اهمية التخطيط واهم انواعه
اهمية التخطيط واهم انواعه
يجب على الشخص أن يدرك أهمية التخطيط قبل الشروع في أي شيء أو الانخراط فيه، فالتخطيط هو عنصر مهم في حياتنا حيث يساعدنا على دراسة الخطوات الأولى وتحقيقها بشكل كامل، كما يوضح لنا احتمالات النجاح والفشل والآثار المترتبة على ذلك في كلا الحالتين، وكيفية التعامل مع المشاكل والعقبات المحتملة والمتوقعة دائما، وغيرها من الأمور،
مفهوم التخطيط
لنبدأ بتعريف التخطيط، فهو العملية التي تشمل إعداد الخطط وتنظيمها فيما يتعلق بشيء معين. وهو أيضا عملية صياغة فرضيات تتعلق بوضع ما. يعتمد التخطيط في جملته على استخدام أساليب التفكير الدقيق لاتخاذ القرارات المناسبة لتطبيق سلوكيات محددة تجاه ذلك الشيء في المستقبل القريب.
أيضا، يعرف التخطيط بأنه النشاط الذي يقوم به الأفراد في المجتمع لتطبيقه في جميع شؤونهم العامة، ويستند بشكل أساسي على تكوين خطة ذهنية قبل أن تتحول إلى خطة فعلية قابلة للتنفيذ على الأرض، ويشير أيضا إلى الحرص التام على التفكير في الأشياء قبل الانخراط فيها وبدء العمل بها.
أهمية التخطيط في الإدارة
تعد التخطيط لأي مؤسسة من الأمور الهامة التي يجب أن تأخذها في الاعتبار جميع المؤسسات بأنواعها المختلفة، وذلك لأنها تعد نوعا من أنواع الإدارة المحكمة التي تمكن القائد من تحقيق الأهداف من خلال معرفة جميع الوسائل التي قد يحتاج إليها في المستقبل بأقل تكلفة ممكنة، وتزيد من قدرة القائد على التنبؤ بجميع المشاكل التي قد يواجهها في المستقبل ومعرفة الطريقة الصحيحة للتغلب عليها بأقل الخسائر الممكنة.
أنواع التخطيط
يعتمد التخطيط على عدة أنواع أساسية، وهي:
التخطيط الدائم
هو نوع من التخطيط يشمل كيفية حل جميع المشاكل التي قد تواجهها المؤسسة في المستقبل أو المشاكل التي تواجهها بشكل متكرر، ومن الجدير بالذكر أن هذا النوع من التخطيط يتضمن عدة فروع، بما في ذلك التخطيط الخاص والتخطيط السياسي.
تخطيط الطوارئ
يعتبر هذا النوع من أنواع التخطيط الأهم، وذلك لأنه ينقذ المؤسسة من أي طارئ قد يحدث لها أو للخطة المستخدمة في تحديد هدف معين، ويجب الإشارة إلى أن هذا النوع من التخطيط يعتمد أساسا على الخطط البديلة المعدة مسبقا للخطة الرئيسية للمؤسسة.
التخطيط الهرمي
يعتمد هذا النوع من التخطيط على ثلاثة مستويات هرمية، ولكن المستوى المهم منها هو الخطط التشغيلية والاستراتيجية، ويجب أن تكون الخطط متنوعة بما في ذلك الخطط الفنية والإدارية والمؤسسية.
تخطيط الاستخدام
ينضم هذا النوع من التخطيط إلى قائمة التخطيط الفردي، والذي يعتمد على تخطيط الفرد لمعرفة الطريقة الصحيحة للتعامل مع المواقف التي يواجهها في حياته، ويجب الانتباه إلى أن هذا النوع من التخطيط يركز على المشاريع والأهداف.
أنواع التخطيط الإداري
يشمل التخطيط الإداري عدة أنواع، وهي:
- التخطيط التكتيكي.
- التخطيط الإستراتيجي.
- التخطيط التشغيلي.
- تخطيط الطوارئ.
ثانيًا: بحسب المدة الزمنية
يقسم التخطيط إلى ثلاثة مستويات، المستوى الأول هو التخطيط قصير الأجل الذي يمتد لأيام أو أسابيع أو شهور قليلة، يليه التخطيط متوسط الأجل الذي يمتد لأكثر من عام وأقل من خمسة أعوام، وأخيرا التخطيط طويل الأجل الذي يمتد لخمسة أعوام.
