أسأل الخبراءالمراجع
كيفية إدارة الحفلات ؟
يعتقد بعض الناس أن إدارة وتنظيم حفلة أمر سهل ويمكن تنفيذه بسهولة ويسر، ولكن بالتأكيد هذا أمر صعب جدا ويحتاج إلى دراسة. فضلا عن ذلك، يتطلب الأمر مجموعة كبيرة من العناصر الأساسية التي يجب توفرها، وفي حالة عدم توفرها ستكون المهمة صعبة جدا ولا يمكن تنفيذها بالشكل المناسب والصحيح.
إدارة الحفلات :
يهتم موقع الموسوعة بكل الأمور التي تشغل بال القراء والمتابعين، وبناء على ذلك، يسلط الموقع الضوء على العديد من الموضوعات الهامة ويجعلها محورا رئيسيا للعديد من المقالات التي يتم تقديمها من خلاله. ونظرا لذلك، سيقدم موقع ست الكل هذا المقال الذي يحتوي على مجموعة من الخطوات الرئيسية اللازمة لنجاح إدارة الحفلات، ليكون مصدرا للمهتمين بهذا المجال. لذا، دعونا نتعرف على تلك الخطوات سويا…:
- احرص في بداية توليك لإدارة الحفلات أن تتخصص في نوعية الحفلات التي ستقوم بتنظيمها، حيث ستجد فرصا كبيرة أمامك لأن هناك العديد من أنواع الحفلات، ولنلفت انتباهك عزيزي القارئ في بداية عملك في إدارة الحفلات ألا تكون شخصا يدير كل أنواع الحفلات، لأن ذلك سيكون مرهقا للغاية بالنسبة لك ولن تتمكن من الوفاء بكل التخصصات المطلوبة في هذا المجال، لذلك يؤكد الخبراء في هذا المجال أن الأفضل لك أن تتخصص في نوعية محددة من الحفلات التي ستديرها، فهناك حفلات مدرسية وحفلات زفاف ومؤتمرات عامة وسياسية وحفلات تتعلق بالعمل الخدمي أو التطوعي.
- من الجدير بالذكر أن هناك العديد من المحاور التي يجب أن يضعها الشخص الذي يقدم على إدارة الحفلات في اعتباره. وربما تكون أهم تلك المحاور هو وجود فريق عمل كبير ومؤهل يتمتع بصفات مهنية وحرفية وشخصية متنوعة. وقد يكون من أهم تلك الصفات هو امتلاك الخبرة التي تأتي من الدراسة والعلم. ومن ناحية أخرى، يجب أن يكون لديه روح التعاون كصفة أساسية ورئيسية في هذا العمل. فالتعاون بين أفراد الفريق لا شك أنه يؤثر إيجابيا على العمل بشكل عام.
- ومن جانب آخر، قائمة الطعام تعتبر أمرا أساسيا في تحضير وإدارة الحفلات، وبلا شك تختلف تلك القائمة من مناسبة إلى أخرى، وتتم تحديد محتواها وفقا لطبيعة المناسبة أو نوع الحفلة. فمثلا، تختلف إعداد قائمة طعام لحفلة تخريج دفعة دراسية أو جامعية عن تلك التي تكون مخصصة لمجموعة من رجال الأعمال لمناقشة بعض الوثائق الاستثمارية. كما يجب أن نلاحظ أن قائمة الطعام تتم تحديدها أيضا وفقا لعدد الضيوف، وتتأثر أيضا بالوقت الذي يتم فيه إقامة الحفلة، فإذا تم تحضيرها في فصل الصيف، ستكون مختلفة عن تلك التي تم تحضيرها في فصل الشتاء.
ما هي طبيعة عمل من يقوم بإدارة الحفلات ؟
- في الحقيقة، يقوم من يدير الحفلات بكل التفاصيل المهمة في هذا الشأن، حيث يهتم بكل الأمور الكبيرة والصغيرة. يبدأ بتحديد المكان الذي سيقام به الحفلة، ثم يقوم بإرسال الدعوات للضيوف أو المدعوين، ومن ثم يختار نوعية الديكور الذي سيتم استخدامه داخل المكان. بالإضافة إلى ذلك، يهتم بالموسيقى التي سترافق فقرات الحفل من البداية إلى النهاية.
- إذا كنت تخطط لتنظيم أو إشراف حفل ما، فاعلم أنك ستكون مسؤولا عن إدارة الحدث بأكمله دون الحاجة إلى الاعتماد على صاحب الحفل في أي شيء، حيث سيتوقع منك أن تتعامل مع الأمور بنجاح دون أن يقدم لك أي مساعدة بغض النظر عن طبيعتها.
- عليك أن تعلم أيها المنظم للحفل أن صاحب الحفل أو الراعي الرئيسي للحفل الذي ستشرف عليه لن يقم فورا بتوقيع العقد معك. بل سيتطلع إلى جميع التفاصيل التي تقوم بتسجيلها في خطتك لإدارة الحفل. ثم سيقوم بمقارنتها بخطط أخرى لبعض منظمي الحفلات الذين يقدمون نفس الخدمة. وهذا في محاولة منه للمقارنة واتخاذ قرار بالتوازن بينهم. وبعد ذلك، سيتم توقيع اتفاق مع الأفضل بلا منازع.
- من ناحية أخرى يجب أن تدرك أن هناك العديد من المشكلات التي من المفترض أن تواجهها، فلا يجب أن تنزعج منها بل عليك مواجهتها بحزم وفورا.