التعليموظائف و تعليم
اذكر خطوات التنظيم
في مقال اليوم سنتحدث عن خطوات التنظيم عبر موقع موسوعة وسنقدم تعريفا للتنظيم، حيث يشير الباحثون إلى أن النجاح لا يأتي بدون تنظيم، ويجب وضع خطة منهجية تحتوي على جميع الأولويات التي نرغب في تحقيقها وتقسيمها على فترات زمنية محددة، والالتزام بها. كل هذه العناصر تشكل عملية التنظيم، وسنستكمل سرد خطوات التنظيم في السطور التالية.
اذكر خطوات التنظيم
سنستعرض في هذه الفقرة خطوات التنظيم بشكل مفصل.
- تتمثل خطوات التنظيم في خمسة عناصر رئيسية وهي تحديد الأهداف، تحديد الأولويات الهامة، وكذلك تقسيم المهام وتوزيع الاختصاصات بالإضافة إلى تحديد مستويات العلاقات.
- تحديد الأهداف: عند بدء التنظيم لتحقيق الهدف المطلوب والحصول على النتيجة المرجوة، يجب تحديد الأهداف والالتزام بالخطة الزمنية حتى تتحقق الهدف.
- تحديد الأولويات: يجب على الإنسان تحديد أولوياته وترتيبها وفقا لقدرته على إنجاز المهام. لا ينبغي وضع المهام الصعبة في المقدمة، بل يجب أن تأتي بعد المهام السريعة، حتى تكون حافزا وتسهل تحقيق الأهداف الأخرى.
- تقسيم المهام: تقسم المهام في الهيئات والمؤسسات الكبرى على الأفراد وفقا لقدراتهم وخبراتهم.
- توزيع الاختصاصات: يجب توزيع الاختصاصات بناء على قدرات الأفراد وما يتناسب معهم من أعمال، لضمان نجاحهم في تحقيق خطة العمل.
- تحديد مستويات العلاقات: يندرج في تحديد مستويات العلاقات بين المديرين والموظفين هي الهيكل الأفقي والهيكل الرأسي على التوالي، ويجب على كل منهم أن يعرف دوره داخل منظومة العمل، حتى يتمكنوا جميعا في النهاية من تحقيق الهدف المرجو.
تعريف التنظيم
التنظيم هو أحد أسس النجاح، ولا يمكن تحقيق أي شيء في حياتنا بشكل مثالي ومتميز دون التنظيم المسبق. لذلك، في هذه الفقرة سنقوم بتوضيح تعريف التنظيم بشكل تفصيلي.
- يتم تعريف التنظيم كعملية تحديد المهام داخل المؤسسات على فترات زمنية محددة.
- يشمل تعريف التنظيم تحديد الهياكل الوظيفية ومن ثم وضع خطة لتحقيق الأهداف.
- توزيع المهام على كل فرد يعمل داخل المؤسسات.
أنواع التنظيم
في هذه الفقرة، سنستعرض أنواع التنظيم بشكل مفصل في السطور التالية.
- تنقسم أنواع التنظيم إلى قسمين وهما التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي.
- التنظيم الرسمي يتكون من أربعة أنواع وهي التنظيم الوظيفي والتنظيم الرأسي الوظيفي والتنظيم الرأسي بالإضافة إلى التنظيم المصفوفي.
- التنظيم الرأسي: يعرف التنظيم الرأسي أيضا بالتنظيم المباشر أو التنظيم التنفيذي، ويتكون بشكل تسلسلي حيث يكون المديرون هم أصحاب السلطة النهائية، ويليهم كبار الموظفين الذين لديهم حق توجيه وإدارة العاملين، وهكذا يتم تنظيم العملية بدءا من السلطة الأعلى إلى الأدنى.
- التنظيم المصفوفي: التنظيم المصفوفي هو التنظيم الذي يحتوي على تنظيم وظيفي وتجاري في داخله، ويكون له شكل شبكي لذلك يسمى مصفوفيا.
- التنظيم الرأسي الوظيفي: يشير التنظيم الرأسي الوظيفي إلى النظام الذي يجمع بين السلطات الاستشارية والرسمية، حيث يستشير أفراد السلطة الرسمية السلطة الاستشارية لاتخاذ قرار صائب يخدم مصلحة الجميع.
- التنظيم الوظيفي: يستند التنظيم الوظيفي على تقسيم المهام إلى إدارات محددة تحتوي على أعمال وخطط.
- التنظيم الغير رسمي: يشير التنظيم الغير رسمي إلى العمل الذي يعتمد على العلاقات الشخصية والاجتماعية بين الأفراد، وعلى الرغم من الفوائد التي يحققها لصاحبه، إلا أنه قد يؤدي إلى انتشار الشائعات عنه، لذلك يجب توجيهه بطريقة تعزز الإيجابية من أجل تحقيق مكاسب للمؤسسة.
مكونات التنظيم
سنستعرض في تلك الفقرة مكونات التنظيم بشكل مفصل في السطور التالية.