مراحل التخطيط
يعتمد التخطيط في كافة المؤسسات على عدة مراحل، وهي:
أولًا: معرفة الفرص المتاحة
أولى مراحل التخطيط وأهمها هي معرفة جميع الفرص المتاحة في السوق، مع معرفة جميع عوامل الضعف والقوة فيه، ومن ثم معالجتها، وذلك من خلال اتباع التالي:
- معرفة جميع رغبات الزبائن المتواجدين في السوق.
- معرفة طبيعة السوق المتواجدة فيه المنظمة.
- معرفة درجة المنافسة وقوة كل منافس.
ثانيًا: وضع خطة متناسقة
تعتمد المرحلة الثانية على وضع خطة متناسقة وذلك من خلال تحديد جميع الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، وذلك لتحقيق ما يلي:
- توحيد جهود جميع الفئات الموجودة في المؤسسة.
- المساعدة في تحديد وتقييم القرارات المتخذة.
- المساعدة على التنبؤ بالأحداث المستقبلية.
- تحديد رسالة المؤسسة.
- ربط أهداف الأفراد بأهداف المؤسسة، مما يساعد في توليد الدافع للعمل.
ثالثًا: وضع الفروض التخطيطية
وضع جميع الفروض المتوقعة من الأمور الهامة التي يجب على جميع المؤسسات القيام بها، وذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية:
- التنبؤ بسلوك المستهلك: وذلك من خلال التنبؤ بتفاعل المستهلك مع المنتج.
- التنبؤ التكنولوجي: وذلك من خلال محاولة إدخال جميع التطورات التكنولوجية الحديثة في العالم في المنتج لجعله يواكب العصر وقادرا على جذب أكبر عدد ممكن من الفئة المستهدفة.
- التنبؤ برد فعل المنافس: يجب تحديد قوة المنافس ودراسة قوته في السوق، ومن ثم توقع رد فعله المتوقع تجاه المنتج وجميع الاحتمالات التي يمكن أن يتبعها في منتجه الخاص.
- التنبؤ الاقتصادي: ويتم ذلك من خلال توقع الحالة الاقتصادية للمؤسسة وحجم الخسائر المتوقعة ومدى الربح الصافي لها.
رابعًا: تحديد البدائل
لا يوجد نجاح في الحياة بدون وجود بدائل، فهي العامل الأساسي لضمان التفوق والاستمرار بعد مشيئة الله تعالى. ومن الجدير بالذكر أننا لا نقصد بالبدائل بديلا واحدا، بل نقصد أكثر من بديل، وذلك لحماية المؤسسة من أي خطر قد يطرأ عليها.
خامسًا: تقييم البدائل
بعد تحديد العديد من البدائل للخطة الأساسية، يأتي دور مرحلة تقييم كل مرحلة، ويتم ذلك من خلال تقييم جميع عوامل الخطر والإيجابيات في كل بديل، وتحديد التكلفة الممكنة لتنفيذ هذا البديل. تعتبر هذه المرحلة من أصعب المراحل التي يمكن أن تمر بها أي مؤسسة، لأن الاختيار المتجه نحو أحد البدائل يمكن أن يتعرض لمخاطر أكبر أو ضغوط مالية كبيرة، ويمكن أن يعرض المؤسسة لخسارة كبيرة في الأرباح.
عناصر التخطيط
يتألف التخطيط من عدة عناصر نتعرف عليها في الفقرات التالية
- الإجراءات: هي الوسائل المتبعة لتنفيذ الأهداف.
- التنفيذ: يتم تنفيذ ذلك من خلال تعيين الموظفين، وهذا يتطلب القدرة على الإقناع والسلطة والتفاهم السياسي.
- الأهداف: تعتبر الأهداف أهم عناصر الخطة، وذلك لأنها السبب الرئيسي للنجاح بعد توفيق الله، حيث يتم من خلالها تحديد كيفية العمل والعوامل المؤثرة عليها والإنتاج ومعرفة جميع جوانب الخطة الموضوعة وكيفية تنفيذها لتحقيق تلك الأهداف.
- الموارد: هي القيود المحددة لمسار العمل، وتعتمد على إعداد الميزانية وكيفية تحقيق إدارة فعالة لتحديد الميزانية بطريقة تلبي احتياجات جميع الأفراد.
أهداف التخطيط
يستهدف التخطيط الجيد الكثير من الأمور الإيجابية، منها:
- المخطط يساعد على معرفة كافة المشاكل التي يمكن أن يتعرض لها، مما يساعد على التكيف مع المشاكل بشكل أسرع ومعرفة كيفية التعامل معها.
- يوفر الكثير من المبادئ الأولوية للمخطط فرصة له للتواجد في موضع قيادي ومنظم.
- يساعد المخطط على التركيز على النتائج المتوقعة، مما يمكنه من السعي بشكل صحيح نحو تحقيق الأهداف.
