ما هو التقرير وما هي أهدافه

ما هو التقرير

تعريف التقرير

يعتبر وسيلة اتصالية تستخدم في الأنشطة والتخصصات والمجالات المختلفة، فهو عرض للمعلومات بصيغة مبسطة ومختصرة وسهلة، ويقدم نتائج ومقترحات للتطوير وحلول للمشكلات المستندة إلى نتائج التحليلات التقريرية.

اهداف التقرير

تستخدم التقارير كوسيلة فعالة لنقل البيانات المختلفة بين مستويات الإدارة المتنوعة في المؤسسة، وتهدف القواعد الرئيسية للتقارير إلى:

• مساعدة الإدارة في متابعة الأحداث والاطلاع على أحدث التطورات.
• المساعدة في تقديم حلول مختلفة للمشاكل في العمل.
• تعزيز مهارات العاملين داخل المؤسسة وزيادة كفاءتهم.
• تحليل وفهم الظواهر المختلفة وتفسيرها.
• يساعد المسؤولون على اتخاذ القرارات في إنجاز المهام.
• توضيح نقاط القوة ووضع خطط للحفاظ عليها، ومعرفة نقاط الضعف ومحاولة تطويرها.
• الرد على الاستفسارات والتساؤلات المتعلقة بقضية معينة.
• يقوم التقرير بتوثيق وتسجيل البيانات وحفظها.
• عرض خطط وأفكار جديدة قادرة على تحسين جودة العمل.

خطوات كتابة التقرير

• في البداية وقبل كتابة التقرير يجب تحديد هدفه والغاية من كتابته، وجمع المعلومات المختلفة حول طبيعة هذا التقرير.
• تجهيز إعدادات التقرير من خصائص البحث ومصادر المعلومات المختلفة.
• تجهيز فريق العمل وتوزيع المهام عليه، واختيار قائد ومنسق للفريق.
• تتضمن معايير التقرير والأهداف المطلوبة وخصائصه المختلفة مثل حجم الخط وعدد الصفحات والحجم الكلي للتقرير.
• اختيار المراجع المعتمدة في الكتابة.
• يتم تحديد خطة زمنية لكتابة التقرير وتحديد حد أقصى لتلك الفترة حتى يتم تسليم التقرير قبل نهايتها.

شكل التقرير

يهتم الكاتب بالشكل النهائي للتقرير وتسجيل المعلومات، بالإضافة إلى سعيه لتقديم محتوى متكامل ومفيد للقارئ، ومن الأشياء التي يهتم بها الكاتب هي شكل الخط وحجمه، بالإضافة إلى صحة المحتوى وقوة المقدمة، وتوفير المراجع المتنوعة، وتجنب الأخطاء الإملائية في التقرير، ويجب مراعاة هذه النقاط عند كتابة التقرير.

• شكل التقرير: يجب توخي الحذر في تقديم التقرير بتنسيق معين، حيث يتم استخدام نمط كتابة محدد، بالإضافة إلى كتابة العناوين الرئيسية بلون أسود غامق، وإضافة فهرس وجدول المحتويات لتقسيم التقرير إلى أقسام مختلفة وترقيمها بأرقام خاصة لكل قسم، وترقيم التقرير بالتسلسل من الصفحات الأولى إلى الأخيرة، لتسهيل وصول القارئ إلى القسم المطلوب عند القراءة، وإذا كنا نرغب في إدراج صور كبيرة في الحجم، فمن الأفضل وضعها في قسم الملاحق لتجنب إشغال المحتوى وضمان سلامته.
• مضمون التقرير: يعمل فريق الكتابة في الحرص على وجود توافق بين عناوين التقرير الرئيسية والفرعية، وبين الفقرات المكتوبة تحتها، بحيث تكون جميعها مترابطة تماما، والتأكد من أن التقرير يحتوي على عناصره الرئيسية من عناوين ومقدمات ونصوص، بالإضافة إلى تدعيم التقرير بالأشكال والرسوم التوضيحية التي تساعد في إثبات المعلومة، والحرص على ربط المقترحات والتوصيات بالنتائج التحليلية التي توصل إليها التقرير، ثم إدراج مرفق للتقرير يحتوي على قوائم المراجع ومصادر المعلومات التي تم الاستناد إليها في الكتابة والتحليل.

انواع التقرير

تختلف أنواع التقرير وأساليب كتابته اعتمادا على المجال الذي يستخدم فيه لتقديم البيانات، وتنقسم أنواع التقرير إلى:

• تقرير قصير.
• تقرير رسمي.
• تقرير غير رسمي.
• تقرير إخباري.
• تقرير تحليلي.
• تقرير مالي.
• تقرير دوري.
• تقرير غير دوري.
• تقرير إداري.
• تقرير علمي.
• تقرير بحثي.
• تقرير هندسي.

للمزيد يمكنك متابعة : –