وظائف و تعليم
نماذج انذار موظف بسبب التقصير والغياب والإهمال
في هذا المقال، يتم تقديم نماذج لإنذار الموظف بسبب التقصير والغياب والإهمال. يعتبر هذا النموذج مثالا يقدمه صاحب العمل إلى الموظف لإبلاغه بانتهاكه لبروتوكول العمل ولإبلاغ الموظف بعواقب هذه المخالفات. يطلب من صاحب العمل الاحتفاظ بنسخة من هذه الرسالة لأغراض التوثيق.
يأتي الإنذار بعد أن يتم توجيه تحذير شفهي للموظف، وإذا استمر في إهماله للمهام التي يفترض أن يقوم بها، يتم إبلاغه من خلال نموذج رسمي صادر عن مدير الشركة أو المؤسسة، أو مدير الموارد البشرية، وهذا يعد إجراء سابقا لفصل الموظف عن عمله إذا لم يحسن أداءه الوظيفي تجاه المؤسسة أو الشركة التي يعمل فيها.
نماذج انذار موظف بسبب التقصير والغياب والإهمال
نستعرض فيما يلي بعض أمثلة إنذار الموظفين نتيجة الإهمال والغياب في العمل:
إنذار موظف نتيجة الغياب
يقوم مديرو المؤسسات أو الشركات بإصدار نموذج إنذار للموظف نتيجة تكرار غيابه عن العمل، بهدف تنبيه الموظف وتحذيره، ويتم ذلك من خلال توضيح العقوبة التي ستفرض عليه إذا استمر في نفس السلوك، ويقوم المدير بكتابة الإنذار وفقا للمعايير الرئيسية المتبعة في إصدار الإنذار للموظف.
معايير إنذار الموظف
- كتابة السيد ويكتب فيها اسم الموظف.
- ثم يكتب الموظف الكريم اسم قسمه ويذكر القسم الذي يعمل فيه.
- ثم يتم كتابة الموضوع وفيها يتم تسجيل سلوك الموظف السيء.
ظهرت الإنذارات بسبب تفشي التقصير في أداء الموظفين للمهام المكلفين بها وعدم إكمال تلك المهام، ولذا يجب توضيح أسباب التقصير في العمل، والتي من المترتب عليها أن يتأثر أداء العمل بشكل سلبي، وهناك معلومات يجب إدراجها في خطاب الإنذار للموظف حتى يتضمن هذا الخطاب معلومات خاصة بذلك الموظف.
بيانات الموظف في إنذار الغياب
- الاسم.
- رقم الموظف.
- الوظيفة.
- المهنة.
- اسم الشركة.
- النشاط التجاري الخاص بها.
- اسم المدير العام للشركة أو المسؤول عن الموارد البشرية.
- تحديد المخالفة التي ارتكبها الموظف بتفاصيل واضحة ودقيقة.
- شرح ما قام به الموظف من خرق للقواعد عند ارتكابه لذلك السلوك.
- يفضل إضافة المقترحات لمساعدة الموظف في تصحيح الخطأ الذي ارتكبه والالتزام بواجباته لتجنب العقوبات بعد تحذيره.
- ذكر التعليقات المتعلقة بالموظفين والإشارة إلى محتوى ومضمون الخطاب.
- تحذير الموظف من بعض المواقف التي يجب عليه ألا يكررها مرة أخرى.
كيفية كتابة نموذج إنذار الغياب والإهمال
- يعتمد صاحب العمل على إصدار خطاب تحذير عندما يرتكب الموظف أي فعل أو سلوك غير مناسب لبيئة العمل في الشركة. ويهدف هذا الخطاب إلى إصدار إقرار رسمي من قبل المدير بالأداء الضعيف والغير جيد، والسلوكيات غير الملائمة في مكان العمل والتعامل مع الزملاء. وإذا تجاهل الموظف سياسة الشركة وسوء إدارته لمواردها، فسيتم توجيه تحذير له.
- يمكن لشخص ذو سلطة كبيرة في الشركة إصدار رسالة تحذير في حالة وجود تجاوزات خطيرة جدا، ويمكن أن يتم توجيه هذا التحذير لفرد أو فريق أو قسم بأكمله، ويعد هذا التحذير مثل جميع المراسلات الرسمية التي تتم بين الموظف وصاحب العمل، حيث يعتبر سجلا رسميا يمكن لصاحب العمل الرجوع إليه في المستقبل عند اتخاذ قرار نهائي بفصل الموظف.
