عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية
من الضروري اكتساب عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية في العصر الحديث الذي يتميز بالتغيرات السريعة والكبيرة التي ينتج عنها حمل قائمة طويلة من المهام اليومية لدينا، والتي تجعل الانشغال المستمر أمرا طبيعيا. على الرغم من انخفاض معدل الإنتاجية، يدرك العديد منا في نهاية اليوم فشلهم في تحقيق التحصيل المأمول. والأمر الأكثر خطورة هو أن هذا الإدراك يتفاقم لدى بعض الأشخاص حتى يشعروا بأن حياتهم فارغة من الإنجازات. ومع ذلك، يمكنك تغيير كل ذلك من خلال التحكم في عاداتك، وبالتالي تحسين جودة حياتك وزيادة إنتاجيتك عن طريق اتباع عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية التي ستذكر في الفقرات التالية من موقع الموسوعة.
عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية
التركيز على أهم المهام
كلنا لدينا قائمة مهام في يومنا المشحونة، ومعظم هذه المهام ضرورية، ولكن ليست جميعها ذات أهمية متساوية، ولا يمكن تحديد قائمة واحدة بأهم المهام لأنها نسبية؛ لكن الشيء المشترك هو أن إعطاء الأولوية للمهام الأهم يعد جزءا من عادات الأشخاص الأكثر إنتاجية.
يمكنك تطبيق هذه القاعدة من خلال تحديد قائمة بأهم المهام في قائمتك اليومية والأسبوعية، ثم تخصيص أوقاتك الأنسب لأداء تلك المهام بأفضل حالة على الصعيد البدني والنفسي والعقلي.
تخصيص أوقات للإنجاز فقط
يعني تخصيص جزء من اليوم للتركيز على أداء مهام ذات أهمية كبيرة بعيدا عن أي عوامل مشتتة مهما كان نوعها، ويشمل ذلك تجاهل تنبيهات البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل؛ إذا لم تكن لها علاقة بالمهام المخصص لها وقت محدد لإنجازها.
إتقان مهارة التعامل مع تشتيت الأفكار
- فالمشتتات لا تأتي من مصادر خارجية مثل تنبيهات الأجهزة الإلكترونية والاتصالات وحديث الآخرين، بل تمثل الأفكار الشخصية غير المتعلقة بالمهمة التي نقوم بها، حتى لو كانت هذه الأفكار ذات فائدة.
- لأن العديد من هذه الأفكار التي تخطر في أذهاننا مفيدة وبعضها يمكن تطويره والأشخاص ذوو معدل عال من الإنجاز يدركون أهميتها، فإنهم يتقنون مهارة التعامل معها دون أن تؤثر على تركيزهم.
- تتمثل أهم مبادئ التعامل مع هذه الأفكار في تدوينها ورقيا أو إلكترونيا والعودة مباشرة إلى التركيز على أداء المهمة الأساسية.
- تعتبر أداة جوجل درايف من أفضل الأدوات لتسجيل هذه الأفكار بسهولة، حيث تحفظ ما تكتبه تلقائيا وتسمح بالوصول إليها حتى في حالة انقطاع الاتصال بالإنترنت.
التعامل مع قائمة المهام اليومية بمرونة
واحدة من أفضل الطرق المثبتة فعاليتها مع العديد من الأشخاص المتفوقين هي تقسيم المهام إلى 4 أنواع كما يلي:
مهام مرتفعة الأهمية وطارئة
- يتم تنفيذ التركيز بأعلى جودة وفي الوقت المحدد.
مهام مرتفعة الأهمية وغير طارئة
- يُخطط لأدائها.
مهام غير مرتفعة الأهمية وطارئة
- تنفذ في الأوقات التي يكون فيها التركيز منخفضا مثل نهاية اليوم أو بالتفويض.
مهام غير هامة وغير طارئة
- تلغى أو يقلل الوقت المهدور في أدائها لأقصى درجة ممكنة.
تطبيق قاعدة 20/80
- تنتمي إلى أنجح قواعد إدارة الوقت، وتشير ببساطة إلى أن 20% من المهام التي نقوم بها تؤدي لـ 80% من الإنجازات؛ ولهذا السبب، فإن هذه المهام الممثلة للـ 20% هي ما يمنح الأشخاص الأكثر إنجازا التركيز الأكبر ويخصصون لها أفضل الأوقات.
- في حين أن 80٪ من المهام المتبقية تؤدي فقط إلى 20٪ من النتائج، وتشمل معظم هذه المهام المهام الروتينية، يلجأ الأشخاص الذين يسعون للتفوق إلى تفويض هذه المهام أو تنفيذها عندما يكون مستوى طاقتهم العقلية والجسدية منخفضا.
تقسيم المهام الكبيرة
- على سبيل المثال، إذا كانت من بين الأهداف إنهاء دورة إلكترونية هامة وكبيرة، من الأفضل تقسيم هذه المهمة إلى أجزاء محددة
- وبناء على ذلك، ستجد أن جميع الدورات المتاحة عبر الإنترنت مجانية أو مقابل رسوم مقسمة إلى دروس، وتحدد عدد الدراسات التي يمكن تخصيصها أسبوعيا للدراسة، على الرغم من توافر محتواها دائما في معظم الحالات ويمكن مراجعته مرة واحدة.
