كيفية كتابة نموذج تقرير إداري صحيح

الشركات والمؤسسات الإدارية تسعى باستمرار إلى تقييم ومراجعة الخطوات التنفيذية والإدارية التي تتخذها المؤسسة لتحسين أوضاعها وتحقيق النمو المؤسسي. ولذلك، فإن تقييم هذه الخطوات ذو أهمية كبيرة في تحديد نقاط قوة المؤسسة والتي تسهم في تطورها، بالإضافة إلى تحديد النقاط السلبية والعقبات التي قد تعوق تحقيق الأهداف التي تسعى لها المؤسسة .

لذلك، تقوم المؤسسات الكبرى والنظامية، سواء كانت حكومية أو غير حكومية، بتقييم أوضاعها وأوضاع العاملين بها بشكل دوري، لتتمكن من تجنب حدوث أي مشاكل أو أزمات والعمل على تحسين الأوضاع وتحقيق الأفضلية .

ويعتبر تقرير الإدارة أداة فعالة يمكن للمؤسسة استخدامها لأداء هذه العملية بنجاح، وهو ذو أهمية كبيرة في تقديم صورة حقيقية وواضحة عن جميع الأمور المتعلقة بالشركة وموظفيها. ومن الضروري أن يكون نموذج التقرير الإداري واضحا ودقيقا وفعالا ليكون أداة قادرة على توضيح كل الأمور .

مفهوم التقرير الإداري

التقارير الإدارية هي وسيلة اتصال خاصة بالمؤسسات، وتعتبر أداة فعالة في توفير الخدمات الإدارية المختلفة، حيث تساهم في نقل معلومات دقيقة وصورة واضحة حول البيئة الداخلية للمؤسسة.

يعرف التقرير الإداري بأنه وثيقة مكتوبة بدقة تحتوي على مجموعة من الحقائق المتعلقة بموضوع أو وضع معين، ويتضمن التقرير التحليلات والتفسيرات الواقعية والمنطقية لهذه الحقائق، بالإضافة إلى مجموعة من الاقتراحات والتوجيهات المتعلقة بكيفية تحسين الوضع الحالي للمؤسسة بناء على نتائج تحليل هذه الأوضاع .

أهداف التقرير الإداري

يتم كتابة وصياغة التقرير الإداري بهدف تحقيق مجموعة من الأهداف الاتصالية للمؤسسة، وأهمها:

• يساهم التقرير الإداري في تحقيق قيادة رشيدة للمؤسسة من خلال العودة إلى المعلومات التي توضح وضعها المالي والإداري والفني، مما يساعد في اتخاذ قرارات صائبة لتحسين أوضاعها .
• يساعد التقرير الإداري على تعزيز وتقوية التواصل الداخلي بين أقسام المنشأة ووحداتها الداخلية، ويعمل أيضا على تعزيز العلاقات مع المؤسسات الخارجية التي ترتبط بها في الأنشطة والمشاريع .
• وسيلة فعالة لتوثيق وتسجيل الأحداث والأوضاع والحقائق المتعلقة بالمؤسسة وأقسامها الإدارية والتنفيذية .
• يساهم التقرير الإداري في تحليل وتقييم أحوال المؤسسة والوصول إلى وسائل تطويرها وتحقيق إنجازاتها وتحديد نقاط قوتها، ويساعد في تحديد نقاط الضعف التي تعيق تطورها بشكل سريع وفعال .

نموذج تقرير إداري

يتضمن التقرير الإداري عدة أجزاء أساسية تتكون منها وتشكل أساسه

الملخص التنفيذي

هي الصفحة الأولى في التقرير وهي عبارة عن بيان مختصر يكتب في البداية لتوضيح طبيعة التقرير وإبراز الأفكار المكونة له ومحتوياته الداخلية .

مقدمة التقرير

هو الجزء الأول والأساسي في التقرير الإداري ويحتوي على تعريف مختصر للفكرة الرئيسية للتقرير، وعرض الأهداف الخاصة بهذا التقرير، ووضع مقدمة بسيطة للدخول في موضوعه من خلال إيجاد بعض الروابط التي تساعد القراء على فهم موضوع التقرير .

متن التقرير

هو المحتوى الأساسي للتقرير الإداري، يحتوي على تفسيرات وحقائق مرتبة بتسلسل معين من بداية التقرير إلى نهايته. يتم تقسيمه إلى عناوين رئيسية وفرعية، ومن الأهمية بمكان كتابته بلغة سهلة وواضحة. يتضمن أيضا رسومات وأشكال وصور تساعد في توصيل المعلومة وفهمها بشكل جيد .

خاتمة التقرير

تشير إلى نهاية التقرير الإداري، وهناك عدة قواعد يجب الالتزام بها عند إعدادها وهي:

1. الحرص على الإيجاز والاختصار في المحتوى دون الإخلال بالمعنى بالنقصان أو الإسهاب في الحديث.
2. استخدم مصطلحات واضحة ودقيقة وتجنب الزيف والغموض .
3. استخدم كلمات إيجابية وتجنب تكرار الكلمات بدون إضافة جديدة .

الملاحق

هي مجموعة من المعلومات الإضافية التي يتم إرفاقها مع التقرير وتتضمن بعض الصور والتوصيات بالإضافة إلى الإرشادات والاستنتاجات المتعلقة بتحليل الأوضاع المؤسسية .

ما هي بنود التقرير الإداري

يجب أن يحتوي أي تقرير إداري على مجموعة محددة من العناصر، بغض النظر عن شكل نموذج التقرير الإداري، ويجب أن يتميز التقرير بالموضوعية والدقة والوضوح في جميع جوانبه، ومن بين تلك الجوانب كل ما يلي

• غلاف التقرير: يجب أن يشتمل التقرير على غلاف يحمل اسم الشركة وشعارها، إلى جانب اسم التقرير، واسم كاتب التقرير مع المسمى الوظيفي للكاتب وتاريخ تقديم المشروع.
• جدول المحتويات: يجب أن يحتوي التقرير الإداري على جدول المحتويات، والذي يساعد القارئ في معرفة صفحة وجود كل خطوة من خطوات المشروع.
• الملخص: يجب أن يكون ملخص التقرير ملخصا موجزا يعطي فكرة عامة عن التقرير بعدد كلمات قليلة، لا يتجاوز نسبة 15% من إجمالي التقرير، ويجب أن يحتوي على جميع النقاط التي تمت مناقشتها في التقرير.
• متن التقرير: هذا هو موضوع التقرير، فيجب أن يحتوي موضوع التقرير على تحليل عميق لكل خطوة، ودراستها بشكل احترافي. فيبدأ التقرير بتحديد مرحلة المشروع ووضعه الحالي، ثم يتم مقارنتها مع المخطط التنفيذي للمشروع المفترض، وبيان ما إذا كان هناك أي تأخير أو اختلاف بين التنفيد والتخطيط.
  • إلى جانب ذلك يجب أن يتم ذكر أسباب الخلل في حال وجوده والآثار والنتائج المترتبة على ذلك، بالإضافة إلى عرض المقترحات للتصحيح، ووضع توصيات لتجنب مثل تلك الحالات مستقبلاً.
• قائمة الرسومات التوضيحية: تتم إضافة رسوم بيانية وجداول توضيحية لتوضيح البيانات، وإبراز المغزى المستنبط من التقرير.
• قاموس المصطلحات: يتم شرح المصطلحات المذكورة في التقرير في بداية عرضه، عند استخدام الكاتب مصطلحات جديدة أو عند استخدام مصطلحات بلغات مختلفة.
• الملحقات: قد يحتوي التقرير على مجموعة من الملحقات مثل الصور والوثائق والملفات، أو مجموعة من الصور التوضيحية والبيانية.
• الصلاحيات: في بداية التقرير، يجب تحديد من يمكنه الاطلاع على هذا التقرير واستخدامه.

نصائح عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري احترافي

توجد نصائح لكتابة تقرير احترافي تشبه تماما النصائح المتعلقة بكتابة جميع أنواع التقارير، والتي تهدف في النهاية إلى تحقيق أقصى فائدة للشركة، وتعمل على تجنب تكرار المشاكل، وفيما يلي بعض النصائح المتعلقة بكتابة التقرير:

• ابدأ دائما بالعنوان عند إعداد التقرير وضعه أمام عينيك لكي لا تجد نفسك في غمار المعلومات التي قد تشتت عن أساس الموضوع.
• التركيز على الأسباب الجذرية للأخطاء المرتكبة.
• الالتزام بالوضوح في الشرح، والموضوعية في الحكم.
• يجب البدء بكتابة الملاحظات من المرحلة الأولى، وعدم تركها كخطوة أخيرة.
• دمج الملاحظات التي تكون نتيجة لنفس المشكلة.
• اعتماد الدقة عند جمع المعلومات وتحريها.

أسئلة شائعة