كيفية كتابة تقرير جيد

يعد التقرير وسيلة مناسبة لتبادل المعلومات، حيث يكون نصا مكتوبا أو شفهيا، ويحتوي على حقائق وبيانات متعلقة بموضوع أو مشكلة محددة، وقد يتضمن التقرير بعض التحليلات والنتائج، مما يساعد في توصيات ومقترحات عديدة تتعلق بمشكلة التقرير.

تعريف التقرير

هو واحد من وسائل الاتصال الكتابي الفعالة التي تهدف إلى نقل المعلومات في جميع مواقع العمل بغض النظر عن نوع المنشأة، سواء كانت صحية أو تعليمية أو تجارية أو ثقافية أو سياسية، إذ يعد التقرير ملخصا يتم كتابته وإعداده بتفصيل سواء بشكل كتابي أو إلكتروني بهدف توضيح هدف أو موضوع محدد، مع توثيق النتائج والحقائق والتفاصيل وتقديم أفكار وتوصيات تخدم نتائج الحدث. وعادة ما يتم كتابة التقرير بعد الانتهاء من المهمة المكلف بها الشخص المسؤول عن النتائج، سواء بشكل إلكتروني أو كتابي، مما يجعله موثقا.

أنواع كتابة التقارير

تختلف أنواع التقارير حسب زمنها وطبيعتها وأهدافها، وأما أنواعها فهي:

تقارير من حيث فترتها الزمنية

يتم تقسيم التقارير من حيث الفترة الزمنية إلى كل مما يلي:

• تقارير دورية

يشمل ذلك التقارير المالية وتقارير المبيعات والتقارير الإدارية، وتصدر هذه التقارير بتسلسل زمني معين، حيث يمكن أن تكون يومية أو شهرية أو أسبوعية أو ربع سنوية أو سنوية.

• تقارير غير دورية

هذا النوع من التقارير يتضمن تقارير الإنجاز في العمل، وهي عبارة عن تقارير غير مرتبطة بمواعيد محددة، وتنظم حسب احتياج المؤسسة وفقا لحدوث الحدث، فإذا حدث أمر غير متوقع، يتم إعداد تقرير يحتوي على معلومات معينة تخدم الحدث، وتصدر نتيجة لحدث مفاجئ غير متوقع.

التقارير من حيث رسميتها

تنقسم التقارير من حيث رسميتها إلى كل مما يلي:

• هناك تقارير رسمية: أثناء تنظيمه، يتم أخذ نموذج معتمد، وللتقارير الرسمية طابعها الرسمي، حيث يتم استخدام الألفاظ والمصطلحات المعتمدة في بيئة العمل.
• تقارير غير رسمية: تقارير متنوعة وغير محددة بنمط معين، فمحتواها يكون مختصرا وعادة يتم تداولها داخليا في كل منشأة.

 كتابة تقارير أخرى

تشمل التقارير السياسية والمستقبلية والمالية والتكنولوجية وتقارير الأبحاث والدراسات والتقارير الإخبارية التي تقدم العديد من المقترحات، وكذلك تقارير التوصية التي تتميز بالإقناع، وتشمل أيضا التقارير النهائية والتقارير التحليلية التي تحتوي على حقائق ومعلومات.

أهمية كتابة التقارير

تهتم العديد من الهيئات والمؤسسات على المستوى الإداري بتقاريرها وطريقة تنظيمها وكتابتها، للحصول على أفضل نتيجة وتلخيص للمعلومات التي تتداول بين الإدارات. ليس فقط كتابة التقارير على المستوى الإداري ذات أهمية بل لها أيضا أهمية كبيرة، ومن بين هذه الأهمية ما يلي:

• التقارير هي المادة الرسمية التي يتم الاعتماد عليها لاتخاذ الأفعال والقرارات.
• تساعد على حل المشكلات وتقديم أفكار علمية جديدة وحلول جيدة.
• تساعد على إيصال ونقل وفهم المعلومات.
• تعتبر التقارير وثيقة توثق الأحداث والمعلومات التي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

عناصر التقرير الجيد 

لكتابة تقرير مناسب، يجب عليك اتباع الإرشادات التالية التي ستضمن لك تقديم تقرير مميز.

• الاختصار: يفضل أن تكون التقارير المختصرة بعيدة عن الكلمات المملة والكثيرة.
• اللغة: من الأفضل استخدام لغة وصفية سهلة، مع احترام قواعد اللغة والبلاغة واستخدام الألفاظ البسيطة.
• الوضوح: بحيث يكون التقرير مفهوما، بعيدا تماما عن أي تعقيدات.
• الدقة: فهدف التقرير هو توصيل بيانات ومعلومات مناسبة، لذا ينصح بتجنب أي معلومات زائدة وغير مفيدة.
• الحيادية: عند وصف تقرير لمشكلة أو موضوع، يجب أن نبتعد عن أي آراء متحيزة.
• التسلسل: يجب أن يكون التقرير منظما وأن تكون كتابته منطقية، ويجب أن يحتوي على مقدمة ومحتوى وخاتمة.
• وجود بعض المكونات الإضافية: كالملاحق والهوامش وكذلك الملخص.

كيفية كتابة تقرير جيد 

يعتبر كتابة تقرير لأي من المسئوليات والنشاطات الإدارية المهمة والتي لها تأثير على كافة المستوياتالتي تتعلق بعملية الاتصال والتواصل والتقنيات المستخدمة، مهمة جدا. إضافة إلى ذلك، تساعد كتابة التقارير على توفير الوقت وتقديم تغذية راجعة لدعم صناعة القرارات. هناك عدد من الخطوات التي يجب اتباعها لكتابة التقارير

تحديد الهدف الرئيسي لكتابة التقرير

يعني تحديد طبيعة التقرير، وفهم الأسباب والمبررات التي أدت لإعداده، وتحديد الجهة أو الإدارة المقصودة لاستقبال التقرير، هذا يعتمد على نوع ومكونات التقرير، فعلى سبيل المثال التقارير المالية يجب أن تتضمن الالتزامات والإيرادات والمصروفات، بينما التقارير المتعلقة بالمبيعات يجب أن تشتمل على كميات السلع المباعة وأسعارها.

الاستعداد لكتابة وإعداد التقرير

تعتمد هذه الخطوة على هدف ونوعية التقرير. فمع التقارير السنوية التي تعد في نهاية العام لجهة معينة، فإنها تحتاج إلى مزيد من التقارير التي تعد يوميا أو شهريا.

• البدء في كتابة التقرير وإعداده

تعتمد هذه الخطوة على دراسة أداء ومراقبة فريق العمل، من خلال قياس الوقت المستغرق في التحضير وجودة نتائج التقرير، وتساعد هذه الخطوة في تحديد سبب التأخير وتقديم العلاج المناسب، حيث يجب أن يتواجد تناغم وتكامل بين جميع المهام في عملية إعداد التقرير، إذ يتأثر جميع أعضاء الفريق بذلك.

القيام بكتابة مسودة خاصة بالتقرير

يتم فيها كتابة نص التقرير بشكل أولي بعد تجميع كافة مكوناته ومراجعتها والتأكد من سلامة الألفاظ واللغة من الناحية الفنية والنحوية. في الغالب، لا تتضمن المسودة العديد من المكونات الرئيسية للتقارير مثل صفحة المراجع وصفحة المكونات والغلاف وعنوان التقرير، لأن جميع هذه المكونات يتم إعدادها في الخطوة الأخيرة لكتابة التقرير.

مرحلة التنظيم والتنسيق

في هذه الخطوة، يتم تدوين جميع الأفكار الرئيسية والفرعية المتعلقة بالتقرير بتسلسل منطقي. في بداية التقرير، يتم توضيح الصفحة بتاريخ وعنوان وعدد صفحات التقرير والجهة المستلمة. يتم عرض المحتوى والملاحق والمرفقات المطروحة في التقرير، ويتم ذكر أسباب كتابة التقرير، مع إعطاء القارئ فكرة وافية عن كل ما يتعلق بالموضوع من معلومات وحقائق، حتى يتمكن القارئ من استيعاب فكرة أولية حول الموضوع.

إعداد نسخة التقرير المعتمدة والنهائية

تشتمل العملية على استخدام جميع مكونات التقرير وتقديم نسخة منه للجهة المسئولة أو الإدارة. يتم دراسة التقرير وإضافة أي تعديلات أو ملاحظات من قبل الجهة المسئولة. في النهاية، يتم إضافة المرفقات والغلاف والمراجع الأساسية الأخرى، ويتم تسليم التقرير النهائي للجهة التي طلبته.

خطوات يجب مراعاتها أثناء إعداد التقرير 

حتى تتمكن من كتابة تقرير مناسب، عليك اتباع الخطوات التالية:

• توزيع المهام والمسئوليات على أعضاء فريق العمل

يتم اختيار أفراد مؤهلين من الأقسام الفنية والإدارية لإعداد التقرير وتوزيع المهام عليهم، ويتم اختيار مسئول أو رئيس للفريق قبل البدء في إعداده، لتنظيم وتنسيق جهود الأفراد في الفريق.

• القيام بصياغة خصائص التقرير

حيث يتم التعرف على الخصائص التي يجب أن تتوفر في التقرير والتي تعتبر مطالب رئيسية تفرضها الإدارة أو الجهة المطالبة بالتقرير، مثل نوع الخط المستخدم في الكتابة وعدد الصفحات المخصصة للتقرير.

• الإطلاع على مصادر المعلومات

التب يتعلق بالبيانات والمصادر والمقابلات والاستبيانات والكتب وكافة المعلومات.

• القيام بصياغة خطة التقرير

حينما يتطلب من فريق العمل أن يقوم بتصور زمني حول الوقت المحدد لتحقيق خطوات إعداد التقرير بشكل كامل.

عناصر لابد من مراعاتها أثناء كتابة تقرير

توجد بعض العناصر التي يجب الالتزام بها أثناء كتابة التقارير، ومن بينها ما يلي:

• شكل التقرير: ويتضمن ذلك استخدام أسلوب كتابة محدد، حيث يستخدم نوع خط معين للتقارير وترقم أقسامها، وينصح بإعداد جدول يشمل كافة محتويات التقرير وإضافة صفحة مخصصة للمرفقات تحتوي على صور ورسوم بيانية.
• مضمون التقرير: في التقرير، يجب كتابة مكوناته ومراجعته وتحليله، ودراسة العناوين الرئيسية والفرعية للتأكد من ارتباطها بمحتوى التقرير.

أمور يُنصح الالتزام بها عند كتابة تقرير 

ينصح الخبراء ببعض النصائح الهامة، ويتم الالتزام بها لتحقيق أفضل فائدة مرجوة من كتابة التقارير، ومن بين تلك النصائح ما يلي:

• التحقق من صحة ومصداقية الحقائق والمعلومات والمواضيع التي تم جمعها والتأكد من دقتها.
• استخدام اللغة المناسبة للجمهور، وفقا لخلفية قارئ التقرير، دون التقليل أو الاستهانة بالجمهور.
• التأكد من صحة الألفاظ ودقة القواعد اللغوية.
• تدوين الأفكار بشكل موجز مع الاهتمام بالبساطة في التعبير والدقة والشمولية.
• تسلسل الأفكار يجب أن يكون منطقيا وواضحا وغير متشعب.
• تأكد من تناسق التقرير، بما في ذلك استخدام خط واضح وتوزيع مناسب للفراغات واستخدام لون الخط المناسب.

أخطاء يجب تجنبها عند كتابة التقارير

هناك بعض الأخطاء التي يجب تجنبها تماما عند كتابة التقارير، وتلك الأخطاء هي كما يلي:

• يجب علينا أن نبتعد عن استخدام الصفات التي قد تحمل معنى الجزم أو الحكم المطلق في طياتها، ومن بين هذه الصفات الخسائر الفادحة والأسلوب الأمثل والحل المثالي، وغيرها.
• من الأفضل أن يتجنب الكاتب الانحياز الكامل للأحكام الصارمة والقاطعة، حيث قد تكون هناك معلومات غير متاحة للكاتب والتي قد تغير الصورة.
• ينصح بالابتعاد عن استخدام الكلمات المثيرة، مثل جنوني أو خيالي أو استحالة أو كارثة.
• الابتعاد عن استخدام الضمير “أنا”.
• تجنب جعل التقرير فنيا جدا، ولكن قم بتقديمه بطريقة تناسب القارئ ومستواه الإداري والمهني.
• تجنب الاختصارات دون ذكر الكلمة أو الجملة بالكامل معها.
• تجنب استخدام جمل طويلة التعبير والاستعاضة عنها بكلمة واحدة أو جملة قصيرة، مثل استخدام “الآن” بدلا من “في هذه اللحظة من الزمن.
• الابتعاد عن استخدام الكلمات والعبارات السلبية قدر الإمكان، مثل: لا يمكن قبول هذا الرأي أو الاقتراح
• ينبغي الابتعاد عن الألفاظ والتعبيرات الفنية، وخاصة إذا كانت بلغة أخرى، وإذا كان القارئ لا يعمل في نفس المجال.
• تجنب إدراج أكثر من فكرة في فقرة واحدة، واستخدم جمل قصيرة وعلامات ترقيم مناسبة.

أسئلة شائعة