نموذج خطاب اجتماع
هناك العديد من نماذج خطابات الاجتماع المميزة، حيث تستخدم في مختلف المؤسسات. ورغم تنوع هذه النماذج، إلا أنها تعتبر جزءا أساسيا يوثق حضور الاجتماع ويحدد الوقت والأشخاص المشاركين، وتعزز الانضباط في المؤسسة والالتزام لدى الموظفين. تتنوع أشكال النماذج وفقا للهدف من استخدامها، بما في ذلك نماذج دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة ونماذج محاضر الاجتماعات، وأيضا خطابات الترحيب بالأعضاء الجدد. يتضمن مقالنا التالي بعض هذه النماذج من موسوعة .
نموذج خطاب اجتماع رسمي
يدعو مجلس إدارة…………… كافة العاملين والقياديين بال مؤسسة/ شركة/مصنع لحضور الاجتماع المقرر عقده يوم……… الساعة ……….. ب……… بشأن مناقشة بعض المواضيع التى تهم الشركة والعاملين فيها، والدعوة مفتوحة للجميع للحضور والنقاش وتقديم المقترحات
مجلس إدارة ال…………
نموذج دعوة لحضور اجتماع الجمعية العمومية
تعلن جمعية………………..لأعضائها الكرام عن موعد اجتماع الجمعية العمومية حيث ستتم مناقشة…………وتزكية أعضاء مجلس الأمناء للدورة …../…….
الزمان:
المكان:
الفترة:
تنويه: يمكن للمتأخرين سداد اشتراك العضوية الشهري قبل موعد الاجتماع
مع خالص الود والتقدير،،،
نموذج ترحيب بموظف جديد
في إطار استقطاب ال منظمة/المؤسسة/المصنع/الشركة للكوادر القيادية والطاقات الإدارية، نرحب بالأستاذ/ة…………… الحاصل على شهادة…… تخصص……….. ولديه العديد من الخبرات/الدورات التدريبية المتخصصة في هذا المجال. وقد مارس عمله من خلال العديد من المناصب منها………… وكان آخرها………………………… لذلك فنحن نرحب ب……… ونتمنى أن يكون انضمامه إضافة قوية تسهم في انطلاقة مؤسستنا.
وتقبلوا فائق تحياتنا،،،
إدارة الموارد البشرية
كيف تعد نموذج للاجتماع؟
- من الضروري توضيح عناصر المكان والزمان والفترة لهذا الاجتماع.
- ضرورة ذكر سبب عقد الاجتماع.
- من الأهمية بمكان توضيح الأفراد الذين يجب حضورهم الاجتماع في حالة التخصيص، أو ذكر إجمالي العاملين في المؤسسة أو مكان العمل.
- ذكر الهيئة أو الإدارة المنظمة للاجتماع.
الشروط الواجب توافرها بنموذج محضر الاجتماع
- جميع الشروط المذكورة سابقا تكون ضرورية في نموذج خطاب الاجتماع ونموذج محضر الاجتماع.
- يتم إضافة البنود الأساسية التي ستناقش في محضر الاجتماع.
- المحاور التي تمت مناقشتها في محضر الاجتماع وملاحظات الحضور (وقائع الاجتماع).
- النتائج والتوصيات .
- توقيعات الحاضرين.
الملاحظات التي يمكن ذكرها مع دعوة الاجتماع
- يجب الحضور قبل موعد الجلسة بفترة كافية وإحضار دعوة الاجتماع إن وجدت.
- حضور نائب بدلا من الموظف أو الحضور الشخصي أو الاعتذار معه قسيمة توكيل مختومة بختم الشركة.
- التنبيه على الحضور بمظهر رسمي.
- تنبيه بعدم التأخر وذكر العقوبة في حالة التأخر.
كيف يتم الإعلان عن الدعوة أو عن الاجتماع
من الضروري أن يتم الإعلان عن الاجتماع بجميع وسائل الاتصال ووسائل الإعلام لتجنب أي غياب أو خلل في تنظيم الاجتماع.
من الضروري كتابة تقرير شامل عن ما حدث في جلسة الاجتماع بعد انتهائها وتوقيع الحاضرين عليه، ويجب أن يتوفر فيه ما يلي:
- تشمل قواعد التنظيم ذكر المؤسسة المنظمة للاجتماع، والزمان والمكان ومدة الاجتماع.
- إدراج أسماء الحضور.
- ذكر أسماء الغائبين عن الاجتماع.
- يجب ضم الأعمال التي تمت مناقشتها والأعمال المكتملة.
- ذكر الأعمال الغير مكتملة.
- كتابة الأعمال الجديدة، والمهام الواجب إنجازها .
- الإعلانات إن وجدت.
يعتبر تسجيل ما يحدث في الاجتماعات أمرا مهما لكاتب محاضر الاجتماعات، أولا لأنه وظيفته ويتممها بتوقيع جميع الحضور على محضر الاجتماع. والأمر المهم الآخر هو أن نماذج الإعلان عن الاجتماعات والمحاضر التي تثبت حدوثها بجميع العناصر المذكورة هي من أهم الأمور التي تساهم في رفع قيمة العمل في المؤسسة، وتساعد على الاستقرار والنظام والحفاظ على تقدم المؤسسة ونجاحها.
الاهتمام بجميع العناصر التي تساعد في إنشاء نموذج موثوق لعمل المؤسسة أو الشركة أو المصنع أو الكيان المسؤول عن العمل في أحد القطاعات يعد مؤشرا قويا على نجاح الإدارة فيها.