وظائف و تعليم
مهام السكرتارية التنفيذية الناجحة
يتلقى لدينا العديد من الأسئلة حول مهام السكرتارية التنفيذية الناجحة، حيث تعتبر وظيفة السكرتارية واحدة من أهم الوظائف التي تتطلب الكثير من المهارات الإدارية المتخصصة، وهي وظيفة ذات أهمية كبيرة للمديرين، ولا توجد منشأة أو مؤسسة منشأة تخلو من وجود السكرتارية، حيث يتطلب عددا من المهارات الكافية لتلبية المهام المطلوبة منها، وتختلف مهام ووظائف السكرتارية باختلاف نوعها، وهذا ما سنتعرف عليه في المقال التالي على موقع الموسوعة.
مفهوم السكرتارية
السكرتارية هي الشخص المسؤول عن الأعمال الإدارية أو مساعد الشخص المسؤول عن الإدارة والتنفيذ، ويتم ذلك عن طريق استخدام المهارات في إدارة المشاريع أو الاتصالات أو التنظيم.
نجد أن المهام المطلوبة من السكرتارية التنفيذية تختلف عن المهام المطلوبة من السكرتارية الإدارية والسكرتارية العامة.
وظائف السكرتارية العامّة
تختلف وظائف السكرتارية العامة عن السكرتارية الفنية والتنفيذية، حيث يتم تقسيم مهام السكرتارية العامة على النحو التالي:
- تنظم العمل وتنسق السياسات في المكتب.
- تتم إرسال البريد وتوزيعه على الموظفين في الأماكن المختلفة وفقا لأوامر المدير وقراراته .
- تحدد مواعيد المقابلات للمدير وتنظم جدول المواعيد الخاص به والاجتماعات المختلفة وفقا لجدوله.
- تقوم بترتيب الملفات وتنظيمها، وتنظيم المستندات المختلفة التي تتطلبها جميع أعمال مديرها.
- يتم استقبال الرسائل المكتوبة والمكالمات والفاكسات والرسائل البريدية، ويتم عرضها على المدير في الوقت المحدد.
- تحضر الاجتماعات لتقديم جدول الأعمال، وتقوم بتسجيل مجموعة من الملاحظات الهامة والنتائج بهدف توفيرها للمدير في الوقت المناسب.
- تتواصل مع الأقسام الأخرى وتتأكد من تنفيذ القرارات بالطريقة المتفق عليها.
- قدم تقارير مستمرة للمدير لمتابعة سير العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد.
- عرضت اقتراحات وشكاوى الموظفين وعرضتها على المدير.
وظائف السكرتارية الفنية
تشمل مهام السكرتارية الفنية الاطلاع على أبرز النقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماعات مثل:
- السياسات المتبعة في العمل.
- نهج وطريق برامج الموارد البشرية.
- الأنشطة التي تقوم بها المؤسسات المسؤولة عن سير الإنتاج، والترويج، والتسويق، والتوزيع.
- اكتشاف المشاكل التي تواجه هذه المنشآت وتقديم الحلول التي تساعد في حل هذه المشكلة.
مهام السكرتارية التنفيذية الناجحة
هناك مجموعة من المهام التي تقوم بها السكرتيرة التنفيذية والتي لا يستطيع أحد غيرها القيام بها، وتتمثل تلك المهام في ما يلي:
- تقوم بإعداد المراسلات.
- تتم إعداد التقارير اليومية عن طريق تحرير النصوص ومن ثم طباعتها.
- تعمل على تنظيم لوازم الرحلات والسفر التي يقوم بها مدير العمل.
- تنظيم كل ما يتعلق بالزوار والعملاء وكبار الضيوف القادمين إلى المنشأة.
- يقوم بترتيب الاجتماعات وجميع ما يتعلق بها من حجوزات للقاعات التي يعقد فيها الاجتماع، والدعاوى، وتحضير البرنامج المعروض خلال الاجتماع، واستقبال الوافدين.
- تقوم بعمل عقود مختلفة مع شركات أخرى، مثل التعاقد مع شركات الشحن والنقل.
- تقوم التقارير المتخصصة بتحضير وتقديم تقارير دورية للمدير حول المصاريف، وتتخلص من محاولات السلف.
- تتابعي جدول المدير وأعماله وتتابعي جميع دورياته.
مهارات السكرتارية
هناك مجموعة من المهارات التي يجب على الراغبين في العمل في مجال السكرتارية اكتسابها، حيث تساعد في نجاحهم وتميزهم في مجالهم، ومن أهم تلك المهارات التي يجب توفرها في السكرتارية:
- امتلاك مهارة التواصل اللفظي والكتابي بطريقة منظمة.
- أن تكون دقتها شديدة في عملها ومتابعة الأعمال.
- يجب أن يكون لديه القدرة على استخدام اللغة الرئيسية في التواصل وكتابة الرسائل الإدارية ، وهي اللغة الإنجليزية.
- يجب أن تكون حريصا على تنفيذ المسؤوليات المتعلقة بالعمل، بما في ذلك إعداد الوثائق المهمة والمستندات، واستخدام الإنترنت في ذلك.
- تمتلك مهارة عالية في التنظيم والتمييز، بمعنى أنه تمتلك القدرة على تحقيق التوازن بين عدة مهام مختلفة.
لمزيد من المعلومات يمكنك الإطلاع على المقالات التالية: