طريقة كتابة محضر اجتماع بشكل نموذجي
ما هي طريقة كتابة محضر الاجتماع؟ سؤال يتبادر للكثير منا إذا كنا مكلفين بعقد اجتماع أو نحن أمناء سر في جلسة معينة، ونتساءل عن الطريقة المطلوبة لإنجازها بأفضل صورة ونشعر بالخوف إذا كنا نكلف لأول مرة بذلك ولكتابة محاضر الاجتماعات يجب توفر بعض الشروط والالتزام ببعض الخطوات ونظرا لأن أي عمل يتطلب عقد اجتماعات دورية سواء كانت أسبوعية أو شهرية يجب معرفة خطوات التحضير لهذا الاجتماع والاطلاع على جوانب نجاحه ويجب على الشخص المكلف بمهمة كتابة محاضر الاجتماعات أن يتمتع بالكفاءة والسرعة والدقة فالتنظيم والتخطيط السليم هما أساس أي عمل وأيضا الدقة عند تنفيذه، ستجد كل ما ترغب في معرفته حول طريقة كتابة محاضر الاجتماعات والاستعداد لها معنا في الموسوعة.
طريقة كتابة محضر اجتماع
ماهو محضر الاجتماع ؟
يقصد بمحضر الاجتماع الوثائق أو الأوراق التي تتعلق بمحتوى الاجتماع، مثل عدد الحضور وأسماؤهم وجدول أعمال الاجتماع والمهام التي تم تنفيذها والمهام التي تم تأجيلها للنظر فيها لاحقا، بالإضافة إلى تسجيل أقوال المشاركين.
محضر الاجتماع النموذجي
الاهتمام بمعرفة كل التفاصيل هو واحد من أهم سمات الموظف الناجح، فالدقة تستدعي التسجيل والتدوين وتدوين المهام التي يجب إكمالها والمهام التي تم إنجازها بالفعل، بالإضافة إلى التحضير المسبق للاجتماعات مع جدول أعمال خاص يحتوي على التاريخ وجميع البيانات ذات الصلة، وإذا كان الشخص ماهرا في الكتابة على الحاسوب والطباعة فورا، فإن ذلك يكون أفضل بكثير.
خطوات كتابة محضر الاجتماع
- تجهيز جدول خاص بالاجتماع يحتوي على تفاصيل تاريخية مفصلة باليوم والشهر والسنة وتحديد يوم الأسبوع والوقت
- يتم كتابة حضور جميع الأعضاء، وفي حالة وجود عدد كبير يتم إعداد ورقة مسبقة وتسطير أسمائهم مع جميع بياناتهم .
- قراءة البنود الخاصة بالاجتماع من أجل معرفة المواد التي سوف يتم مناقشتها مع إمكانية الحذف أو الإضافة حسب الحاجة وتسمح الزمن المخصص.
- إعداد محضر الاجتماع السابق لتوضيح ما تم الاتفاق عليه سابقا وما تم تحقيقه وما يجري تنفيذه، ويفضل أن يكون هناك عدة نسخ بعدد الحضور للإطلاع عليها قبل بدء الاجتماع الجديد، نظرا لوجود بعض القرارات التي تنجم عنها قرارات جديدة.
- عند تسجيل النقاط المطروحة وتسجيل محتويات الاجتماع يجب اختصارها دون التأثير على المضمون .
- في النهاية، يجب إرفاق المحضر بجميع المذكرات والتقارير التي تمت مناقشتها أو إنجازها خلال الجلسة .
- الالتزام ببنودها وعدم خروج الأعضاء عن سياق المحتوى لتجنب انتهاء الوقت دون الوصول إلى النتيجة المطلوبة.
- التأكد من التزام كل فرد بالمهام المكلف بها وأداء التكاليف السابقة في الاجتماع السابق.
- عد عدد المؤيدين والمعارضين عند التصويت على اتخاذ قرار، سواء كان بالموافقة أو الرفض.
- العودة إلى بعض الأشخاص لاستكمال المعلومات اللازمة منهم فور الانتهاء من الاجتماع إذا لم يكن ذلك ممكنا أثناء المناقشة .
- يجب كتابة الخاتمة والنتيجة النهائية للاجتماع فورا لتسهيل تسجيل المحتوى دون نسيان أي تفاصيل، مع ذكر البنود التي سيتم مناقشتها أو استكمالها لاحقا للإستفادة منها في الاجتماع القادم.
- بعد انتهاء الاجتماع، يتم تسجيل وقت الانتهاء بالساعة وتصوير النسخ بعدد الحضور وتوزيعها عليهم.
- التحقق من معرفة كل فرد مكلف بالمهمة بطبيعة المهام الموكلة إليه وتوقيعها في حالة وجود قرار تكليف.
يعتمد العمل الناجح على التخطيط الجيد ومهارة إدارة الوقت والدقة في التنفيذ، لذلك اتبع الخطوات الصحيحة وسيكون لجهودك نجاح بإذن الله، فإن الله لا يضيع أجر من يعمل بإحسان.