مهام السكرتارية الناجحة
تتمثل مهام السكرتارية المتعددة في كونها وسيلة اتصال بين المدراء والموظفين داخل المنشأة. بالإضافة إلى ذلك، لها دور حيوي خارج المؤسسة في التواصل مع فئات مختلفة من الجمهور مثل الزوار والمستهلكين والموردين والموزعين والهيئات الحكومية والبنوك والصحفيين. لذلك، يتطلب اختيار السكرتير وقتا واختيارا جيدا، حيث يعكس صورة المؤسسة التي يعمل فيها. يجب أن يتمتع السكرتير بصفات شخصية وثقافية تؤهله للعمل في هذا القطاع المهم داخل المؤسسة. تعرف معنا على فهم المفهوم والفروق بين السكرتارية التنفيذية وأنواعها، ومهام السكرتير الناجح، خاصة في المدارس والمؤسسات الأكاديمية.
مهام السكرتارية
تعريف السكرتارية
- تعرف على أنها مجموعة من المهام التي تهدف إلى المساعدة الإدارية داخل المؤسسة.
- وهي المهنة المسؤولة عن جمع البيانات والمعلومات التي تدعم بيئة العمل، وتسهم في توفير وقت الإدارة وتخفيف العبء في نفس الوقت.
- يشير مفهوم السكرتارية بمعنى أمانة السر، حيث أنه مشتق من كلمة السر باللغة الإنجليزية.
المقصود بالسكرتير
- يشير المساعد الإداري إلى الموظف المسؤول داخل المؤسسة أو المنشأة عن ترتيب وتنظيم المعلومات لتوفير الوقت والجهد للمدير، بالإضافة إلى أنه الشخص المكلف بإرسال رسائل البريد الإلكتروني والتواصل مع العملاء، وهو المسؤول عن إدارة الأعمال المكتبية في المؤسسة.
- تستخدم كلمة السكرتير في بعض الدول والهيئات المختلفة، وهي مرادفة لكلمة أمين عام للمنظمة مثل سكرتير أو أمين عام لجامعة الدول العربية أو للأمم المتحدة.
- وفي الولايات المتحدة الأمريكية، يطلق على السكرتير اسم “وزير”، على سبيل المثال وزير الدفاع أو وزير الأمن القومي.
- وتستخدم أحيانا للإشارة إلى لفظ مستشار لجلالة الملك، وهو شائع في بعض دول الخليج العربي.
تعريف السكرتير التنفيذي
- هو الموظف المسؤول عن السلطة التنفيذية في المؤسسة أو الهيئة، ويتميز بقدرته على اتخاذ قرارات قد تؤثر على أعمال المنشأة.
أهمية السكرتير
- مع توسع المؤسسات، أصبح هناك حاجة ماسة لوجود موظف مسؤول عن جمع البيانات وتسليمها إلى الرئيس وتنظيم وإدارة الوقت.
أنواع السكرتارية
السكرتارية الخاصة
وهو أحد أهم أعضاء السكرتارية حيث يتم اختياره بناء على الصفات الشخصية المميزة مثل الإخلاص للمؤسسة والصدق والجدية، بالإضافة إلى أن مهامه الوظيفية تتنوع داخل وخارج المؤسسة وفقا لأعمال المدير، فهو مسؤول عن التواصل وتنظيم الاجتماعات والحفاظ على سجلات الرئيس، ومتابعة تقارير العمل ومن ثم تقسيمها ووضع نقاط تشير إلى أهمية بعض المواضيع المطروحة.
السكرتير المتخصص
- مع زيادة التخصصات، أصبح هناك حاجة لوجود سكرتير محترف في مجال معين يهتم بالتفاصيل الدقيقة والمعرفة الجيدة، على سبيل المثال، يمكننا ذكر ما يلي:
- يتحدد دور السكرتير القانوني بأنه الشخص المفوض من قبل المدير لمتابعة الشكاوى والتظلمات .
- أما السكرتير الصحفي فدوره هو رسم الصفحات وإرسالها للطباعة.
- بالنسبة للسكرتارية الطبية، يجب عليها التعامل مع المستشفيات الخاصة والعيادات وتقسيم وإعداد سجلات للمرضى.
السكرتارية في المدارس
- تحضير المعلومات الخاصة بمدير المدرسة وتجميعها
- استقبال المكالمات والبريد لتوصيلها لمدير المدرسة
- مساعدة أعضاء التدريس في بعض المهام والوثائق التي يبحثون عنها
- تجهيز الاجتماعات الدورية وتدوين الاتفاقات المتفق عليها من الجميع، خاصة إذا كان هناك بنود يتم عرضها للمدرسين فيما بعد.
- استقبال أولياء الأمور والتعرف على مشاكلهم وتسجيلها لعرضها على المدير.
مهام السكرتير الناجح
- التخطيط الجيد وإدارة الوقت.
- متابعة رسائل البريد الإلكتروني بانتظام ويجب الاطلاع عليها يوميا.
- كتابة ملاحظات جيدة وشاملة لتوفير الوقت للمدير.
- وفير المواد المكتبية المهمة.
- تحضير جداول يومية للمدير تتضمن الزيارات والتنقلات والمقابلات.
الصفات الشخصية والعملية للسكرتير
الصفات الشخصية
- التمتع بشخصية قوية لإدارة المواقف وتنفيذ الأوامر المطلوبة.
- يجب أن يكون نقدك بناء دون توجيهه للشخص، بل يجب أن يكون محددا على النقطة التي ترغب في تعديلها.
- تتميز بذاكرة قوية ومرونة في التعامل مع الموظفين والسيطرة على الانفعالات.
الصفات العلمية
- معرفة تخصصك بشكل جيد وإتقانه والاطلاع على معلومات الموظفين والاحتفاظ ببيانات العملاء في السجلات.
- القدرة على كتابة الإيميلات الرسمية من خلال معرفة القوانين واللوائح المنظمة للعمل.
الصفات العملية
- تم تنفيذ المهام بشكل سريع ومتقن.
- التعامل مع وسائل الاتصال الحديثة مثل البريد الإلكتروني وماكينات الطباعة والكمبيوتر والقدرة على الكتابة الجيدة بدون أخطاء إملائية.
المراجع