- يقوم التنظيم على عدة عوامل أساسية، والتي بدونها لا تتحقق خطة العمل وأهدافها.
- يتكون التنظيم من هيكل أفقي يتكون من مديري المؤسسات ومن ثم الموظفين.
- يتم تحديد اختصاص كل موظف داخل الهيئة، حتى يتمكن كل فرد من معرفة دوره وما يجب عليه القيام به.
- تشمل الخطط والأهداف من بين مكونات التنظيم الأساسية.
- تخطيط وضع خطط زمنية محددة، ويقوم الموظفون بتحقيق الأهداف وبناء على ذلك يتحقق التقدم.
- يجب تحديد مستويات العلاقات بين جميع الموظفين، ويتطلب وجود اتصال مستمر بين الإدارات لضمان أن تتم المهام بشكل متكامل.
- توزيع المهام بناء على خبرات وقدرات الأفراد ، وبناء على ذلك يتم قيادة المؤسسات والوصول بها إلى أعلى قمم النجاح.
أهمية الهيكل التنظيمي
نتناول في هذه الفقرة أهمية الهيكل التنظيمي بشكل مفصل.
- يعتبر التنظيم الهيكلي أحد أهم الأسس التي يجب على المؤسسات التمسك بها لتحقيق النجاح.
- تكمن أهمية الهيكل التنظيمي في تعيين أدوار العاملين داخل المؤسسات بشكل واضح.
- يساهم التركيب التنظيمي في وضع خطط طويلة المدى، ويتم من خلاله تحقيق أهداف المؤسسة.
- يسهل الهيكل التنظيمي على الأفراد اتخاذ قرارات صائبة بسرعة، حيث يجعل جميع الأمور مرئية وواضحة، وبالتالي يؤدي إلى نجاح المؤسسات والأفراد على حد سواء.
- يجعل التنظيم الهيكلي دور الموظفين واضحا ومعروفا، وبناء على ذلك يكونوا قادرين على تحقيق خطط العمل.
- يساعد الهيكل التنظيمي في تحقيق أهداف العمل بشكل سريع، وبذلك تكون المؤسسات ناجحة في إدارة كيانها.
- يساهم الهيكل التنظيمي في تطوير وازدهار الشركات والمؤسسات.
وظيفة التنظيم
نناقش في هذا الفقرة دور التنظيم بشكل مفصل.
- يندرج التنظيم تحت ثاني الوظائف الإدارية التي يجب تنفيذها داخل المؤسسات.
- يشمل التنظيم الخطوط العريضة للمؤسسات التي تحدد أسس العمل.
- يعتبر التنظيم وجود تناسق ونظام بين الإدارات وموظفي الجهة الواحدة.
- يقسم التنظيم الأهداف بين أفراد العمل ويمنح كل قائد صلاحيات تؤهله لإدارة النظام.
- يتم توظيف التنظيم داخل المؤسسات وفقا لكيان الهيئة، حيث يتم وضع خطط العمل وتنفيذها بناء على نظام عمل المؤسسة.
- يتطلب تطبيق التنظيم تحقيق النجاح لجميع الموظفين وإكمال المهام بوضوح وسهولة.
الفرق بين التنظيم والهيكل التنظيمي
بعد أن ذكرنا خطوات التنظيم في بداية المقال، سنستعرض في هذه الفقرة الفرق بين التنظيم والهيكل التنظيمي.
- أجرى الباحثون دراسة تفصل في الفروق بين التنظيم والهيكل التنظيمي.
- يعرف التنظيم على أنه هيكل وظيفي يحمل مهاما معينة وتم تحديدها من قبل مجموعة من الأفراد، ومن خلاله يتم تحقيق الأهداف المرجوة.
- الهيكل التنظيمي هو الإطار والنهج الذي يتبع لتنفيذ مهام العمل، ويشمل الهيكل الوظيفي توزيع المسئوليات وتحديد المهام والإدارات. يوضح الهيكل الوظيفي الرتب الأفقية التي تتضمن الموظفين الكبار والمدراء، والرتب الرأسية التي تشمل الموظفين.
- الفرق بين التنظيم وبنية التنظيم يكمن في شكل المؤسسة، حيث يضع التنظيم الأسس العامة التي تستند إليها الهيئات.
- أما التنظيم الهيكلي فهو الهيكل الداخلي للمؤسسات، الذي يوضح دور كل فرد يعمل ضمن الهيئة.
- على الرغم من وجود اختلافات بين الهيكل التنظيمي والتنظيم، فإنهما جزءان لا يتجزأان من بعضهما، فبدون إحدى تلك العناصر، لن تتمكن الهيئة من تحقيق أهدافها.
هكذا أيها القارئ العزيز نختم مقالة ذكر خطوات التنظيم التي قدمنا من خلالها أهمية التنظيم، نأمل أن تكون قد سردنا الفقرات بوضوح ونتطلع لمتابعتكم لباقي مقالاتنا.
المراجع