بحث عن الرسائل الادارية
في بحث عن الرسائل الإدارية وأهميتها وفوائدها، سنعرض لكم أهم الخصائص الخاصة بها. فالرسائل الإدارية لها أهمية في مختلف المجالات، حيث تستخدم المؤسسات هذه الرسائل لتبادل الآراء والأفكار بين الموظفين والإدارة، أو بين الموظفين أنفسهم، لتسهيل الأعمال وتحقيق أعلى جودة في أقل وقت، كما تساهم في إنجاز المهام المختلفة وتحقيق المصلحة العامة للمؤسسة والمصلحة الشخصية للعاملين بها. وفي السطور التالية سنشرح تعريف الرسائل الإدارية وخصائصها وفوائدها.
بحث عن الرسائل الادارية
تعريف الرسائل الإدارية
يشير مصطلح الرسائل الإدارية إلى الرسائل الرسمية في محتواها ومضمونها، حيث ترسل جهة إدارية هذه الرسائل إلى جهة أخرى لأغراض مختلفة مثل الاستفسار عن أمور العمل أو طلب تنفيذ مهام معينة أو عندما يحتاج موظف من المؤسسة إلى التواصل مع الإدارة وطلب شيء معين.
فوائد الرسائل الإدارية
تحمل الرسائل الإدارية فوائد عديدة تساعد في إنجاز المهام المختلفة، ومن تلك الفوائد:
- التواصل بين العاملين في المؤسسة، سواء كانت حكومية أو غير حكومية.
- إرسال الرسائل إلى الأقسام المختلفة والقطاعات داخل الشركة الواحدة لإخطارهم بشيء متعلق بالعمل، مثل عقد الاجتماعات أو الندوات، أو طلب إنجاز مهمة محددة.
- تساعد الرسائل الإدارية في توفير الجهد والوقت من خلال التغلب على المسافات.
- عند حدوث مشكلة في المؤسسة أو تحويل أحد موظفيها إلى التحقيق، يتم الاعتماد على الرسائل الإدارية كمستند يمكن الاعتماد عليه في التحقيق.
- تساعد الرسائل الإدارية في تبادل الأفكار المختلفة والمقترحات والتوصيات بين العاملين داخل المؤسسة وبين الإدارة.
- تساهم في إنجاز المهام المختلفة بسرعة، كما تسهل العمل الإداري بشكل يعود بالنفع على المؤسسة.
سمات الرسائل الإدارية
تتصف الرسائل الإدارية ببعض السمات، ومن تلك السمات والخصائص:
- الدقة في اختيار الألفاظ واستخدامها بشكل صحيح.
- تقديم معاني سهلة وبسيطة وتجنب المصطلحات المعقدة والغامضة.
- يشترط أن تكون الرسائل الإدارية خالية من عبارات المديح والثناء والمجاملات، بل يجب أن يكون محتواها أكثر جدية بشأن الموضوع الذي تم إرسالها من أجله.
- تتميز بتسلسل الفقرات وترتيبها، فكل فقرة مكتوبة بها تؤدي إلى الفقرة التالية.
- تعتمد على الألفاظ والمصطلحات الإدارية في محتواها.
- تعتمد على الحجج المنطقية والتواصل مع العقل بعيدا عن العاطفة.
- يجب ضمان تضمين عناصر التاريخ والمكان والزمان وأسماء الشخصيات في مضمون الرسالة.
عناصر الرسائل الإدارية
يجب الحرص على شمول الرسالة الإدارية على العناصر التالية:
- بداية الرسالة: يجب كتابة البسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” في بداية الصفحة، وهي أفضل ما نبدأ به كلامنا.
- تاريخ الرسالة: نكتب تاريخ الرسالة في أعلى يمينها، وهو أمر ضروري لا يجب أن يتم تجاهله عند كتابة الرسالة.
- المرسل إليه: يجب كتابة اسم الشخص المرسل له الرسالة، بالإضافة إلى لقبه، وأحيانا يتطلب كتابة مركز وظيفته.
- التحية: نقوم بكتابة تحية للمرسل إليه، وأحسن ما نكتب هي تحية الإسلام “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” وهناك بعض الأشخاص يكتبون “تحية طيبة وبعد”.
- مضمون الرسالة: في هذا المكان يجب كتابة وتقديم جميع المعلومات المتعلقة بمحتوى الرسالة بطريقة سهلة وبسيطة وبعيدة عن المصطلحات الغامضة، بالإضافة إلى الاختصار وتجنب الأمور الجانبية وتكرار الجمل.
- خاتمة الرسالة: تختم الرسالة بكتابة عبارة “تفضلوا سيادتكم بقبول فائق الاحترام والتقدير، وشكرا”، وهناك العديد من العبارات الأخرى التي يمكن استخدامها لإنهاء رسالتك.
- بيانات المرسل: في نهاية الرسالة وفي أسفل الصفحة، يقوم المرسل بكتابة اسمه وتوقيعه، بالإضافة إلى عنوان سكنه الشخصي.