طرق بسيطة لكتابة شكوى إدارية
إذا كنت ترغب في كتابة شكوى إدارية وتجهل من أين تبدأ، يسرنا أن نقدم لك طرقا بسيطة لكتابة شكوى إدارية. إنها طلب يقدم إلى مجلس إدارة الشركة في حالة تعرضت للأذى من أحد زملائك في العمل أو إذا تسبب أحدهم في إلحاق الأذى بك. يتم تقديم الشكوى وكتابتها فور حدوث الضرر لاستعادة حقوقك القانونية وفقا للوائح الشركة أو المؤسسة. إنها ورقة رسمية يكتب فيها الموظف بالتفصيل عن الضرر الذي لحق به، وبعد كتابة الشكوى، يتم كتابة طلب للحصول على حقوقه الشخصية بطريقة قانونية. لذا، نقدم لكم في هذه الموسوعة إحدى الطرق البسيطة لكتابة الشكوى
طرق بسيطة لكتابة شكوى إدارية
هناك العديد من الطرق حول العالم لكتابة الشكوى الإدارية، والخطابات التي تحمل شكوى هي الأكثر انتشارا في المؤسسات والشركات، وخاصة المكتبات الرسمية عند التعامل مع جهة حكومية، في حالة التظلم من واقعة معينة تسببت في ضرر، وهناك فرق كبير بين تقديم شكوى مكتوبة وشكوى شفهية، حيث الأخيرة تعرضك للعديد من المصاعب والمواقف التي من خلالها لا يمكنك الحصول على حقوقك مثل: الإطلاق لفظا خارجيا أثناء غضبك، التعصب أثناء المحادثة مما يجعلك غير قادر على سرد الواقعة بطريقة صحيحة، بينما الشكوى المكتوبة تساعدك على الهدوء أثناء كتابتها وعدم الوقوع في أخطاء وسرد الواقعة بدقة.
شروط يجب أن تتوافر لكتابة الشكوى الإدارية
- تجنب استخدام الكلمات الصعبة أثناء السرد وعدم كتابة ألفاظ بذيئة، ويجب أن يكون الخط المستخدم في الشكوى واضحا ليمكن قراءته بسهولة، وتجنب استخدام الجمل التي يصعب تفسيرها أو فهمها، لأنها لا تسهم في فهم المطلوب من الرسالة
- الشكوى المقبلة على كتابتها وموضوعيتها، وتقصير في صياغة نص الشكوى.
- تنظيم الأفكار في الكتابة ليتم فهم الموقف بسهولة من قبل القارئ.
- استخدام الألفاظ الواضحة والكلمات البسيطة وتجنب الكلمات المعقدة واختيار المصطلحات سهلة الفهم لنقل الهدف من الشكوى بسرعة.
- توفير معلومات موثوقة ودليل كي تثبت الواقعة وتكون قابلة للتحليل من مستلم الرسالة.
طريقة كتابة الشكوى الإدارية
تقسيم الشكوى إلي:
الترويسة
توجد في الجزء العلوي من الشكوى وتحمل عنوان موقع الشركة المرسلة إليها، ورقم صندوق البريد ورقم الهاتف.
الرقم أو الإشارة
يرمز إلى موضوع الرسالة وترتيبها الرقمي الصادر من النظام، مما يساعد في حفظ الشكوى.
التاريخ
يتم كتابة تاريخ إرسال الرسالة والجزء العلوي من الشكوى على الجانب الأيمن.
المقدمة
هذه التحيات المحترمة ترفع من شأن المؤسسة، ثم يتم شرح مبسط لمضمون الشكوى.
كتابة الشكوى
هنا يتم كتابة الشكوى بتفصيل ودقة مع مراعاة الملاحظات التي ذكرناها في الأعلى، حيث يجب الدخول في الموضوع فورا واستخدام اللغة البسيطة.
الخاتمة
وهي نهاية مناسبة تناسب بداية الشكوى، حيث تنهي كتابة الشكوى هنا وتنسحب بطريقة مهذبة تتناسب مع شكوتك وشخصيتك.
التوقيع
قبل التوقيع، يجب عليك قراءة الشكوى بعناية للتأكد من توافر جميع الشروط الهامة لكتابتها وتجنب الأخطاء، ثم يتم التوقيع بإسم المرسل إليه ومركزه في المؤسسة.
عنوان المرسل إليه
يتم كتابة الشكوى في الجزء العلوي يمينا باللغة العربية ويسارا باللغة الإنجليزية، وتكون التاريخ والرقم أسفلها مباشرة.
المرفقات
إذا كان هناك أي شيء آخر تود إرساله مع الشكوى، فيجب عليك كتابة (مرفق مع الشكوى/…).
في حالة التقدم للشكوى لأكثر من شخص
هذه الحالة نادرا ما تحدث ولكن عليك مراعاة كتابة أسفل الشكوى ( هذه النسخة إلى السيد / …. )
بهذه الطريقة انتهيت من كتابة الشكوى الإدارية ويتعين عليك فقط تقديمها ولكن بعد مراعاة والتأكد من ما تم ذكره