أخذ استراحة
- عدم أخذ قسط من الراحة بين أداء المهام يعد أمرا يضاعف الإنجاز للوهلة الأولى؛ لكن الأشخاص الأكثر إنتاجية يدركون جيدا أن أخذ استراحة ضروري، حيث يجدد النشاط والطاقة الجسدية والنفسية والذهنية، ويزيد من معدل الإنجاز بالمقارنة مع عدم أخذ الراحة.
- ويمكنك أن تلاحظ ذلك بنفسك بمقارنة مستوى أدائك عندما تأخذ قسطا من الراحة بين أداء المهام وبين مستوى وسرعة أدائك عندما تواصل العمل فحسب.
- هنا يجب أن نشير إلى أن وقت الراحة يجب أن يكون مناسبا بين الوقت والجهد المبذولين في المهام السابقة، بالإضافة إلى أن وقت الراحة لا يعني الوقت المخصص لاستعراض مواقع التواصل الاجتماعي، بل هو الوقت المخصص لاستعادة النشاط والتواصل مع الأصدقاء أو الاسترخاء أو ممارسة التأمل أو القيام بأي نشاط ممتع بعيدا عن الأجهزة الإلكترونية.
تعلم طرق تحسين الأداء
- يعني معرفة أفضل الطرق لأداء كل المهام بأعلى جودة ممكنة وتقليل الوقت والجهد المبذول في أدائها.
- يوجد عدة طرق للقيام بذلك، من أبرزها التقييم المستمر للأداء وزيادة الخبرة من التجارب الشخصية وتجارب الآخرين في نفس المهمة.
- باستطاعتك أن تلاحظ مدى أهمية هذا الأمر من خلال ملاحظة كيفية زيادة الجودة بتوفير وقت وجهد أقل في أداء المهام التي تتمتع بخبرة كبيرة فيها مقارنة بأدائك لها في البداية.
البدء في العمل حتى عند عدم الشعور بالدافع
- لا يمكننا إنكار أهمية الدوافع في قدرتنا على التركيز على المهام، ولكن في الوقت نفسه، في الانتظار حتى نشعر بالدافع لأداء المهام ذات الأهمية العالية، خاصة إذا كان هناك وقت محدد لإنجازها، فإن ذلك لن يؤدي إلا إلى الفشل.
- بالإضافة إلى ذلك، يدرك الأشخاص الأكثر إنتاجية جيدا أن البدء في أداء المهام المهمة يشعرهم بالإنجاز ويزيد من دافعهم، ولذلك يبدؤون العمل على المهام المهمة بغض النظر عن وجود الدافع، فالدافع سيأتي لاحقا.
- إذا كنت تشك في جدوى ذلك، فحدد إحدى المهام التي تعتبرها هامة جدا بالنسبة لك، ولكنك تؤجل العمل عليها بسبب عدم وجود دافع لذلك. بعد فترة وجيزة، ستلاحظ التقدم وستشعر بالحماس لإتمام تلك المهمة.
التركيز في مهمة واحدة
- والسبب في الأهمية القصوى لهذه العادة هو أن محاولة أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت لا يؤدي إلى شيء سوى تشتيت الانتباه مما يؤدي لاستغراق المهام وقتا أطول من الوقت الكلي المستغرق عند أداء كل من المهام بشكل منفصل؛ والأمر الأكثر أهمية هو أن أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت يضعف الجودة ويزيد من استنزاف الطاقة الذهنية.
- لتلاحظ ذلك، قم بتحديد الوقت الذي يستغرقه أداء مهمتين أو أكثر في نفس الوقت وقيم جودة الأداء، وفي المرة القادمة، قم بأداء كل مهمة بشكل منفصل وستلاحظ الفرق.
تخصيص وقت لتطوير الأداء
- تعتبر هذه العادة واحدة من أفضل العادات الناجحة في تحقيق الأهداف، ودورها ليس فقط في تعزيز الجودة ولكن أيضا في زيادة الإنتاجية؛ لأنها تزيد من الجودة من خلال الخبرة وتنمية المعرفة بالمهام التي نقوم بها، وتوفر الوقت والجهد المطلوبين لإنجازها في نفس الوقت.
- يمكن ملاحظة ذلك عندما تتعلم كيفية تطوير أدائك في مهمة مهمة لك وذات أهمية كبيرة بالنسبة لك، وتطبيق ما تعلمته حتى على المهمة الواحدة فقط.
قول “لا”
هذه العادة تندرج ضمن قائمة العادات التي يتبعها الأشخاص الأكثر إنتاجية، خاصة العاملون عن بعد، ولا يعني أن قول “لا” يعتبر رفضا عشوائيا أو معاملة الآخرين بشكل غير لائق، بل يعني تحديد أولوياتك والتعامل مع المسائل الأخرى بمرونة، ويشمل ذلك رفض القيام بأي شيء غير ضروري أو غير هام لك، ورفض طلبات الآخرين غير الضرورية بطريقة لائقة أيضا.
حدد قيمة إنتاجيتك في الوقت الحالي ثم احدد قائمة بالعادات التي تحتاج إلى اكتسابها لزيادة معدل إنتاجك. قبل تحديد العادات الأهم بالنسبة لك، استعن بتطبيق متابعة العادات لدعم قدرتك على اكتساب العادة الأولى والمضي في اكتساب باقي العادات تدريجيا، ستلاحظ تأثير ذلك على زيادة معدل إنجازك وتضاعف قدرتك على تحقيق أهدافك.