ما هو مفهوم السكرتارية
سنقدم لكم في هذا المقال مفهوم السكرتارية، حيث تعتبر السكرتارية وظيفة إدارية هامة في بيئة العمل. إنها تتضمن مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المؤسسة. تعمل على تزويد الإدارة بجميع البيانات والمعلومات التي تساهم في دعم بيئة العمل وتسهيل الجهد والوقت وتقليل الأعباء المتراكمة المتعلقة بالمهام الروتينية.
مفهوم السكرتارية
السكرتارية هي وظيفة تعمل على مساعدة جميع الإدارات والمديرين من خلال تزويدهم بجميع المعلومات المتعلقة بالمجالات الفنية والأمور المكتبية، لأداء جميع المهام وتسهيل جميع الأعمال الروتينية، لتخفيف الأعباء عن المدراء. والسكرتيرة أو السكرتير هو الشخص المسؤول عن مساعدة المدير في جميع الأمور، مما يساعده على أداء مهامه بسهولة ويسر.
أهمية السكرتارية
أدت ظهور التقنيات والتكنولوجيا الحديثة، وخاصة الحاسوب، إلى تطوير مجال السكرتارية وزيادة أهميتها كمفهوم إداري مهم يعتمد على:
- تقليل الضغط الذي يواجه رؤساء الأقسام والمدراء في العمل نتيجة لتعاون السكرتارية معهم.
- نقوم بأداء جميع المهام بشكل ممتاز، مثل التحضير للاجتماعات والمناقشات وغيرها.
- تجهيزجميع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
- حماية وسائل الاتصال بين المديرين والبيئة الخارجية.
- تأكد من صحة الوثائق قبل اعتمادها رسميا.
خصائص السكرتارية
هناك مجموعة من الخصائص تميز السكرتارية، وهي:
- يعتبر الالتزام بالصدق من أهم خصائص السكرتارية.
- التصرف الحسن، واللباقة في التعامل.
- سرعة البديهة والذكاء في العمل.
- القدرة على التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح ولغة مناسبة.
- التحلي بالصبر، والعمل تحت ضغط.
- تنسيق كافة المهام اليومية .
- التميز في القدرة على العمل فور بداية الدوام الرسمي والنشاط.
وظائف السكرتارية
تقوم السكرتارية علي العديد من الوظائف الهامة في العمل ومنها:
- الاهتمام بإرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزا، والاهتمام بالبريد الوارد يوميا، أي متابعة البريد بشكل يومي.
- يتوجب عليه تنظيم مواعيد العمل وترتيب جدول مرتب مع الأشخاص، مما يسمح لهم بزيارة المدير أو الطبيب أو المسؤول عن العمل.
- الاعتماد على الأجهزة الإلكترونية في أداء جميع العمليات والمهام الإدارية بشكل صحيح ودقيق.
- قم بإعداد جميع النماذج والتقارير المتعلقة بالموظفين والعملاء داخل المؤسسة.
أنواع السكرتارية
هناك ثلاثة أنواع من السكرتارية ويمكن تقسيمها كالتالي:
أولاً: السكرتارية الخاصة
-السكرتير الخاص : يتميز بالكفاءة والإخلاص في عمله، ويتمتع بمواصفات معينة ويحظى بثقة مديره، ويمكن تلخيص مهامه فيما يلي:
- يقوم بتحديد المواعيد ويستقبل الزوار وفقا لجدول زمني محدد.
- يقوم بالرد على المكالمات الهاتفية ويسهل مكالمات مديره مع الآخرين.
- تنظيم وقت المدير سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
- تنظيم الوثائق في مكتب المدير حتى يتسنى له الرجوع إليها بسهولة.
- القيام بأعمال الكتابة الخاصة بالمدير.
- مساعدة المدير في عقد وإدارة الاجتماعات.
- إعداد التقاريرالخاصة التي يطلبها المدير.
ثانياً:السكرتارية المتخصصة
السكرتير المتخصص:هو الشخص الذي يعمل في مجال متخصص مثل المجال الصحفي أو القانوني، ويمكن تلخيص أهم ما يقوم به فيما يلي:
- يدرس القضايا التي يقدمها له المدير في إطار تخصصه، ومن ثم يقدم تقرير فني موجز عن الدراسة.
- يترافق المدير في الاجتماعات الفنية التي لها علاقة بتخصصه.
- يتابع آخر المستجدات في الأبحاث والتقارير العلمية المتعلقة بمجال تخصصه ليقدمها لمديره.
- قم بصيانة وحفظ الوثائق المرتبطة بمجال تخصصه لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة.
ثالثاً: السكرتارية العامة
يمكن تلخيص مهام هذا النوع من السكرتارية فيما يلي:
- متابعة ومعالجة البريد الصادروالوارد.
- القيام بمتابعة الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة.
- إعداد الاجتماعات والندوات .
- القيام بتأمين مستلزمات الأعمال المكتبية.
- يتم تأمين بعض الكتب والصحف والمجلات التي يستخدمها الزوار أثناء الانتظار.