ما هو تعريف التخطيط وأنواعه وفوائده

تعريف التخطيط هو واحد من أهم التعريفات التي يجب على كل فرد أن يكون على دراية بها، حيث يعد الخطوة الأولى في العملية الإدارية التي تؤثر على الخطوات التالية من تنظيم وتوجيه ورقابة. إذا لم يتم التخطيط بشكل صحيح وبوعي تام لاحتياجات العمل، فإنه يؤدي إلى تعطيل الخطوات الإدارية التالية. وبناء على أهمية التخطيط العالية، سنتعرف في هذه المقالة على تعريف التخطيط بالتفصيل، وسنستعرض أهميته وفوائده وأنواعه.

تعريف التخطيط

التخطيط هو العملية التي تهدف إلى وضع مجموعة من الخطط أو الاستراتيجيات التي ستتبعها المؤسسة في الوقت الحالي، وكذلك تصور الفرضيات المحتملة التي قد تواجهها في المستقبل ووضع طرق بديلة للتعامل معها، ويعد التخطيط أولى العمليات الإدارية التي تسبق عملية التنظيم، فلولاها لم تتمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها.

يعتمد التخطيط بشكل أساسي على التفكير الدقيق واستخدام طرق بديلة في حالة فشل الخطة، وهذه هي الخطوة الأولى والأساسية التي تساعد الإدارات على اتخاذ قرار سليم ومناسب للعمل.

يعرف التخطيط عند البعض بأنه الخطة التي تعتمد على مجموعة من الأفكار الذهنية، والتي ترسمها الإدارة العليا للمؤسسة، وتنفذها الإدارة الدنيا، تحت إشراف ورقابة الإدارة الوسطى. بمعنى آخر، هو خطة العمل التي تتم قبل التنفيذ.

ومن أبرز التعريفات التي أوردها علماء الإدارة في التخطيط:

• تعريف جورج تيري للتخطيط هو عملية تعتمد على الاختيار مع النظر في الحقائق المتاحة وتخيل الأنشطة الضرورية لتحقيق النتائج المرغوبة.
• يعرفه هنري فايول بأنه عملية التنبؤ بما سيحدث في المستقبل، مع التحضير لذلك.
• وفي هذا السياق، ذكر أحمد السيد مصطفى أن التخطيط هو العملية التي تتضمن آلية التعامل مع المستقبل من خلال وضع الأهداف وتقييمها، واختيار الأهداف المناسبة، مع وضع استراتيجية تساعد في تحقيقها.

فوائد التخطيط

للتخطيط الكثير من الفوائد والأهمية في العمليات الإدارية، وتتمثل فوائده في:

• يقوم بوضع خطة منظمة لضمان استخدام الموارد المتاحة بشكل أمثل.
• تقليل المخاطر التي قد تواجهها المؤسسة، نتيجة لغياب التخطيط والعشوائية في التنفيذ.
• توضح للموظفين الخطة التي تعتمدها الإدارة العليا لتحقيق أهدافها، وذلك لتحقيق التعاون بين مختلف الإدارات وتسهيل الوصول إلى الهدف.
• تحديد المهام والواجبات المطلوبة من كل موظف لتنظيم سير العمل ومنع التداخل في التقسيم الوظيفي.
• يساعد في التنبؤ بالمخاطر المستقبلية التي قد تواجهها المؤسسة، وبالتالي يمكنها تجاوزها بسرعة.
• يجب استغلال الموارد البشرية والموادية بطريقة تساعد على تحقيق أقصى استفادة منها في سوق العمل.
• تم إحداث حالة من الرضا الوظيفي، وتشمل الجميع في عمليات الإدارة من خلال التغذية المرتدة ورجوع الصدى.
• تساعد في امتلاك العديد من الخطط البديلة التي تجعل المؤسسة مستعدة بما يكفي للتغلب عليها بغض النظر عن حجمها.

أسس التخطيط

هناك مجموعة من المبادئ والأسس التي يعتمد عليها التخطيط، وتتمثل في:

• تحديد الهدف الذي تسعى لتحقيقه المؤسسة، سواء كان في المنافسة مع مؤسسات أخرى في سوق العمل أو تحقيق الأرباح أو أي أهداف أخرى تعتمد على طبيعة كل مؤسسة.
• قم بدراسة البيئة المحيطة والعمل على توقع المخاطر والتحديات التي يمكن أن تواجهها المؤسسة.
• اتباع منهج أو فلسفة معينة، وهي مجموعة من الأفكار والمبادئ التي تعتمد عليها المؤسسة لتحقيق الأهداف.
• يتجلى المبدأ الرابع في اتباع سياسة محددة وواضحة للجميع، تحتوي على مجموعة من المبادئ التي يتم استخدام الموارد المادية والبشرية بطريقة تضمن الاستخدام الأمثل لها. من خلال تحديد التقسيمات الإدارية وتحديد مهام كل قسم ووضع الخطة التي سيتم اتباعها وتحقيق الأهداف المرجوة منها. ومن خلال تحديد طرق القياس التي يتم من خلالها متابعة الأداء وتنفيذ خطة العمل.
• وضع ميزانية لضمان سير العمل، مع تحديد أولويات الإنفاق، التي تعتمد على الهدف المرغوب تحقيقه من قبل المؤسسة.

أنواع التخطيط

بعد الحديث عن تعريف التخطيط وفوائده وأيضا الأسس الرئيسية التي يعتمد عليها، يجب التعرف بالتفصيل على أنواع التخطيط، والحقيقة أنها تختلف وفقا لعدة عوامل تتمثل في:

المدة الزمنية

في هذا السياق ، هناك خطة طويلة الأمد تستند إلى وضع خطة المؤسسة لأكثر من خمس سنوات ، وفي هذه الحالة ، فإنها تغطي الخطوط العريضة التي يجب اتباعها خلال تلك الفترة بدون انحراف. بالإضافة إلى ذلك ، هناك خطة متوسطة المدى التي تشمل أقل من خمس سنوات والتي تعتمد عليها معظم المؤسسات الاقتصادية ، وبعد ذلك هناك خطة قصيرة المدى التي تشمل جميع التفاصيل والخطط التشغيلية والتي لا تزيد مدتها عن عام واحد.

نطاق التأثير

يختلف التخطيط وفقا لمدى التأثير، فهناك التخطيط الاستراتيجي الذي يهدف إلى وضع الاستراتيجية العامة للعمل داخل المؤسسة ويتم ذلك بواسطة الإدارة العليا. وأيضا هناك التخطيط التكتيكي الذي يقوم به الإدارة الوسطى لدعم وتنفيذ هذه الخطط الاستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا ويتم خلاله تحديد المسؤوليات. وأخيرا يوجد التخطيط التشغيلي المتعلق بتنفيذ المهام المسندة.

ومن هنا نستنتج أن التخطيط هو واحد من أهم العمليات الإدارية التي يجب أن نعتمد عليها، وذلك ليس فقط للوصول إلى الهدف، ولكن أيضا في جميع جوانب الحياة، إن وضع الخطط هو الخطوة الأولى والأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها.