أسأل الخبراءالمراجع
من الأنواع الأكثر شيوعًا لمستندات الأعمال
من الأنواع الأكثر شيوعًا لمستندات الأعمال
هناك العديد من المستندات العمل المختلفة تبعا لنوعها وطبيعة استخدامها والهدف منها، وهي وسيلة للتواصل بين مقدمي الخدمة والعملاء، ومنها:
رسائل البريد الإلكترونية في الأعمال
- عندما تكون لديك عملا أو مشروعا، ستحتاج إلى طريقة احترافية للتواصل مع عملائك. بالنسبة للعديد من الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال الصغيرة، من الرائع أن تكون لديك البريد الإلكتروني كوسيلة اتصال.
- البريد الإلكتروني أصبح الآن ضروريا لإتمام الكثير من الأعمال للعديد من الأفراد؛ فهو عنصر حاسم لنجاح الموظفين في مختلف مجالات العمل، بما في ذلك المهنيين والمتخصصين في الأعمال التجارية وغيرهم، حيث أصبح البريد الإلكتروني مطلبا يوميا أساسيا.
- البريد الإلكتروني يتميز بميزات رائعة، أهمها القدرة على إرسال واستقبال الرسائل بسرعة كبيرة وبتكلفة منخفضة مقارنة بالفوائد التي يحققها للمرسل والمستقبل، وستكتشف أنه يمكنك أيضا إرسال المرفقات بسهولة باستخدام البريد الإلكتروني.
- تعتمد الشركات الكبيرة اليوم على هذا النوع من البريد الإلكتروني في خطتها لتوفير مجموعة من الأخبار للمستخدمين للحفاظ على التواصل معهم وتشجيع العديد من الأشخاص على الاشتراك في تلك المواقع.
- سيساهم امتلاك عنوان بريد إلكتروني احترافي في منح شركتك مزيدا من النفوذ عند التواصل مع عملائك الحاليين والمحتملين، مما سيساعدك على الظهور بمظهر احترافي.
- يتيح للمستخدم إرسال رسالة واحدة لجميع زملائه في العمل في نفس اللحظة، وتخزين الرسائل للتحقق منها، ويمكن للمستخدم أيضا تصنيف الرسائل المخزنة.
- يمكن للبريد المستلم أن يعيد إرسال نفس الرسالة بنفس الدقة، ويسمح أيضا بالتواصل مع البرامج التطبيقية وأي ملف يمكن إرسالها واستلامها بسرعة عالية.
- يتميز بسهولة الاستخدام، ويمكن تخزين الصور الهامة مثل جواز السفر وبطاقة الهوية وبطاقة العائلة وغيرها، ثم سحبها في حالة السفر أو فقدان أي منها
- يمكن ربط بعض الهواتف الذكية بالبريد لسحب الأرقام والصور والرسائل (حسب الرغبة) في بريدك الإلكتروني وتصفحها بسهولة.
- لا يوجد وسيط لتوصيل البريد الإلكتروني إليك، فهو يتم بشكل مباشر بين المرسل والمستقبل، ويمكنك نقل الرسالة تلقائيا من بريدك إلى آخر.
- عندما تتفاعل شركتك مع العملاء عبر الإنترنت، يجب أن تركز على بناء الثقة فيهم، سواء كان الشخص الذي تتواصل معه يبحث عن معلومات حول المنتجات والخدمات التي تقدمها، أو يرغب في تقديم شكوى بسبب تجربة سيئة، يجب أن تقدم دائما تجربة إيجابية للعملاء.
البريد الالكتروني
- إذا كنت تستخدم بريدا إلكترونيا ينتهي بـ “@gmail.com” أو “@yahoo.com”، فقد يعطي انطباعا خاطئا للعملاء بأنك غير جاد في عملك، وسوف يتساءلون عما إذا كان هذا البريد الإلكتروني من جهة شرعية أم لا.
- إذا كان لديك بريد إلكتروني مخصص، فهذا يشير إلى جدية امتلاكك بريد إلكتروني واسم نطاق متطابق، وهذا يعني أنك لست مجرد شخص يستخدم بريد إلكتروني مجاني، بل تمثل شركة حقيقية وجادة، وسيزيد ذلك من مصداقيتك أيضا عند الاستجابة لشكاوى العملاء أو الرد على المراجعات والانتقادات عبر الإنترنت.
- يساعد استخدام اسم مجال عملك في إنشاء عنوان بريد إلكتروني لعملائك على تذكر اسم شركتك وعنوان موقع الويب، فإذا كانوا يعرفون اسم شركتك بالفعل ويرغبون في البحث عنك عبر الإنترنت، سيكتبون اسم عملك أولا ثم Com.
وثائق الأعمال الرقمية
- هي عمليات تجارية إلكترونية تستخدم الإنترنت والاتصالات لتبادل المنتجات والخدمات بين الشركات والمجموعات والأفراد، وتعتبر واحدة من الأنشطة الأساسية في أي عمل تجاري.
