بحث عن السكرتارية شامل
نقدم لكم بحثا عن وظيفة السكرتارية التي تعتبر وظيفة حيوية تخدم مجموعة واسعة من الشركات والمؤسسات، حيث تؤدي السكرتارية الناجحة إلى نجاح المؤسسات الكبيرة بشكل كامل، بالإضافة إلى تلبية احتياجات المؤسسة الإدارية؛ حيث تقوم السكرتارية بتنظيم المواعيد والتواصل مع المسؤولين واستقبال الرسائل اليومية
لذلك، يجد العديد من مؤسسي الشركات ومديريها أنه من الأفضل تعيين هيئة إدارية من المسؤولين الإداريين لتخفيف العبء عن السكرتارية، وأصبحت هذه المهمة من المهام الأساسية التي يعتمد عليها أصحاب العمل. ويهتم العاملون في هذا المجال بتحسين أدائهم ورفع كفاءتهم. لذا، ستصحبكم موسوعة في جولة للتعرف على مهام ووظائف وتعريفات السكرتارية من خلال هذا المقال الذي نقدمه لكم. تابعونا
بحث عن السكرتارية
تعرف السكرتارية بأنها العمل الذي يقوم به الأشخاص في مكتب رسمي أو نيابة عن شخص آخر، وعادة ما يبدأون بمهام المدير العام، وهي العملية التي تعتمد على تنظيم المعلومات والبيانات، والمراسلات والسجلات الإدارية.
تعرف السكرتارية بأنها الوظيفة التي تتطلب مسؤوليات ترتبط بالشؤون الإدارية ويعمل فيها الفرد المهتم بهذه الشؤون ضمن الشركة أو المؤسسة أو الجمعية، بما في ذلك القيام بالأعمال المكتبية، فضلا عن كتابة البيانات وحفظ الملفات.
المهام الوظيفية للسكرتارية
تقوم السكرتارية بقيادة المؤسسة نحو النجاح وتحقيق أهدافها، عن طريق متابعة جميع الأقسام الأخرى، بالإضافة إلى مساعدة المدير التنفيذي في أداء المهام الإدارية وصياغة القرارات والتوصيات التي تنبعث من الاجتماعات، وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي تقوم بها السكرتارية من خلال السطور التالية.
- تنظيم المستندات وأرشفتها.
- الإشراف على جميع الأقسام المتواجدة في الشركة.
- تسجل وتصاغ القرارات التي تتخذ في الاجتماعات الإدارية.
- تنفيذ المهام التي تسند إليها من الجهات الإدارية التنفيذية.
- الاهتمام بتنظيم المواعيد وجدولتها وكذلك تنظيم المقابلات مهم جدا.
- تنظيم المراسلات الصادرة والواردة من الإدارة وإحالتها إلى المدير العام أو من ينوب عنه.
اهداف السكرتارية
تقوم السكرتارية بمهام متعددة، حيث تعد أحد العناصر الرئيسية التي تسعى إلى تحقيق النجاح للشركات والمؤسسات وتلبية احتياجاتها، ولديها أيضا مجموعة من الأهداف التي تسعى لتحقيقها، ونستعرضها في الأسطر التالية.
- الاستمرار في الروتين الوظيفي اليومي، والذي يتطلب امتلاك عدة مهارات، بما في ذلك التفاعل عبر البريد الإلكتروني، الرد على المكالمات الهاتفية، استلام الوثائق الواردة، حفظ المعلومات وطباعتها وتقديمها للمدير التنفيذي.
- يتم استخدام التكنولوجيا في أداء المهام الوظيفية المنوطة بها، مثل كتابة البرامج باستخدام الحاسوب، بالإضافة إلى تحميل واستخدام المهارات التكنولوجية المبتكرة التي دخلت حديثا إلى عالم التكنولوجيا. لذلك، يفضل أن يكون لدى الموظف في هذا المجال المهارات المطلوبة، بما في ذلك الحصول على شهادة الحاسوب الدولية ICDL .
- يجب الاهتمام بالمقترحات المرسلة من الموظفين والعمل على تنفيذ أفضلها لتعزيز عملية العمل والتقدم، بالإضافة إلى إعداد التقارير والبحوث وتنظيم العلاقة بين المدراء والموظفين.
مشاكل السكرتارية
تبرز المشكلات والعوائق التي تواجه السكرتارية خاصة في المؤسسات الكبيرة ذات النظام الإداري الواضح، ومن بين تلك المشكلات ما نتناوله من خلال السطور التالية .
- التفاعل مع الموظفين وفهم متطلباتهم.
- فهم المدير وتطلعاته وآراؤه والقدرة على توظيفها وإرسالها بسلاسة إلى الإدارة المركزية.
في هذا المقال، تمت مناقشة العديد من المعلومات التي تساهم في تطوير أداء السكرتارية، بما في ذلك المهام المطلوبة والأهداف التي يجب تحقيقها والمشاكل التي يجب مواجهتها للحد من تفاقمها.
المراجع