طريقة كتابة تقرير

كيفية كتابة تقرير ممتاز بسهولة وسرعة وفقا للنوع والهدف الذي يتم تقديم التقرير من أجله، هناك اختلافات بين التقارير بسبب تنوع الأهداف والمؤسسات واختلاف الأعمال والأداءات، لذا لا تعتقد أن التقرير له صيغة ثابتة ولكن هناك عنصر أو أكثر يمكن أن يشتركوا في نمط كتابة التقرير

طريقة كتابة تقرير

حتى تتمكن من كتابة تقرير عليك اتباع الإرشادات التالية:

•  التقرير هو نوع من المستندات العملية التي تستخدم في أي مكان، سواء كانت حكومية أو تابعة لمؤسسة خاصة أو شركة أو حتى متجر بقالة. يتعامل التقرير مع الأمور التي تؤدي إلى الربح أو الخسارة المالية، والمصروفات والموارد المادية.
•  لهذا النوع خصائص مختلفة في الكتابة والتفصيل، وتتفاوت حسب المجال المكتوب لأجله، وقد يكون إيجابيا أو يوضح العيوب، أو حتى تحليلات مساعدة للأعمال، من بين الأغراض التي يكتب بها تقارير طبية لبيان حالة المريض أو احتياجاته أو أداء الأطباء والعاملين، وكذلك الأغراض السياسية لأمن الأفراد والاقتصاد والوطن ككل، وأغراض اقتصادية لبيان الميزانيات وهناك أغراض صحافية وأغراض تعليمية وأغراض اجتماعية وغيرها.
• يمكن أن نعطيه تعريفًا بأنه: وثيقة كتابية أو إلكترونية تحتوي على معلومات وبيانات أولية حول موضوع محدد في إطار عمل جامعي، تقدم حقائق واقعية دون أسلوب أدبي أو لغوي، وبأسلوب مباشر ومناقشة لمسألة معينة في الوحدة التي تتعلق بها هذه الوثيقة التقريرية، بشكل رسمي وغير مجامل.

أهمية معرفة كيفية كتابة تقرير

عندما تكتب تقريرا، فإنك تضع أسسا صحيحة للتقييم والحكم على أداء موظف أو عمل ما، وعند اتخاذ قرار بشأن العمل وتطويره، يجب أخذ التقرير بعين الاعتبار، ويمكن حذف المعلومات الزائدة غير الهامة وإضافة موارد تطويرية لصالح العمل، وهذا ينطبق في جميع الوظائف والمباني ذات الصلة.

يوفر التقرير الاقتصادي والجهد والوقت، ويسلط الضوء على عناصر معينة ونقاط قد تمر مرور الكرام. ومن ثم يوجه ويعدل ويصلح ويرشد سلوكيا وعمليا إلى الطرق الأكثر صوابا. ويسهل عودة الاطلاع عليه لمعرفة تطور المؤسسة وموظفيها، ومراحل البدء الأولى ودرجة التعديلات وفعالية القرارات المتخذة. وهذه الخدمة لا تكلف الكثير من المال مقارنة بالخدمات الأخرى.

كيفية كتابة تقرير على عناصر وهيكلة معينة كالأتي

إذا كنت ترغب في كتابة تقرير متميز بتنظيم خاص وعناصر محددة مسبقا، فأنت تمتلك كنزا خاصا، حيث أن البيانات التي جمعتها هي موارد قوة وليست ضعفا، لذا يمكنك استغلال تلك العناصر بأفضل طريقة ممكنة، وفيما يلي النقاط المهمة:

•  أي تقرير يبدأ بترحيب ويحتوي على عنوان وملخص حول مجال أو موضوع التقرير، ويمكن أن يكون مكونا من عدة صفحات أو ورقة أو ورقتين، ولا يوجد حد محدد لعدد الصفحات، ويتم كتابة العنوان والمؤلف والمؤسسة والشعار إن وجد في الصفحة الأولى، بالإضافة إلى مقدمة ملخصة للموضوع وقد يتضمن رسالة لجهة إدارة عليا مثل المدير التنفيذي أو رئيس المجلس أو مدير المدرسة أو الوزير.
•  المضمون الذي يمثل جسم التقرير، حيث يتضمن العرض والتوضيح بطريقة تفصيلية ومنطقية ومتدرجة ومناقشة، وإذا وجدت أسماء، ثم يأتي الخلاصة النهائية لإعادة تلخيص ما ذكر في التقرير وتذكير به، وتشمل الاقتراحات والتوصيات الإضافية أو الحلول المساعدة، وإذا كان التقرير بحثا علميا فمن الضروري ذكر المراجع المستخدمة والملاحق المستخدمة.