- يبدأ صاحب العمل في الحصول على ورق سادة لكتابة نموذج الإنذار، ويمكن أن يكون لون الورق إما أبيضا أو أصفرا، ويجب أن يتضمن الورق إشعارا خاصا بالجهة المرسلة، ويمكن كتابة نموذج الإنذار باستخدام برنامج الوورد على حجم خط ستة عشر، أما إذا تمت الكتابة يدويا فيجب استخدام قلم أزرق ليكون من الممكن تمييز أصل الورقة من نسختها.
- ويجب أن تكون هناك مسافة بين السطور بحيث تكون المسافة من سطر واحد إلى نصف سطر، وكما ينبغي أن يكتب الإنذار في منتصف الورقة، ثم يبدأ صاحب العمل خطابه بالتحية يليها، بكتابة اسم الموظف المرسل إليه الإنذار في أول الورقة، ثم كتابة الخطاب وفي نهايته يقوم المدير بالتوقيع ثم كتابة اسم الشركة أو عنوان العمل.
أنواع خطاب الإنذار
- توجد العديد من أنواع خطابات الإنذار والتي تتعلق غالبيتها بالعمل، ومن هذه الخطابات نماذج الإنذار بالفصل، والتي يتم فيها إصدار الإنذار من قبل مدير الشركة أو مدير المؤسسة للموظف بعد أن يظهر سلوك سيء منه أو يقوم بفعل مشكلة مع زملائه في العمل، أو يطبق العقاب على الموظف قبل الرجوع إلى المدير، أو يقوم بتصرف غير مشرف للشركة أو يتأخر عن الحضور إلى العمل بشكل مستمر.
- كل هذه السلوكيات تجبر صاحب العمل على إصدار خطاب الإنذار بالفصل، وهناك أيضا خطاب آخر يعرف بنموذج إنذار للإهمال ويصدره المدير للموظف عندما يقوم بالإهمال في بعض الأعمال أو يقصر فيها وتنتج عن ذلك ضرر للشركة.
- هناك نوع آخر من الإنذارات التي يصدرها مدير الشركة عندما يلاحظ تقصيرا في العمل، وهو يعتبر تحذيرا للموظف مشابها لإنذارات الغياب، وهو تحذير من قبل المدير للموظف بسبب غيابه المتكرر عن العمل دون إبلاغ المدير أو تقديم أسباب واضحة للغياب.
- وهناك نوع آخر من التحذيرات المتعلقة بالعمل يسمى نموذج تحذير لمخالفة الموظف ويقوم المدير بتحذير الموظف عن طريقه بسبب المخالفات التي ارتكبها في العمل.
مضمون صيغة إنذار الموظف
يشمل إنذار الموظف العديد من الأمور الهامة والرئيسية التي تتمثل فيما يلي:
- اسم الجهة التي تصدر خطاب الإنذار للموظف.
- اسم الموظف الذي صدر له إنذار بسبب سلوكه الخاطئ .
- تذكير الموظف بالمخالفات التي ارتكبها والأعمال التي قام بها ونتج عنها صدور إنذار.
- توضيح العقوبة التي يمكن أن يفرضها مدير العمل في حالة تكرار الموظف لسلوك غير مرغوب فيه وغير منسجم مع بيئة الشركة.
- يجب تحديد العقوبة التي سيتم فرضها على الموظف، مثل الفصل النهائي من العمل.
معايير كتابة إنذار التقصير والغياب والإهمال
في سياق العمل والمهنة يجب كتابة الرسالة التحذيرية بأسلوب منسق ومبسط وقصير، مع مراعاة بعض الأمور عند كتابتها مثل:
- يجب في البداية توضيح السلوك الخاطئ الذي قام به الموظف، حتى لا يتسبب في سوء الفهم أو زيادة الجدل والحديث في الشركة من قبل الموظف سواء مع المدير أو زملاء العمل.
- رسالة التحذير لا تشمل تنفيذ إجراء تأديبي، ويجب أن يتم توضيح العواقب المترتبة على الموظف في هذه الرسالة إذا تكرر نفس السلوك.
- ينبغي أن تكون اللهجة والصيغة المستخدمة في الرسالة التحذيرية مهذبة، على الرغم مما تتضمنه من دلالات سلبية.
- يتم إصدار إنذار الإهمال من قبل مدير العمل لتوجيه الموظف ومساعدته أولا من الناحية المهنية والشخصية، وثانيا لضمان سير العمل في الشركة بالشكل المطلوب والمرغوب فيه.
المراجع