- توفير الاتجاه الصحيح للعمل يساعد المؤسسة على التفاعل مع الأحداث اليومية.
خصائص التخطيط
يتوقف نجاح أي مخطط على مجموعة واسعة من الصفات، وتتمثل في ما يلي:
- الشمولية: يتميز التخطيط في جميع المؤسسات بأنه شامل، وذلك لأن المخططات العليا للإدارة ترتبط بالمخططات السفلى والوسطى للإدارة، إذ يعتبر التخطيط مهمة لكل مسؤول في المؤسسة.
- المرونة: يجب أن تتمتع كل خطة بمرونة كافية لتمكين تعديلها أو تغييرها، خاصة في حالة تعرض السوق التجاري لأي تغييرات غير متوقعة.
- الإلزام: الالتزام يعتبر أحد العوامل الأساسية لضمان التطور والنمو للمؤسسة، فبدونه لا يمكن الاعتماد على طاقم العمل كافة، أو ضمان قيامهم بأي مهمة من المهام الموكولة لهم بالطريقة الصحيحة
- الواقعية: لتحقيق أي خطة بجرأة، يجب أن نراعي واقعنا وننظر إلى الواقع الاقتصادي ومدى توافقه مع إمكانيات الشركة المالية والبشرية.
- التنسيق: يعتمد التنسيق على إمكانية تحقيق التوافق بين الوسائل المبذولة والأهداف المرتبطة بالتعامل من خلالها، حيث إذا كان هناك أي اختلاف بين الوسائل المتبعة والأهداف المراد تحقيقها، فقد يتسبب ذلك في توقف العمل وتعطيل تنفيذ الخطة.
- أولوية التخطيط: التخطيط هو العنصر الأساسي في النظام الإداري، حيث يمكنه تحديد جميع الأهداف التي يجب تحقيقها وتحديد الموارد البشرية المطلوبة لتنفيذ الخطة، بالإضافة إلى معرفة كل مورد وقدرته على تنفيذ المهام الموكلة إليه وتخصيصها في المكان المناسب.
القيود الخارجية للتخطيط
يوجد عدد كبير من القيود التي تعيق نجاح أي خطة، بما في ذلك ما يلي:
- التغيير المفاجئ في الموضة والذوق: نظرا لأن التغييرات السلبية في السوق قد تؤثر سلبا على التخطيط بشكل كبير، وتتسبب في تلحق الكثير من الضرر للمؤسسة، خاصة إذا لم يتم وضع خطة بديلة.
- الكوارث الطبيعية المفاجئة: نظرا لأن التغيير المفاجئ في الطقس قد يؤدي إلى فشل أي خطة.
- التغيير في التقنيات: مع تقدم التكنولوجيا في العصر، يصعب جدا ضمان نجاح المخططات التي تعتمد على التكنولوجيا، بسبب زيادة الحاجة المستمرة لتطوير تلك المخططات، مما يتطلب إنفاق مبالغ كبيرة من المال والوقت والجهد لمواكبة التغييرات التكنولوجية واستخدامها بفعالية.
- التغيير في سياسات المنافسين: مع مراحل التخطيط الهامة، يجب معرفة جميع السياسات التي يتبعها المنافسون في التعامل مع الجديد. لذا، أي تغيير في سياسة العميل تجاه المخطط الجديد للمؤسسة قد يفسد الخطة وعناصرها بأكملها.
أسئلة شائعة
كم عدد أنواع التخطيط؟
تنقسم أنواع التخطيط إلى أربعة أنواع، حيث يجب أن تعمل جميعها بجهد لتحقيق الهدف المراد، وتكون جميعها ذات أولوية واحدة دون أن تفوق الأخرى في الكفاءة أو الأهمية، وذلك لضمان تحقيق المخطط بالكفاءة المطلوبة.
من هو المسؤول عن التخطيط؟
الشخص المسؤول عن التخطيط هو الشخص المسؤول عن إعداد المخططات المطلوبة لتحقيق هدف معين، مثل قسم التخطيط الهندسي الذي يكون مسؤولا عن التنفيذ والتخطيط ويشمل المهندس المعماري والمهندس الكهربائي والمهندس المدني والمهندس الميكانيكي.
متى بدأ التخطيط؟
ظهرت قدرة الإنسان على التخطيط منذ العصور البدائية، من خلال تعلمه كيفية صنع الأدوات واستخدامها لصيد الطعام وجلب المشروبات وغيرها من الأمور الحيوية التي تعتمد على التخطيط الجيد والتكيف مع البيئة المحيطة واستغلال مواردها.