- وثائق الأعمال الرقمية هي أحد أنواع وثائق الأعمال الأكثر شيوعا منذ ظهورها الأول وحتى اليوم، وهي تعتبر المحور الأساسي لجميع جوانب الحياة العلمية والعملية والتعليمية وجميع المجالات الأخرى.
- ليس هناك مكان أو مجال لا يتأثر بتلك التكنولوجيا الحديثة، التي لعبت دورا رئيسيا في تغيير مسارات حياتنا وجعلت العديد من المجالات تتبع مسارات جديدة بفضل التطور التكنولوجي الذي حدث.
- أكثر مجالات التكنولوجيا انتشارا هي المجالات العلمية، واعتمادها الأكبر على الحاسوب وتطبيقاته وبرامجه الفعالة التي تخدم مصالح العمل الذي يقوم به الأفراد، وأهم هذه المجالات هي تلك التي تعتمد على الوثائق.
- يجب أن تكون هناك العديد من البيانات والمستندات المتخصصة التي تسمح للأفراد بالاحتفاظ بجميع البيانات والمعلومات الخاصة بهم، وتمكنهم من الوصول إليها عند الحاجة.
- تختلف مستندات العمل بشكل كبير داخل الشركات والمؤسسات، وتشمل رسائل البريد الإلكتروني وخطابات العمل وتقارير الأعمال.
ما هي خطابات العمل
- يجب أن تكون مطلعا تماما على الفروق بين خطاب العمل والرسالة الشخصية من حيث الشكل والأسلوب وطريقة الكتابة، وهناك عدة شروط يجب الالتزام بها عند كتابة خطاب عمل.
- الخطاب العمل هو وثيقة رسمية مكتوبة بأسلوب وطريقة محددة تستخدمها شركة أو هيئة رسمية معينة عند مراسلتها من قبل شركات أو مؤسسات أو هيئات رسمية أخرى.
- أو عندما تتواصل الشركة مع عملائها، حيث يقدم المستهلك طلبا للشركة ويتلقى ردا في شكل خطاب عمل يصف الخدمة وتكلفتها والشروط التي يتم تقديمها بها.
- يجب أن تكون رسالتك قصيرة ومعبرة مهما كانت التفاصيل صغيرة أو انتهاك التفاصيل المهمة. يجب أن تكون تصريحاتك جادة، وليست مزحة أو خيالية، وبعيدة عن اللغة الأدبية أي أنها يجب أن تكون رسمية.
- عند كتابة اللغة العربية الفصحى، يجب أن يكون خطابك واضحا ومحددا ولا تنتقل إلى محور جديد حتى تنتهي من سرد كل ما يتعلق بالمحتوى السابق بدون تمديد، وعند الرد على رسالة، افعل الشيء نفسه.
ما هي تقارير العمل
إنها وثيقة رسمية تعرض وتناقش جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بمجال عملك ووظيفتك. عادة ما ترسل تقارير العمل إلى أشخاص محددين مثل المدير والمشرفين هناك.
- التقارير التي تتم كتابتها بخصوص العمل، أهمها تقارير المبيعات أو البيانات أو التقارير المتعلقة بالميزانية والماهيات.
- عند كتابة تقارير العمل يجب أن تكون على دراية ببعض الأمور وأن تتمتع بمهارة كتابة التقارير، وينبغي أن يكون لديك خبرة سابقة في كتابة تلك التقارير.
- يجب أن يكون التقرير بسيطا ومفهوما وواضحا ومهنيا في نفس الوقت، مع تجنب الإطالة والتضخيم غير المبرر.
- يجب تحديد الجهة التي سيتم تقديم التقرير لها، سواء كان ذلك المدير المباشر للعمل أو الإدارة العليا، أو يمكن للجهات الأخرى الاستفادة منه، وهذا يؤثر على المعلومات الموجودة فيه والتي من المفترض أن تعطي صورة واضحة للموضوع المطلوب.
- يجب معرفة طبيعة التقرير والهدف منه حتى يتسنى تحديد المعلومات اللازمة بشكل صحيح وجمع البيانات ذات الصلة وترتيبها.
- بناء هيكل التقرير والعناوين الرئيسية والفرعية وترتيب عرض الإجراءات والحقائق واعتماد النماذج التي يمكن أن يطلبها بعض أصحاب العمل من الجهات الحكومية أو المنظمات الدولية.
- يجب تنظيم وترتيب التقرير بحيث يكون مرقم ويحتوي على عناوين رئيسية وفرعية متسلسلة بشكل منطقي، لتمكين الإدارة أو الجهة من الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسهولة، وتحقيق الهدف المرجو.
- يجب فحص التقرير ومراجعته بعناية قبل تقديمه في شكله النهائي، وينصح بترك الملف لبعض الوقت، مثلا ساعة أو أكثر إن أمكن، ثم العودة لإلقاء نظرة نهائية، وذلك لاكتشاف الأخطاء وحذف المعلومات غير المفيدة أو المكررة.
- يجب الحرص على عدم إدراج أفكار وإضافات غير ذات صلة التي قد تشتت انتباه المحتوى.