ملاحظة في كيفية كتابة تقرير جيد

كتابة التقارير الجيدة، ليست مختلفة كثيرا عن كتابة التقارير المعتادة، ولكن ما يميز التقرير الجيد هو بعض النقاط الخاصة، وتلك النقاط هي كما يلي:

• الغلاف يحافظ على الوثائق الورقية من التلف والغبار والتمزق أثناء الحمل باليد والتعرق، وحتى عند قلة الأوراق يمكن استخدام غلاف بلاستيكي وتكعيب، ويجب عدم تجاهل التاريخ لمعرفة وقت إعداد التقرير وصلاحيته للفترة الحالية والفترات الماضية واللاحقة، ويشير إلى جهود مقدم التقرير وعمله وأنه لا يقتبسه من معلومات سابقة.
• هناك تقارير تتكون من صفحة واحدة تكون مباشرة عن شخص ما، أو تقارير تحتوي على أخبار أو تعليمات محددة للمرؤوسين، بينما يمكن أن تكون تقارير الصحفيين مرئية أو مسموعة أو مسجلة، وتتعلق بأحداث أو شخصيات هامة.

ما هي أنواع التقارير

لا يوجد تصنيف عالمي موحد يشمل جميع أنواع التقارير، لكن هناك فئات للتصنيف تجمع بين التصنيفات الشائعة التي تساعد في دراسة التقارير واستخدامها بشكل عام. ومن بين هذه التقارير ما يلي:

التقارير الوظيفية

يحتوي هذا التصنيف على أنواع مختلفة من التقارير، والتي تختلف في التسمية حسب الهدف الأساسي، ومن بينها التقارير التالية:

• التقارير المحاسبية.
• تقرير التسويق.
• التقارير المالية.

بالإضافة إلى العديد من التقارير الأخرى، يجب أن نذكر أن التقارير الوظيفية يمكن أن تندرج تحت أي نوع من التقارير الأخرى، سواء كانت داخلية أو خارجية، وربما تكون جزءا من التقارير الرئيسية أو الفرعية. سنتطرق إلى تفصيل تلك الأنواع من التقارير فيما يلي.

التقارير الدورية

تصدر هذا النوع من التقارير بشكل منتظم في مواعيد محددة، ويتم تداوله رأسيا من الموظفين إلى المدراء. تستخدم هذه التقارير من قبل الهيئات الرقابية، مثل الرقابة الإدارية، لتوحيد التقارير والنماذج المطبوعة مسبقا والبيانات التي تم إنشاؤها بها باستخدام برامج الكمبيوتر المختلفة.

التقارير الداخلية أو الخارجية

يشير هذا الرقم إلى التقارير الداخلية بشكل عام، وتكون هذه التقارير متبادلة داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة. أما التقارير الخارجية، فتشمل التقارير التي يتم تبادلها بين الشركات المختلفة، بما في ذلك التقارير المالية والتقارير السنوية.

التقارير الرأسية أو الجانبية

يعتمد هذا النوع من التصنيف على توجه حركة التقارير داخل المؤسسة، حيث يطلق على التقارير التي تنتقل من الأعلى إلى الأسفل أو العكس في الهرم الوظيفي للشركة اسم التقارير الجانبية. يتم استخدامها لتبادل التقارير بين فرق العمل المختلفة وبين المدراء في الأقسام المختلفة، أو حتى بين الموظفين. أما التقارير الرأسية، فهي تنتقل عبر الهرم الوظيفي للشركة من الموظفين إلى المدراء أو العكس.

تقارير المقترحات

تقارير الاقتراح هي نوع من التقارير التي تهدف إلى حل مشكلة محددة، وعادة ما تحتوي على خطة محددة لشركة معينة. يقوم المؤسسات الحكومية بنشر طلباتها للاقتراحات لتلبية احتياجاتها، وبناء على هذه الطلبات، تقوم الشركات الخاصة بإعداد تقارير توضح كيفية حل المشكلة أو تجنبها.

التقارير الإعلامية أو التحليلة

التقارير الإعلامية أو المعروفة أيضا بتقارير المعلومات، والتي تشبه التقارير السنوية والتقارير المالية، تحتوي في العادة على معلومات هامة وواضحة، وتنقل عادة من قبل الشركات أو المؤسسات وتعلن لوسائل الإعلام المختلفة. أما التقارير التحليلية، فهي تلك التقارير التي تهدف في المقام الأول إلى دراسة مشكلة محددة والعمل على إيجاد حلول لها.

أسئلة شائعة