديد من أصحاب المشاريع يقومون بدمج بنود الخطة الإدارية والتنفيذية لتحقيق أقصى استفادة ممكنة.

أهمية كتابة خطة عمل :

ربما يتساءل القارئ الآن عن فائدة كتابة وإعداد خطة عمل، فعلى الواقع هناك العديد من الفوائد والآثار الإيجابية التي يمكن تحقيقها عند قيام أي شخص بإعداد خطة عمل لمشروع ما، وتتجلى تلك الآثار فيما يلي:

1. تساعدك كمالك مشروع في تنظيم أفكارك وتصبح لديك خطة شاملة ومتكاملة تسير وفق خطواتها، وعند تنفيذ خطة العمل قد يتطلب الأمر بعض التعديلات التي يفرضها واقع تنفيذ الخطة، ولكن معظم هذه التعديلات ليست في المضمون وإنما في الأهداف الفرعية.
2. تمنحك فرصة للاطلاع على سوق العمل من قرب من خلال دراستك لمزايا وعيوب منافسيك، وتمنحك أيضا فرصة لفهم متطلبات السوق ورغبات المستفيدين من المنتج الذي تقدمه.
3. تمنحك هذه الفرصة فرصة للاطلاع على قدراتك الفعلية من جميع الجوانب، سواء كانت قدرات مادية أو بشرية، ومدى استعدادك الفعلي والواقعي لتنفيذ مشروعك.
4. ستحصل على إجابات عن العديد من الأسئلة التي قد تدور في ذهنك حول مشروعك، حيث تجري تفنيد نقاط خطة العمل تمنحك نوعا من السيطرة والتحكم في الأمور بيدك.
5. خطة العمل تهدف إلى تقليل نسبة فشل مشروعك. هذا ما تؤكده الدراسات في هذا الصدد. تجعل الأمور واضحة أمامك وتصبح صاحب مشروع ذو رؤية واضحة وتحدد الخطوات والمنهجية التي ستتبعها في مشروعك.