طريقة كتابة خطاب رسمي
ها قد أتيتكم بطريقة لكتابة الخطابات الرسمية، فإن إرسال واستلام الخطابات هو أحد أقدم وسائل التواصل بين الأشخاص على المستوى المحلي والدولي، وذلك بسبب عدم توفر وسائل الاتصال الحديثة مثل الهاتف والإنترنت. لذلك، كان الخطاب هو الوسيلة الأسهل لتبادل المعلومات بين الأفراد والدول .
لا تزال الخطابات تستخدم اليوم كوسيلة لإنجاز المعاملات والحصول على الموافقات وإرسال الشكاوى والاقتراحات إلى الجهات الحكومية. عند ذلك، ستحتاج إلى كتابة الخطاب بصيغة محددة تحددها المؤسسات الحكومية وتوافق عليها. على الرغم من وجود خبراء في كتابة المراسلات الرسمية، قد تجد نفسك أحيانا تضطر لصياغتها بنفسك. لذا، من الضروري أن تتعرف وتتعلم كيفية كتابة الصيغ المتعلقة بالخطاب الرسمي لتجنب أي أخطاء عند إجراء المعاملات الرسمية وإكمال أمورك بسرعة ودقة
طريقة كتابة خطاب رسمي
الخطابات الرسمية
الخطابات الرسمية الإدارية تمثل أهمية كبيرة في المعاملات الرسمية في الدول وخاصة في الجوانب الاجتماعية والوظيفية بسبب دورها كوسيلة تواصل من أهم وسائل التواصل الإنساني
- تقوم الخطابات بتوفير الكثير من الوقت والجهد بين الجهات المرسلة والمستقبلة لها .
- الخطابات هي وسيلة مهمة للتواصل بين المؤسسات الحكومية وغير الحكومية .
- يعتبر بعض الأشخاص أن الخطابات الرسمية هي عقد قانوني موثوق به يعود إليهم عند الضرورة .
- يتم استخدام الخطابات الرسمية لإبلاغ الأفراد والمؤسسات بمختلف الأمور والشؤون المتعلقة بهم على مستوى العمل والحياة المهنية .
أنواع الخطابات الرسمية
تنقسم الخطابات الرسمية إلى عدة أنواع منها :
- الخطابات الموجهة بين الجهات الرسمية الحكومية بعضها لبعض .
- تستخدم الخطابات التي يوجهها الأفراد إلى المؤسسات الحكومية الرسمية لطلب بعض الخدمات أو الحصول على معلومات من إحدى تلك المؤسسات .
- الخطابات الرسمية الموجهة من جهة رسمية إلى الأفراد .
طريقة كتابة الخطابات الرسمية
وتختلف الصيغة المستخدمة في كتابة كل من الخطابات السابقة ولكن بشكل طفيف، وسنعرض عليكم كيفية كتابتها في الخطوات التالية .
- يجب أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبا على ورق أبيض أو أصفر سادة بدون رموز أو علامات مميزة، أو ورق مدون عليه شعار الجهة المرسل لها الخطاب إن كانت جهة رسمية ويجب أن يتم الكتابة باستخدام قلم جاف أزرق واضح الخط في منتصف الورقة دون وضع أي إطارات .
- يفضل كتابة الخطابات الرسمية باستخدام برنامج Microsoft Word واستخدام خط Arabic Typesetting بنمط 16 .
- يبدأ صياغة الخطاب بتحية السلام على النحو التالي: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد؛”، ثم يتم كتابة اسم الشخص أو الجهة الموجهة إليها الخطاب، مثل “السيد / …”، وفي السطر التالي يكتب تحية طيبة وبعدها يتابع الخطاب .
- بعد ذلك يبدأ المرسل في سرد نص الخطاب مع مراعاة الدقة في توضيح سبب إرسال الخطاب بالاختصار والإيجاز وبدون التطويل في الحديث دون جدوى .
- يجب تقسيم الخطاب إلى عدة نقاط متسلسلة إذا كان يحتوي على عدد من الأمور المتعددة مثل شروط العقد أو الاتفاقية .
- وفي النهاية يتم إنهاء الخطاب بجملة “ولكم منا جزيل الشكر” وكتابة اسم المرسل في السطر التالي لها على النحو التالي، مرسله لسيادتكم /.
- في نهاية الخطاب يجب وضع الأختام والتوقيعات المطلوبة لإضفاء الصفة الرسمية والأهمية على الخطاب .
أمور مهمة عند كتابة الخطابات الرسمية
- يجب مراعاة الوضوح والدقة في ترتيب أفكار الخطاب واختيار الكلمات المستخدمة في الكتابة .
- يجب أن تكون المعلومات المرسلة في الخطاب محايدة وصادقة، وتجنب استخدام الحكم والأبيات الشعرية والصور البلاغية والتزيينات الزائدة غير المفيدة .
- احرص على التوضيح والاختصار دون المساس بالمعنى .
- الحفاظ على تنظيم الأفكار في الخطاب بنظام وتسلسل واضح من خلال نقاط مرتبة .
- عند الرد على خطاب سابق، يجب الإشارة إلى الخطاب السابق من خلال تاريخه ورقمه وتذكير المرسل بالموضوع الذي أرسل له.